Het volautomatisch verwerken van facturen is iets wat veel organisaties willen. Het bespaart tenslotte zeeën van tijd en het voorkomt fouten die je letterlijk duur kunnen komen te staan.
Echter, het bereiken van automatische factuurverwerking valt in de transitiefase, -waarin Nederland zich momenteel bevindt-, niet mee. Organisaties ontvangen facturen in alle vormen en maten, denk aan papieren facturen, pdf-facturen en e-facturen in tig digitale formaten. Ga dat maar eens allemaal digitaal verwerken.
Gelukkig heeft BCT verschillende klanten die een dergelijk traject met succes hebben doorlopen. Dat wil niet zeggen dat dit altijd zonder enige slag of stoot ging. Daarom geven een paar van deze klanten jou waardevolle tips waarmee je voorbereid aan de slag kan gaan!
De klanten
De volgende klanten van BCT hebben bijgedragen aan dit artikel, waarvoor onze dank!
- Annemieke Oehlen-Bürmann, SRON
- Danny van der Meij, gemeente Vaals
- Geert Ridderbos, gemeente Veere
- Marijke Luijtjes, Scalda
- Martijn Riha, gemeente Loon op Zand
De tips
- Tip 1: maak goede afspraken met alle betrokken partijen
- Tip 2: neem één stap tegelijk
- Tip 3: neem voldoende tijd om de afdeling Financiën te laten testen
- Tip 4: Zet niet alles tegelijk live
- Tip 5: heb voldoende aandacht voor de nieuwe manier van werken bij Financiën
- Tip 6: Creëer voldoende draagvlak in de organisatie
- Tip 7: om tijd te besparen moet je soms eerst tijd investeren
- Tip 8: hou het afhandelen van facturen voor budgethouders zo simpel mogelijk
Tip 1: maak goede afspraken met alle betrokken partijen
In een project voor digitale factuurverwerking zijn meerdere partijen betrokken. Het is daarbij belangrijk om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan. Dit valt echter niet altijd mee. De tips van Danny van der Meij en Martijn Riha gaan precies hierover:
Danny van der Meij, gemeente Vaals
“Bij het digitaliseren van het factuurproces zijn verschillende partijen betrokken. Zo moet de oplossing voor factuurverwerking geïntegreerd worden met de financiële applicatie. Mijn tip daarbij is: Maak vooraf goede afspraken met alle betrokken partijen. Zorg dat alle partijen hetzelfde begrip hebben van wat de oplossing precies moet inhouden en zorg voor één aanspreekpunt in de communicatie.”
Ook Martijn Riha van gemeente Loon op Zand heeft een tip met betrekking tot de communicatie tussen de verschillende leveranciers die bij het project betrokken waren:
Martijn Riha, gemeente Loon op Zand
“Wij merkten dat de communicatie tussen de leveranciers soms wat stroef verliep omdat iedere leverancier zijn eigen projectplanning had, die niet afgestemd was op de projectplanning van de andere leverancier(s). Zet daarom bij de start van het project alle betrokken leveranciers bij elkaar aan tafel. Op deze manier maak je gezamenlijk en op een centrale manier afspraken met elkaar en kunnen er later geen misverstanden ontstaan. Dit zal ten goede komen aan de doorlooptijd van het project.”
Tip 2: neem één stap tegelijk
Digitale factuurverwerking is een belangrijke stap, maar veel organisaties hebben hogere ambities. Contracten, orders en leveringen hebben namelijk een directe relatie met facturen. Het digitaliseren van deze hele keten wordt ook wel het digitaliseren van de purchase to pay cyclus genoemd. Dat er meer winst te behalen valt, wil zeggen dat je alles tegelijk moet verbeteren. Hier gaat de tip van Geert Ridderbos over.
Geert Ridderbos, gemeente Veere
Volgens Ridderbos zal de tijd leren of het misschien efficiënter is om de financiële keten volledig te automatiseren.
“Ik tuig dit soort systemen liever niet in een keer helemaal op. Dan vraag je teveel van je gebruikers. Als je alleen de hulpmiddelen biedt waaraan behoefte is, dan werkt dat de acceptatie in de hand.”
Tip 3: neem voldoende tijd om de afdeling Financiën te laten testen
Zeker bij factuurverwerking is testen cruciaal. Veel facturen zijn rechttoe rechtaan en zijn daarom niet spannend. Maar er zijn altijd ook facturen die een bepaalde bijzonderheid hebben en juist daarmee moet je goed testen!
Danny van der Meij, gemeente Vaals
“80% van de facturen zijn standaardfacturen, maar onze ervaring is dat met name de ‘ingewikkelde’ facturen voor oponthoud zorgen in de factuurafhandeling. Deze facturen wijken ergens af van de standaard, waardoor ze blijven hangen in het proces. Als je eenmaal live bent, dient betaling uiteraard zo snel mogelijk te gebeuren dus dan is er niet veel tijd om naar oplossingen te zoeken. Test daarom goed met alle soorten en vormen facturen voordat je live gaat. Zorg echter ook voor voldoende ondersteuning/nazorg van de leverancier na live-gang. Hoe goed je ook test, er zullen altijd nog kleine aanpassingen noodzakelijk zijn.”
Tip 4: zet niet alles tegelijk live
Wanneer er veel mensen gaan werken met de nieuwe applicatie, dan kan het zeer zinvol zijn om niet met iedereen tegelijk live te gaan. Annemieke Oehlen-Bürmann stipt deze mogelijkheid terecht aan!
Annemieke Oehlen-Bürmann, SRON
“We hebben dit bewust stapje voor stapje aangepakt. Iedere week gingen er weer een paar mensen over naar het nieuwe systeem. Bij de ingebruikname kom je namelijk altijd weer dingen tegen en die zijn makkelijker aan te pakken als er pas een kleine groep mensen met het systeem werkt.”
Tip 5: heb voldoende aandacht voor de nieuwe manier van werken bij Financiën
Voor de afdeling Financiën verandert er veel: er wordt gewerkt met een nieuw systeem, maar ook de processen veranderen. De impact op deze afdeling moet niet onderschat worden, zo vindt ook Danny van der Meij van gemeente Vaals:
Danny van der Meij, gemeente Vaals
“Het digitaliseren van facturen is één stap, maar allerlei interne betaalopdrachten/verzoeken zijn niet afhankelijk van een inkomende factuur, denk bijvoorbeeld aan een subsidietoekenning waarbij er wel een betaalverzoek is, maar niet aan de hand van een factuur. Dat betekent dat Financiën voor dit soort zaken een andere manier van werken moet hanteren. Daarnaast kan het even duren voordat er echt sprake is van tijdswinst in het proces. Dat is een groeiproces, het is belangrijk dat Financiën hiervan op de hoogte is om de juiste verwachtingen te kunnen managen. Het is belangrijk om kritisch te kijken naar de huidige interne processen want de grootste winst zit in het verbeteren daarvan.”
Tip 6: creëer voldoende draagvlak in de organisatie
Het is cliché maar draagvlak is enorm belangrijk. Het doorvoeren van een nieuwe manier van werken is altijd moeilijk, zelfs wanneer iedereen hier beter van wordt. Een enthousiast persoon op de juiste plek kan zorgen voor een vliegende start, zo vertelt Marijke Luijtjes van Scalda.
Marijke Luijtjes, Scalda
Bij Scalda werden een aantal toekomstige gebruikers bij de tests betrokken om voldoende draagvlak te creëren binnen de organisatie waar zo’n 150 van de 600 medewerkers met het pakket te maken zouden gaan krijgen.
“We hebben onder andere de manager facilitaire zaken gevraagd mee te testen omdat hij enorm veel inkoopfacturen krijgt. We hoopten dat wanneer deze mensen tevreden waren over het systeem, zij binnen de organisatie een positief geluid zouden laten horen. Het plan werkte! De facilitair manager was ‘dolenthousiast’ en binnen een week was bijna iedereen om. Ook de leraren, die je kon omschrijven als een ‘kritisch publiek’."
Tip 7: om tijd te besparen moet je soms eerst tijd investeren
Het besparen van tijd is één van de belangrijkste redenen om facturen automatisch te gaan verwerken, maar dit betekent niet dat deze tijdsbesparing er is vanaf moment één. Soms moet je eerst tijd investeren om later nog véél meer tijd te kunnen besparen.
Annemieke Oehlen-Bürmann, SRON
“Het scannen van facturen leverde in het begin veel extra werk op. De applicatie moest ‘getraind’ worden om de verschillende gegevens op de facturen automatisch te kunnen herkennen. Inmiddels wordt zo’n 80 procent van de facturen automatisch gelezen en plukken we de vruchten van het geleverde werk”.
Tip 8: hou het afhandelen van facturen voor budgethouders zo simpel mogelijk
Budgethouders zullen de facturen op een digitale wijze gaan goedkeuren. Ook voor hen betekent dit een nieuwe werkwijze en wellicht het werken met een nieuw systeem. Danny geeft een tip om deze overgang zo soepel mogelijk te maken.
Danny van der Meij, gemeente Vaals
"Wij hebben ervoor gekozen om de opties om een factuur te behandelen zo eenvoudig mogelijk te houden. Dat begint al bij de schermopbouw van de applicatie. Een budgethouder wil alleen zo snel en eenvoudig mogelijk de factuur goedkeuren. Des te meer opties er zijn, des te meer vragen dit kan oproepen. Gelukkig is onze ervaring dat de budgethouders het systeem van factuurafhandeling als eenvoudig ervaren."
Heb jij nog tips?
Ik hoop dat onze klanten je goed op weg geholpen hebben naar het automatisch verwerken van alle facturen in je organisatie!
Worden in jouw organisatie alle facturen al volledig automatisch verwerkt en heb je nog aanvullende tips? Deel je tips onderaan dit artikel!
