Vorig jaar heb ik bij een tweetal blogs stilgestaan bij het archiveren van informatie en de ontwikkelingen binnen het vakgebied. We zijn nu bijna een jaar verder na het schrijven van de eerste blog. Een goed moment om eens te kijken of er al veranderingen hebben plaatsgevonden
Nieuwe archiefwet
Ik had gehoopt een jaar later te kunnen beginnen met de woorden “Nu de nieuwe archiefwet is ingevoerd, zijn alle organisaties ermee aan de slag” maar helaas, het duurt toch langer dan gedacht. Eind vorig jaar is de archiefwet ingediend bij de Tweede Kamer en inmiddels heeft er een rondetafel gesprek plaatsgevonden. De nieuwe Archief wet zal nu mogelijk begin 2024 ingevoerd worden. Dat blijkt uit de onlangs geactualiseerde planning welke beschikbaar is op het Kennisnetwerk Informatie en Archief.
Zoals bekend zijn de veranderingen in de wet niet dermate groot dat we bij de invoering onze hele informatiehuishouding om moeten gooien. Wel is het weer een stap naar een (digitale) toekomst, steeds verder weg van een fysieke wereld. Met alle ongeregeldheden in de wereld waarbij ook op een digitale manier oorlog gevoerd wordt bevestigd het alleen maar dat we ons bewust moeten zijn van alle digitale informatie die we opslaan, verwerken en publiceren en welke we duurzaam toegankelijk moeten houden.
De vertraagde invoering betekend echter niet dat er op archiveringsvlak niets gedaan hoeft te worden tot dan. Er zijn genoeg andere verandering die aandacht vragen. Ik denk hierbij aan het omzetten van TMLO naar MDTO. En niet te vergeten de Wet open overheid.
MDTO
Ik noemde onderwerp ook al kort in een vorig blog (Vernietigen en overdragen, waar staan we nu?). Daar zijn ondertussen ook al een aantal stappen gezet. Zo hebben we in kaart gebracht wat de veranderingen gaan worden voor onze platforms Corsa en hebben we de aanpassingen die gedaan moeten worden voor het nieuwe XML op de roadmap geplaatst om te ontwikkelen. In de markt zien we daarnaast dat er steeds meer geëxperimenteerd wordt met de invoer van MDTO.
Wet open overheid (Woo)
Een onderwerp dat vorig jaar nog niet is aangestipt maar waar iedereen (in de overheidswereld) het over heeft is de Wet open overheid (Woo). Deze wet is per 1 mei in werking getreden.
Dit is wel een interessante ontwikkeling die ook in het verlengde ligt van archiveren, en bijna ingevoerd is. De Woo laat organisaties stilstaan bij alle informatie die al opgeslagen is, maar gepubliceerd moet worden.
Actieve en passieve openbaarmaking
In de Woo is er sprake van zowel passieve als actieve openbaarmaking. Voor passieve openbaarmaking of wel openbaarmaking op verzoek verandert er niet veel, de Woo volgt hier vrijwel geheel de oude Wob. Nieuw is echter de actieve openbaarmaking. Organisaties dienen bepaalde stukken uit zich zelf, actief dus, te publiceren.
Dat is natuurlijk vele malen makkelijker als je informatie centraal is opgeslagen in een centraal DMS/RMA, waar ik bij de eerste blog stilgestaan heb.
Anonimiseren wordt belangrijk
Met de invoering van de Woo zal de hoeveelheid aan informatie welke gepubliceerd moet gaan worden toenemen. En met openbaarmaking komt direct ook de AVG om de hoek kijken: informatie welke teruggeleid kan worden naar een persoon dient, afhankelijk van de context, niet mogelijk te zijn. Of te wel namen, adressen, BSN-nummers et cetera dienen onomkeerbaar niet leesbaar te zijn.
Organisaties moeten dus gaan nadenken hoe efficiënt en volledig documenten te anonimiseren en te publiceren.
Overigens hebben wij over anonimiseren onlangs een Podcast over opgenomen, deze is hieronder te beluisteren.
Platform Open Overheidsinformatie
BCT is in ieder geval bezig om organisaties te ondersteunen bij de invoer van de Woo, denk aan de integratie met PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie), of ondersteuning bij de processen voor passieve openbaarmaking.
Archiveren in de toekomst
In een voorgaande blog gaf ik aan dat archiveren in de toekomst wel gaat veranderen, met name in het kader van Common Ground. Dat is uiteraard zeker waar, Common Ground is de grootste verandering in het applicatielandschap van de laatste jaren, sinds de invoering van Zaak- en Documentservices voor de integraties tussen systemen.
Op dit moment wordt er al veel geëxperimenteerd met de API’s. De gemeente Súdwest-Fryslân is ook al live met een aantal componenten hiervan. Een mooie mijlpaal bij de invoering van Common Ground bij deze gemeente, en ongetwijfeld een mooi voorbeeld wat gevolgd zal worden.
Uiteraard is iedereen zich ervan bewust dat een verandering naar Common Ground pas afgerond is al het hele applicatielandschap volgens de Common Ground principes is ingericht, pas dan worden alle voordelen zichtbaar.
Voor het archiveren zal er weinig veranderen, archiveren zelf is immers altijd hetzelfde. Het grote verschil met Common Ground is waar de archiefwaardige informatie zich bevindt. Waar veel organisaties nu archiefwaardige informatie in verschillende systemen hebben opgeslagen, gaat Common Ground ervanuit dat we informatie in het daarvoor bestemde systeem opslaan. Het zaaksysteem bevat de zaken, het DMS/RMA de documenten en archiefgegevens. We gaan dus niet in een zaaksysteem archiveren of in een DMS/RMA zaakgericht processen afhandelen.
Voor Corsa klinkt dat als muziek in de oren. Een grote uitdaging is nog steeds dat archiefwaardige informatie in het RMA wordt opgeslagen. Dagelijks zijn we met organisaties bezig om dat te bereiken. Met Common Ground wordt dat nog meer bevestigd. Alle duurzaam toegankelijke informatie wordt op een centrale plek opgeslagen.
Dat betekent gelukkig ook dat waar we mee bezig zijn, we daar vooral mee door moeten gaan. Laten we dat dan vooral ook samen doen. Wij helpen daar uiteraard graag bij.
