Al geruime tijd creëren we met zijn allen digitale informatie, bijvoorbeeld in de vorm van een e-mail of document. Veel van deze documenten belanden op verschillende plekken. In een zaakdossier, op een netwerkschijf, in verschillende taakspecifieke applicaties of wellicht bewaren we ze zelfs nog fysiek. Vervolgens moeten we deze informatie alleen nog ‘even’ archiveren. En dat 'even' is niet altijd snel gedaan, terwijl dat wel kan.
Archiveren toegelicht in 3 blog artikelen
In deze blogserie neem ik jullie mee in het thema archivering, van duurzaam archiveren tot vernietigen/overdragen en andere oplossingen die ons ondersteunen in het archiveren van informatie.
In dit eerste deel ga ik in op duurzaam archiveren. In mijn tweede blog ga ik in op wetenswaardigheden van vernietigen en overdragen. Het derde blog gaat over archiveren in de toekomst.
Wat zien we nu?
Digitaal archiveren bestaat al best een geruime tijd, dat zien wij ook bij onze klanten. Veel hiervan werken al jaren met digitale informatie, er zijn zelfs organisaties die enkel nog met digitale informatie werken.
Decentrale opslag
Deze digitale informatie wordt lang niet altijd centraal opgeslagen en beheerd. Dit verschilt per organisatie. De meeste organisaties kiezen ervoor om de archivering te organiseren in een DMS/RMA zoals Corsa. Andere organisaties zien dat in hun applicatielandschap meerdere informatiesystemen zijn, met hun eigen DMS, waar documentopslag in plaatsvindt.
Registeren is toch archiveren?
Registreren is wel één van de basisbeginselen van digitale informatie ontsluiten en duurzaam archiveren, maar dan zijn we er nog lang niet. Veel gebruikers zien archiveren als een overbodige handeling, ik heb het document toch geregistreerd?
Duurzaam toegankelijkheid borgen
Organisaties worstelen met deze vraagstukken, hoe zorg ik als informatiebeheerder dat de gebruiker ontzorgt wordt in de archivering, maar de archivering wel alsnog van een kwaliteitsniveau is waar ik zelf achter sta. Waarbij de informatie ook duurzaam toegankelijk ontsloten wordt. Dat is best een hele klus, maar zijn daar oplossingen voor?
Zijn standaarden de oplossing?
De eerste vraag die naar boven komt is of standaarden de oplossing zijn voor automatische archivering. Denk hierbij aan Zaak- en Documentservices, Common Ground API’s maar ook een toepassingsprofiel als het MDTO.
Zeker bieden de standaarden meer hulpmiddelen om archivering te verbeteren.
Met Zaak- en Documentservices (ZSDMS) werken we Zaakgericht, worden er in het RMA zaakdossiers gecreëerd en werkt de gebruiker vanuit zijn eigen taakspecifieke applicatie (TSA) aan de zaak. De standaard staat wel stil bij berichten uitwisseling op het gebied van archivering, maar dat gaat zeker niet vanzelf.
Beperkingen van standaarden
Hoe prettig een standaard werkt bij het koppelen tussen meerdere informatiesystemen, zitten er ook beperkingen aan een standaard. De structuur is er, de metadata is er, het resultaat is er, maar de bewaartermijn dient nog handmatig bepaald te worden. Veel informatiesystemen staan stil bij de creatie van informatie, maar niet de archivering. Iets wat ook geldt voor de aankomende Common Ground API’s.
Van TMLO naar MDTO
Het MDTO (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) is natuurlijk wel een interessante ontwikkeling in de overheidsmarkt. De stap naar een centraal toepassingsprofiel voor de hele overheid, met bijbehorend gegevensschema (XML) maakt de invoer en toepasbaarheid veel hoger.
Een mooie norm om langs je digitale informatie te leggen om te toetsen of deze ook Duurzaam gearchiveerd, uitgewisseld in een keten of overgedragen naar een e-depot kan worden.
Maar als er informatie ontbreekt, zal er informatie toegevoegd moeten worden. Dan komt direct de vraag: moet dit dan handmatig gebeuren? Kunnen we dit niet (deels) automatiseren?
Hoe lossen we die tekortkomingen op?
Zoals altijd ligt de oplossingsrichting in automatisering. Als we wel het resultaat hebben van de zaak, maar geen bewaartermijn, kunnen we de ZaakTypeCatalogus bevragen en het dossier automatisch verrijken laten door onze Corsa Archief assistent.
Aanvullen metadata
De Corsa Archief assistent is constant in Corsa op de achtergrond in werking, zoekend naar zaakdossiers die zijn ontstaan en afgesloten vanuit een zaaksysteem of een TSA. Wanneer zaakdossiers worden gevonden wordt de metadata van deze dossiers en de documenten daarin zo optimaal mogelijk aangevuld met metadata uit de Corsa Zaaktypecatalogus, zodat de metadata t.b.v. de archivering aanwezig is. Het zaakdossier wordt vervolgens automatisch, of via een taak in de werkvoorraad van de afdeling Archief gearchiveerd.
Aanvullen procesgegevens
In sommige gevallen wil men ook procesgegevens aan het zaakdossier toevoegen om zo een compleet zaakdossier te kunnen archiveren. Ook dit is te automatiseren door slim gebruik te maken van functionaliteit van de standaard ZSDMS-koppeling in combinatie met Corsa functionaliteit. Zo is de Corsa RMA adapter ontwikkeld waarmee dus proces-informatie automatisch overgehaald kan worden uit een zaaksysteem of TSA.
Stap naar vernietigen/overdragen
Pas als de dossiers compleet zijn en voorzien van alle (en de juiste) metadata kan men duurzaam gaan overdragen dan wel vernietigen. Meer daarover in mijn volgende blog.
