Hoe digitaal is uw HRM-proces?


19 April 2017 / digitaliseren documenten

Het grootste deel van de Nederlandse organisaties neemt de moeite om personeelsdocumenten te digitaliseren en digitaal te archiveren, maar hoe pak je dit het beste aan? De kwaliteit van de digitale documenten en de wijze waarmee deze toegankelijk gemaakt worden voor de organisatie, bepalen namelijk de meerwaarde van digitale personeelsdossiers. Met de tips en aandachtspunten in dit artikel wil ik je hierbij helpen.

Een goed begin is het halve werk

goed-begin-bctWanneer documenten niet op een kwalitatieve wijze gedigitaliseerd worden, treden er allerlei problemen op. De digitale leesbaarheid op lange termijn is wellicht het meest belangrijke. Immers wanneer het digitale bestand niet goed leesbaar is (nu of in de toekomst) dan blijft het fysieke archief de primaire opslaglocatie en juist daar willen organisaties vanwege allerlei voor de hand liggende redenen (kostenbesparing, efficiëntie, veiligheid) vanaf.

 

Vraagstukken die ontstaan bij kwalitatief digitaliseren zijn onder andere:

 

  • In welk bestandsformaat wordt er gescand? Dit heeft namelijk invloed op de continuïteit van de personeelsdossiers. Want wordt het gekozen bestandstype over enkele jaren nog steeds gezien als een gangbaar formaat?
  • Wordt er in kleur of zwart-wit gescand? Dit heeft invloed op de grootte en kwaliteit van de bestanden.
  • In hoeveel DPI (Dots per inch) wordt er gescand? Dit heeft invloed op de kwaliteit van de scans.
  • Wordt er gescand met OCR (Optical Character Recognition) techniek? Met OCR wordt de tekst in het document digitaal doorzoekbaar.

 

Is digitaal ook echt digitaal?

smartphone-bctZodra documenten digitaal opgeslagen worden, is het van belang te kijken naar de wijze waarop de documenten zijn opgeslagen. Gebeurt dit in een DMS (Document Management Systeem) met alle bijbehorende mogelijkheden? Of worden documenten op netwerkschijven of zelfs op individuele apparaten opgeslagen?

 

In een tijd waarin informatie te allen tijde voor iedereen (die daarvoor bevoegd is) toegankelijk moet zijn, is het niet verstandig om personeelsdocumenten (eigenlijk geldt dit voor alle soorten documenten) op een lokale PC/laptop, USB-stick of harde schijf op te slaan. De toegang tot de documenten is dan beperkt tot de individuele medewerker en de beveiliging van privacygevoelige informatie kan moeilijk worden gewaarborgd. Denk bijvoorbeeld aan het verlies van een USB-stick, laptop of harde schijf. Dit kan hele vervelende gevolgen hebben!

 

Opslag op netwerkschijf goede oplossing?

Is opslag op een netwerklocatie binnen uw bedrijf dan de oplossing? Het is in ieder geval al een stuk beter dan opslag op een individueel apparaat:

 

  • Er kunnen toegangsrechten bepaald worden.
  • Meerdere bevoegden kunnen gelijktijdig gebruik maken van de documenten.
  • Er kunnen automatisch back-ups gemaakt worden.
  • De kans dat documenten de organisatie verlaten door middel van USB-sticks, harde schijven en laptops is een stuk kleiner.

Ondanks deze voordelen blijven er toch problemen bestaan bij opslag op netwerklocaties. Ik noem er een paar:

  • ICT-beheer is nodig voor het toekennen en ontnemen van rechten.
  • Het is niet mogelijk om te zoeken op tekst in het document.
  • Toekennen van metadata is beperkt, waarbij er volgens strikte afspraken gemaakt moeten worden met alle betrokkenen om de structuur uniform te houden.
  • Het opstellen van rapportages over de inhoud/volledigheid van personeelsdossiers is bewerkelijk.
  • Het automatiseren (en dus vergroten van efficiëntie) van het scanproces tot aan de opslag op de juiste locatie is niet mogelijk.
  • Er zijn slechts beperkte zoekmogelijkheden.
  • Er zijn slechts beperkte (arbeidsintensieve) mogelijkheden tot het toekennen van bevoegdheden op documentniveau. Bijvoorbeeld het regelen van inzage in het eigen digitaal personeelsdossier voor een medewerker.
  • Het is niet mogelijk om de bewaartermijn van personeelsdossiers te bewaken.

 

Personeelsdossiers onderbrengen in DMS

Door personeelsdocumenten onder te brengen in een DMS (Document Management Systeem) ondervangt u ook bovenstaande problemen en kan er vervolgens waarde gecreëerd worden. Een document management systeem dwingt namelijk uniformiteit af bij het vastleggen van metagegevens en biedt een functioneel beheers een gebruiksvriendelijke omgeving waarmee toegangsrechten eenvoudig ingeregeld kunnen worden.

Tevens zijn enkele document management systemen (zoals Corsa) voorzien van een NEN 2082 certificering. Dit betekent dat documenten op een duurzame manier gearchiveerd worden, zodat de continuïteit gegarandeerd wordt.

 

De waarde van digitale personeelsdossiers

Wanneer personeelsdossiers op de juiste wijze digitaal gearchiveerd worden, valt er een last van uw schouders. U voldoet aan wetgeving omtrent personeelsdossiers, u voldoet aan uw plicht om deze privacygevoelige informatie op een veilige wijze op te slaan en beschikbaar te stellen aan uw medewerkers en u realiseert een kostenbesparing ten opzichte van fysieke opslag van personeelsdossiers.

 

Ook wordt het mogelijk om informatie afkomstig uit andere HRM-processen te laten aansluiten op de digitale personeelsdossiers. Zo ontstaat er één centrale digitale bron die altijd volledig is. Denk aan het automatisch archiveren van alle documenten die digitaal binnen uw organisatie ontstaan en direct in het personeelsdossier geplaatst kunnen worden. Deze documenten kunnen bijvoorbeeld automatisch voorzien worden van een nieuwe actuele versie wanneer een document bewerkt wordt.

 

Heeft u deze digitale basis op orde?

De uitgangspunten van dit artikel zijn natuurlijk geen rocket science. Ik kan mij voorstellen dat sommige lezers zelfs denken: ‘wat een open deuren’. Toch zie ik in mijn dagelijkse werk nog veel organisaties die deze basis nog niet op orde hebben, maar wel al bezig zijn met zaken die beter uit de verf komen wanneer de digitale basis op orde is. Dus heeft uw organisatie deze basis nog niet volledig onder controle? Zet dan eerst deze stappen!