Ook facturen accorderen zonder vertraging? Hier moet je op letten


15 February 2018 / digitale factuurverwerking

Vertragingen in het factuurproces ontstaan vaak bij het accorderen van facturen. Dit heeft verschillende oorzaken maar deze zijn allemaal te herleiden naar een gebrekkig accorderingsproces.

 

Met een efficiënt ingericht accorderingsproces ben je in staat om facturen zo snel mogelijk te betalen. Veel leveranciers zijn bereid om hier een factuurkorting tegenover te stellen. Volgens onderzoek van AIIM kan dit oplopen tot 3%. En dan heb ik nog niet eens gesproken over de risico’s die je vermijdt: extra kosten door te late boekingen, vertragingen in leveringen omdat er niet tijdig betaald wordt en zo kan ik nog wel even doorgaan…

 

Maar hoe accordeer je facturen zo snel mogelijk? En hoe kan software je daarin ondersteunen? In dit artikel lees je waar je op moet letten.

 

Inhoud

 

Tip: Accordeer facturen nooit via e-mail

Ik begin dit artikel met een tip, want voor wie is dit geen herkenbare situatie?

 

no-email-bctje zoekt een specifieke e-mail in je inbox om een werkzaamheid te kunnen doen. Dan trekt een andere e-mail je aandacht en open je deze mail. Voordat je het weet zit je vol in het verhaal van die mail en begin je driftig een mail terug te typen. Vervolgens denk je tien minuten later: waar was ik ook alweer gebleven?”

 

Om deze reden wordt geadviseerd om je e-mail alleen op vaste momenten te checken en notificaties van nieuwe e-mails vooral uit te zetten. Want E-mail is schadelijk voor onze focus en productiviteit, zo blijkt uit onderzoek.

 

Zou het dan slim zijn om facturen te accorderen via e-mail? Het antwoord laat zich raden. Afleiding ligt op de loer en het overzicht is ver te zoeken. E-mail is hier niet voor gemaakt, dus we misbruiken eigenlijk het medium voor iets waar het niet voor bedoeld is.

 

Het gebruik van e-mail in het factuur accorderingsproces heeft de volgende risico’s:

 

  • E-mails met te accorderen facturen worden ondergesneeuwd door alle andere mails in de inbox van de beoordelaars. Hierdoor worden ze niet op tijd gelezen/opgemerkt.
  • De beoordelaars verliezen het overzicht van welke facturen er nog openstaan en welke facturen er al zijn geaccordeerd.
  • Er zijn geen notificaties voor beoordelaars (behalve het binnenkomen van de e-mail), waardoor facturen gemist kunnen worden.
  • Managers van het proces hebben geen overzicht van wat er openstaat bij welke beoordelaars en hoe lang. Het mensen-aspect van het proces kan zo moeilijk gemanaged worden.
  • Beoordelaars worden afgeleid door andere (binnenkomende) mails waardoor ze facturen niet op tijd accorderen.

Stuur op cijfers

facturen-accorderen-bctIn een dedicated omgeving die gebouwd is voor (o.a.) het factuurproces kan er geen misverstand bestaan over wie welke factuur wanneer moet accorderen. Een workflow zorgt voor de juiste routering van de facturen en een takenlijst biedt geen afleiding (zoals e-mail dat wel doet) en zorgt voor overzicht voor de beoordelaars.

 

De software houdt een logboek bij, hierdoor kan er nagekeken worden waar vertragingen in het proces ontstaan. Wanneer je deze gegevens gebruikt in een rapportage/analyse oplossing (business intelligence) dan kan er zelfs actief gestuurd worden op het tijdig accorderen van facturen.

 

Daarnaast heeft iedere beoordelaar een takenlijst waar overzichtelijk te zien is welke facturen nog geaccordeerd moeten worden. Een omgeving waar geen afleiding is (zoals dat bij e-mail wel het geval is) en waar diverse notificaties ingesteld kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan:

 

  • Een notificatie wanneer een factuur in de takenlijst wordt gezet
  • Een herinnering wanneer de factuur over de afgesproken accorderingstermijn heen gaat (rappellering).
  • Periodieke herinneringen vanaf het moment dat de factuur in rappel staat totdat de factuur geaccordeerd is.

 

Overwegingen in het accorderingsproces

Je kan veel kanten op wanneer het aankomt op het accorderen van facturen. Wat voor jouw organisatie het beste werkt is erg situatieafhankelijk. De wijze waarop je organisatie georganiseerd is, speelt een belangrijke rol. Hieronder een aantal overwegingen.

 

Typen beoordelaars

Vooral grotere organisaties werken naast budgethouders, -die de factuur daadwerkelijk accorderen-, ook met medewerkers die verklaren of de prestatie (levering van product of dienst) conform de afspraken geleverd is. Een dergelijke rol wordt prestatieverklaarder of budgetbeheerder genoemd. Het wel of niet werken met budgetbeheerders heeft impact op het beoordelingsproces en voegt een extra laag toe aan het proces. Bekijk daarom kritisch of je een dergelijke rol nodig hebt.

 

De rol van budgetbeheerder/prestatieverklaarder is bijvoorbeeld nodig wanneer de budgethouder in de regel niet weet of een levering die bij een factuur hoort akkoord is of niet. Wanneer de budgethouder dit voor de meeste facturen wel zal weten, dan is een budgetbeheerder wellicht onnodig. Dan kan in incidentele gevallen, wanneer de budgethouder het niet zeker weet, via een second opinion een prestatieverklaring gevraagd worden aan een collega.

 

Bij gemeenten is de rol van de budgetbeheerder veelal geregeld via de Regeling Budgetbeheer. Bij het uitvoeren van een dergelijke regeling is het vier-ogen-principe leidend. Een medewerker mag dan nooit zowel de rol van budgethouder als van budgetbeheerder hebben.

 

Hoeveelheid niveaus van beoordelaars

De software van BCT kan zes verschillende niveaus van beoordelaars aan, maar de vraag is of een beoordelingsproces van zes lagen een verstandige keuze is. Ieder niveau brengt een stukje vertraging in het proces want de accordering kan nooit gelijktijdig (parallel) plaatsvinden tussen verschillende niveaus (binnen  hetzelfde niveau kan dit wel).

 

Bekijk dus kritisch hoeveel niveaus jouw organisatie nodig heeft in het accorderingsproces. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld om voor facturen met een bepaalde impact op de organisatie een extra beoordelingsniveau toe te voegen (bijvoorbeeld directie), zodat facturen met een lagere impact extra snel kunnen worden afgehandeld.

 

Second opinion mogelijkheid

Overweeg of je in het beoordelingsproces een second opinion wil opnemen. Dit houdt in dat de budgethouder of budgetbeheerder een factuur kan routeren naar een andere werknemer om te beslissen over de accordering van de factuur. Wanneer je geen mogelijkheid hebt tot een second opinion in je beoordelingsproces dan betekent dit dat de factuur bij twijfel terug gaat naar de crediteurenadministratie waarnaar het proces van goedkeuring opnieuw begint met een alternatieve budgetbeheerder of budgethouder. Het is wellicht overbodig om te benoemen dat dit kostbare tijd kost.

 

De rol van de crediteurenadministratie

De crediteurenadministratie heeft een belangrijke rol in het factuurproces, dat spreekt voor zich. Maar wordt iedere taak die belegd is bij de crediteurenadministratie daar ook het meest efficiënt uitgevoerd? Of kunnen bepaalde taken wellicht beter ergens anders liggen?

 

Het is zinvol om dit eens objectief te bekijken. Hieronder twee voorbeelden van kritieke werkzaamheden in het proces die de overweging waard zijn.

 

Invoer van boekingsregels (coderen)

Boekingsregels voor de factuur worden vaak ingevoerd op de crediteurenadministratie. Zij kennen dan belangrijke gegevens toe aan de factuur zoals grootboeknummers, kostenplaatsen, projectnummers, omschrijvingen, btw-codes etc.

 

Andere organisaties kiezen er weer voor om de crediteurenadministratie te laten ‘voorcoderen’. Er worden dan een paar basisgegevens aan de factuur gehangen, maar de projectmatige informatie wordt door de budgetbeheerder (of soms de budgethouder) gevuld omdat hij/zij projectinhoudelijke kennis heeft.

 

Wat het meest effectief is voor jouw organisatie is afhankelijk van diverse factoren. Zo is het coderen van facturen van fysieke producten een stuk eenvoudiger dan het coderen van facturen over complexe vormen van dienstverlening of samenwerking. De moeite waard om eens in te duiken!

 

Handmatig kiezen van beoordelaars

In veel accorderingsprocessen selecteert een medewerker van de crediteurenadministratie handmatig welke budgetbeheerder(s) en budgethouder(s) van toepassing zijn op een bepaalde factuur. Dit type accorderingsproces wordt ook wel een free flow proces genoemd. Een dergelijk proces is specialistisch werk. De medewerker moet precies van de hoed en de rand weten om dit werk goed te kunnen doen.

 

Wanneer dit niet goed gaat, komt de factuur bij de verkeerde budgethouder(s) te liggen, waarnaar hij/zij de factuur weer terug zal sturen (routeren) naar de Crediteurenadministratie. Hierdoor loopt het factuurproces direct vertraging op, want het proces begint dan helemaal opnieuw. Of nog erger: de factuur wordt door de verkeerde persoon geaccordeerd of blijft weken in rappel staan. Dit brengt me op het volgende punt.

 

Autorisatiematrix vs. free flow proces

procuratiematrix-bctOnder andere vanwege bovenstaande uitdaging zijn er organisaties die voor een autorisatiematrix kiezen, ook wel procuratiematrix genoemd. Zeker, wanneer er veel beoordelaars of veel niveaus van beoordelaars zijn, is een autorisatiematrix de overweging waard.

 

In een autorisatiematrix wordt op basis van bepaalde logica vastgelegd welke beoordelaars van toepassing zijn op een factuur. Meestal wordt dit bepaald door de combinatie van kostenplaats en grootboekregel. Dit betekent automatisch dat het coderen van de factuur op de crediteurenadministratie wordt uitgevoerd. Op basis van de aangebrachte coderingen worden de juiste beoordelaars bepaald. De crediteurenadministratie hoeft dus niet meer handmatig te bepalen welke budgethouders in aanmerking komen om de factuur te beoordelen.

 

Een aandachtspunt van de autorisatiematrix is dat het een rigide proces afdwingt. Dit rigide proces kan enigszins “versoepeld” worden door een second opinion mogelijkheid, waarbij de beoordelaar een mogelijkheid heeft om een collega te vragen naar zijn/haar mening.

 

Een autorisatiematrix is in bepaalde situaties efficiënter dan een free flow proces. Dit geldt in mindere mate voor facturen van complexe dienstverlening, maar des te meer voor facturen die op basis van bepaalde criteria door een vaste set van budgethouders kan worden goedgekeurd. Denk bijvoorbeeld aan de levering van fysieke producten. Zeker wanneer deze producten in één keer besteld worden, maar bedoeld zijn voor verschillende afdelingen. Want dit betekent dat er verschillende budgethouders zijn voor één bestelling.

 

Het inrichten van een autorisatiematrix vergt een breed inzicht in de financiële processen van de organisatie. Je moet voor de gehele organisatie inzichtelijk hebben welke kostenplaatsen en grootboekcodes gebruikt worden. Vaak worden dit soort zaken pas achteraf bepaald bij betalen van de facturen. Hier moet dan ook rekening gehouden worden met organisatiewijzigingen, tijdelijke kostenplaatsen (projecten) en afgesloten posten die niet langer gebruikt mogen worden. Daarnaast moet er ook volledige helderheid bestaan over wie verantwoordelijk is voor een specifieke kostenplaats. De factuur wordt immers op basis hiervan gerouteerd door de organisatie voor accordering.

 

Serieel accorderen vs. parallel accorderen

Wanneer er veel beoordelaars zijn binnen één niveau, dan is het de moeite waard om een parallel accorderingsproces te overwegen. Hierbij wordt een te accorderen factuur tegelijkertijd naar meerdere beoordelaars gestuurd voor een nog sneller accorderingsproces. Een parallel proces wordt het meest toegepast in combinatie met een autorisatiematrix omdat in een free flow proces het aantal beoordelaars meestal zeer beperkt is. Een parallel proces biedt dan weinig winst.

 

Hybride variant

Sommige klanten van BCT hebben gekozen voor een hybride variant waarbij er zowel met free flow als met een autorisatiematrix wordt gewerkt. Een dergelijk proces kan op verschillende manieren ingericht worden, maar vaak komt het hier op neer:

 

Het proces start met een free flow waarbij een medewerker van de Crediteurenafdeling de prestatieverklaarder handmatig kiest. De prestatieverklaarder codeert de factuur vervolgens (omdat hij/zij inhoudelijk betrokken is in het project en dit werk dus beter/gemakkelijker kan doen). Op basis van de coderingen worden de juiste budgethouders geselecteerd met behulp van een autorisatiematrix.

 

Hoewel ik trots ben dat onze software een dergelijk complex proces kan faciliteren, moet ik er de kanttekening bijplaatsen dat dit voor bepaalde procesmatige uitdagingen kan zorgen, zo hebben wij ervaren bij klanten. Ik zet een tweetal voorbeelden op een rij:

 

  • Stel; een factuur wordt afgekeurd door de budgethouder. De crediteurenadministratie moet dan een vervolgactie bepalen. Wellicht moet de codering worden aangepast, maar volgens het proces is dit niet aan de crediteurenadministratie, maar aan de prestatieverklaarder. De factuur zal dus opnieuw naar de prestatieverklaarder worden gestuurd wat de afhandeling van de factuur vertraagt.
  • Stel; de prestatieverklaarder codeert de factuur verkeerd waardoor de factuur bij de verkeerde budgethouder komt te liggen. De prestatieverklaarder was reeds akkoord maar zal de codering moeten wijzigen. Dit betekent dat de volledige beoordeling opnieuw moet plaatsvinden wat de afhandeling van de factuur vertraagt.

 

Accorderingsproces eerder laten plaatsvinden!

Het accorderingsproces kan versneld worden wanneer het factuurproces verbonden wordt met de de purchase to pay keten. Hier bedoel ik de cyclus mee van: aanbesteding/sourcing à contract à order à levering à factuur. Al deze elementen zijn verbonden met elkaar. Een factuur is namelijk het resultaat van een levering, een levering het resultaat van een order etc.

 

Feit blijft natuurlijk dat iemand ergens moet accorderen, maar dit kan veel eerder gebeuren dan bij de factuur. Namelijk bij de bestelling. De prestatieverklaring vindt dan ook eerder plaats, namelijk bij de levering (is er geleverd conform bestelling).

 

Wanneer de factuur vervolgens ontvangen wordt kan er automatisch een match gemaakt worden met de verplichting die voortvloeit uit te bestelling. De factuur kan dan direct geboekt worden mits deze overeenkomt met (een deel van) de bestelling. In dit geval is er helemaal geen accordering meer nodig in het factuurproces!

 

Bovenstaand proces is bij sommige typen organisaties niet helemaal haalbaar vanwege complexiteit in het leveringsproces. In een dergelijk geval kan men kiezen voor een tussenoplossing waarbij de accordering wel eerder plaatsvindt (bij de bestelling), maar er wel nog gewerkt wordt met een prestatieverklaring in het factuurproces.

 

Hoe accordeer jij facturen?

Ik ben benieuwd waar jij staat als het aankomt op het accorderen van facturen. Hoe ver is jouw organisatie hierin? Zijn er overwegingen die ik vergeten ben te noemen? Laat het weten via de comments hieronder!