Het is 2023, de meeste onderwijsinstellingen zijn er inmiddels aan gewend dat de werkweek vaak een combinatie is van werken op kantoor en thuiswerken. Toegang tot belangrijke informatie en documenten krijgt men door gebruik te maken van cloud gebaseerde samenwerkingsplatforms zoals Microsoft 365 (Teams en SharePoint) en Google Drive. Daarnaast maakt men gebruik van kernapplicaties. Belangrijke informatie staat in veel gevallen on-premise in kernapplicaties, waardoor het veilig ontsluiten van deze informatie een uitdaging is.
Conclusie; niet alle belangrijke informatie is beschikbaar, niet voor de onderwijsinstelling en niet voor de medewerker of student. Welke winst kan er nog geboekt worden door te digitaliseren?
Digitaal werken
Veel onderwijsinstellingen werken in een hybride situatie waarbij men gedeeltelijk werkt met digitale bestanden en deels nog met fysieke/papieren documenten. Iets wat niet digitaal is kan dan natuurlijk lastig vanuit het thuiskantoor geraadpleegd worden. Daar waar flexibiliteit vandaag de dag van groot belang is, zijn fysieke documenten allesbehalve flexibel. Door af te stappen van fysieke documenten en juist te kiezen voor een volledig digitale werkwijze kunnen medewerkers en studenten kritische informatie ook digitaal raadplegen.
Een stap verder gaat het als daarnaast ook het archief (gedeeltelijk) gedigitaliseerd wordt zodat het digitaal te raadplegen is. Een gedigitaliseerd archief scheelt onderwijsinstellingen tijd, en verhoogt efficiëntie en zorgt dat informatie altijd en overal digitaal te vinden is zonder dat men het fysieke archief hoeft in te duiken.
Decentrale informatie en bestanden
Eerder noemden we ze al, samenwerkingsplatforms. De sterkte van deze platforms ligt in de ondersteuning van het dynamisch samenwerken aan documenten, niet zozeer in de opslag van finale documenten of te archiveren documenten. Hoewel deze platforms voor flexibiliteit zorgen en informatie tijd- en plek onafhankelijk beschikbaar stellen, ontstaan er door het gebruik van dergelijke platforms andere uitdagingen.
Het is voor onderwijsinstellingen een risico als belangrijke informatie/ documenten die binnen deze platforms ontstaan of gedeeld worden, als decentrale informatie blijven bestaan. Oftewel, het zoeken naar en vinden van specifieke informatie is in veel gevallen een uitdaging. Duurzame toegankelijkheid van informatie en compliancy conform wet- en regelgeving zoals de archiefwet (zijn met het gebruik van deze samenwerkingsplatformen niet gewaarborgd.
Centraal organisatiegeheugen
Het niet meer terug kunnen vinden van kritische informatie is geen optie. Als onderwijsinstelling dient men te voldoen aan o.a. de archiefwet. Het is essentieel dat archiefwaardige informatie zoals bijvoorbeeld studentendossiers vanuit het samenwerkingsplatform en kernapplicaties kan worden vastgelegd in het centrale organisatiegeheugen.
Daarnaast dienen bijvoorbeeld bewaartermijnen/vernietigingstermijnen gekoppeld te worden aan specifieke documentsoorten. Dit zou gedaan kunnen worden voor ieder systeem afzonderlijk, echter is dat niet de meest efficiënte manier van werken. Het is veel efficiënter en veiliger om alle kritische informatie in één centraal organisatiegeheugen te plaatsen in de cloud zodat het altijd te raadplegen is en vervolgens het beheer van deze informatie en documenten hierbinnen te doen.
In dat geval is kritische informatie namelijk duurzaam toegankelijk en geeft het de onderwijsinstelling de handvaten en mogelijkheden om aan wet- en regelgeving te voldoen.
Samenvattend
We kunnen stellen dat er meerdere beweegredenen zijn voor organisaties in de onderwijssector om een digitaal archief in de cloud te realiseren. Enerzijds speelt het vinden van informatie en documenten een grote rol. Dit wordt opgelost door over te stappen naar digitaal werken en toe te werken naar een centraal digitaal organisatiegeheugen. Anderzijds zijn wet- en regelgeving wellicht (nog) niet de grootste motivator, men ontkomt er niet aan dus pak dit ook direct mee in de aanpak.
Meer weten?
Wilt u meer weten over wat een digitaal archief in de cloud voor uw instelling kan betekenen? De experts van BCT staan u graag te woord!
Neem contact op door het formulier op deze pagina in te vullen of stuur ons een bericht via de chatfunctie.
