Vernietigen en overdragen, waar staan we nu?


11 oktober 2021 / archiveren

In mijn vorige blog hebben we stilgestaan bij het thema archiveren, en hoe dit ook alweer ging (Archiveren, hoe ging dat ook alweer?). In deze tweede blog gaan we dieper in op het vernietigen en overdragen van informatie. Wat zijn de wetenswaardigheden over deze twee onderwerpen en waar staan we nu.

Vernietigen

Alle informatie die we samen creëren moet op enig moment vernietigd of overgedragen worden. In het fysieke tijdperk werden de dossiers die bewaard dienden te worden letterlijk overgedragen naar grote archiefkasten in een (meestal) extern depot. Voor dossiers welke vernietigd dienden te worden kwam een vrachtwagen langs en werden de dossiers versnipperd dan wel verbrand.

 

Op dit moment bevinden veel organisaties zich in een hybride tijdperk. Er is zowel fysieke informatie als digitale informatie aanwezig. Hoe werkt het vernietigen dan wel overdragen in deze situatie?

 

Het vernietigingsproces is eigenlijk niet veranderd. De handelingen zijn nog steeds hetzelfde; het dossier komt in aanmerking voor vernietiging, een vernietigingslijst wordt opgesteld en na akkoord wordt de vernietiging uitgevoerd. Enkel in de uitvoer is er een mix. In geval van fysieke informatie moet nog altijd de vrachtwagen langskomen. Betreft het digitale informatie gaat het anders en is het belangrijk om een aantal zaken goed op orde te hebben.

 

 

NEN2082 / ISO 16175

Tot begin dit jaar gold de NEN2082 norm als de norm voor de functionaliteiten die informatiesystemen moet bevatten voor goed archief-  en informatiemanagement. Dus ook hoe moet informatie digitaal vernietigd worden et cetera.  Begin dit jaar is deze norm komen te vervallen en zullen alle informatiesystemen getoetst moeten worden aan de nieuwe internationale standaard NEN-ISO 16175.

 

In beginsel zijn beide normen gelijk, maar er zitten ook zeker verschillen in. De nieuwe norm is zeker een stuk strenger.

Door de invoer van deze nieuwe norm is ook het Corsa platform getoetst aan de nieuwe ISO standaard en draagt Corsa de certificering voor NEN-ISO 16175.

 

 

Alleen RMA systemen kunnen op de juiste manier archiveren

Steeds meer informatiesystemen slaan archiefwaardige informatie op, maar niet alle informatiesystemen zijn geschikt voor goed archiefmanagement.

Alleen als het informatiesysteem getoetst is aan wet- en regelgeving, onderbouwd met bijvoorbeeld een norm als NEN-ISO 16175, is het geschikt om vernietiging op de juiste manier toe te passen.

 

Alleen aan een dossier een bewaartermijn toekennen is dus niet voldoende. Vernietigingslijsten maken, opschoning van metadata en documenten, met voldoende audittrails ter onderbouwing van de opschoonactie , is noodzakelijk om te voldoen aan wet- en regelgeving.

 

Door een platform als Corsa in te zetten als centraal RMA systeem voor het gehele applicatielandschap is dat wel mogelijk.

 

Digitaal vernietigen en overdragen zit daarom ook in het DNA van Corsa. Met Corsa ondersteunen we de organisatie om op de juiste manier het archief op orde te houden, zodat ten alle tijden aan wet- en regelgeving voldaan wordt.

 

 

Overdragen

Net als vernietiging is het fysiek overdragen nog steeds een jaarlijkse bezigheid voor veel organisaties. Maar vergeet niet hoeveel informatie er al digitaal wordt opgeslagen die bewaard moet blijven. Voor digitale informatie dient de informatie dan ook uiteraard digitaal overgedragen te worden. Digitale informatie wordt dan overgedragen naar een e-Depot.

 

Voor Corsa is een eerste overdracht naar het Nationaal Archief al in 2016 uitgevoerd. Net nadat het Nationaal Archief haar e-Depot had aangeschaft. Ondertussen zijn we al 5 jaar verder, en worden steeds meer digitale overdrachten gedaan vanuit Corsa naar verschillende archiefinstellingen. Uiteraard kan overgedragen worden naar alle e-Depots die actief zijn in de markt.

 

 

TMLO / MDTO

Zoals ook in de eerste blog aangegeven zit er een grote verandering aan te komen voor duurzaam te bewaren informatie. Namelijk de overstap van het TMLO naar MDTO. Inmiddels is het MDTO gepubliceerd en kan gestart worden met de invoer van het MDTO in de verschillende informatiesystemen.kunnen leveranciers aan de slag met het nieuwe XML schema wat hieraan ten grondslag ligt.

 

Wij zijn dan ook aan de slag gegaan met het ontwikkelen van het nieuwe XML schema. Vervolgens zal dit tussen de leveranciers getest worden, waarna deze voor de organisaties beschikbaar wordt.

 

Vergeet in ieder geval niet dat met de invoer van de nieuwe archiefwet de overdrachtstermijn van 20 naar 10 jaar wordt aangepast, waardoor digitaal gecreëerde informatie al snel in aanmerking komt om over te dragen.

 

 

Welke ontwikkelingen kunnen we nog verwachten?

Uiteraard blijft alles in ontwikkeling, dus ook vernietigen en overdragen. Voor vernietiging is met name centraal vernietigen een interessant onderwerp en voor overdragen de bevraging van e-Depots.

 

Centraal vernietigen

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om één centraal RMA te positioneren in hun applicatielandschap. Ook met de komst van Common Ground is dat een logische keuze. Ook daar wordt gesproken over een centraal RMA. Op het moment dat informatie vernietigd wordt, is het belangrijk dat de informatie in de vakapplicatie of het zaaksysteem ook vernietigd wordt.

 

In Corsa is dit inmiddels met een aantal informatiesystemen zoals ons zaaksysteem Liber al mogelijk. De vernietigingsactie in Corsa zorgt ervoor dat de zaak in Liber ook vernietigd wordt. Het is een kwestie van tijd dat dit voor steeds meer vakapplicaties mogelijk is, waardoor er maar één waarheid ontstaat.

 

Bevraging e-Depots

Op dit moment wordt informatie die te bewaren is geëxporteerd naar een e-Depot. Na een succesvolle ingest wordt de informatie vervolgens in het RMA opgeschoond. Vanaf dat moment dient de organisatie in het e-Depot te gaan zoeken naar de informatie.

 

Met de invoer van het MDTO en de nieuwe XML schema’s worden ook mogelijkheden gecreëerd voor bevraging. Dat zou betekenen dat vanuit het RMA informatie in het e-Depot bevraagd kan worden, zodat vanuit één interface gewerkt kan worden. 

 

Gesprekken daarover met leveranciers hebben zelfs al plaatsgevonden. Als het MDTO geïmplementeerd is, zal deze doorontwikkeling ook van start gaan.

 

 

Archiveren in de toekomst

Archiveren zal altijd een cruciale taak blijven van de overheid in het kader van governance, compliancy en riskmanagement. Met de komst van Common Ground zal dat in de toekomst wel veranderen. Daarover meer in mijn laatste blog.

Door onze oplossingen zijn wij ervan overtuigd dat we elke organisatie kunnen helpen bij de archivering van haar digitale informatie. BCT biedt een breed scala van oplossingen rondom het thema duurzaam archiveren. Of het nu zaakdossiers betreft, SharePoint sites, verzameldossiers of een andere vorm van ordening of structuur, voor alle toepassingen zijn onze oplossingen geschikt. Meer weten hierover? Dan neem contact met ons op.