De 6 meest voorkomende misvattingen over de nieuwe e-facturatie wetgeving


5 juni 2019 / digitaliseren digitale factuurverwerking purchase to pay

E-factureren, is iedere organisatie dat verplicht sinds 18-04-2019? Is een PDF een e-factuur? Ben ik zelf ook verplicht e-facturen versturen? Slechts een greep uit de verschillende vragen die wij als softwareorganisatie regelmatig ontvangen. Er bestaan ondanks alle communicatie over het onderwerp nog steeds veel misvattingen over de nieuwe wetgeving e-factureren. Om deze uit de wereld te helpen lees je in dit blogartikel de meest voorkomende.

 

 

#1 Een factuur sturen als PDF bijlage per e-mail is NIET elektronisch factureren.

E-factureren is specifiek het versturen van een digitaal bericht op een vooraf vastgelegde manier. Een PDF is geen digitaal bericht maar een digitaal document. Wat zijn dan wel digitale berichten welke we verstaan onder e-facturen? XML bestanden zijn digitale berichten welke vallen onder de noemer e-facturen, XML facturen kunnen in een standaard formaat zoals UBL worden uitgewisseld. Het gebruik hiervan is uniform en zorgt voor een accurate verwerking van alle gegevens. Een digitaal bericht in de vorm van XML kan altijd automatisch verwerkt worden. De verwerking van deze vorm van berichten is niet systeemafhankelijk.

 

#2 Aansluiting bij Simplerinvoicing of een andere dienst is vereist om te voldoen aan de wet- en regelgeving.

De wet schrijft enkel voor dat men in staat moet zijn om e-facturen te ontvangen en geautomatiseerd te verwerken. De daadwerkelijke invulling van deze oplossing staat niet genoemd in de nieuwe wet- en regelgeving. Het is juist het verwerkingsproces dat hierin leidend is en niet de oplossing. Aansluiting bij een van deze diensten is dus geen vereiste.

 

durf-tijdig-op-de-resetknop-te-drukken-cta01-p2p-2019

 

#3 Mijn leveranciers zijn verplicht om e-facturen aan te leveren.

Wet- en regelgeving is in dit geval enkel van toepassing op de overheid en andere aanbestedende diensten, niet op bedrijven en toeleveranciers. Mijn advies is om een oplossing aan te schaffen welke alle mogelijke kanalen kan verwerken, e-facturen, pdf facturen, papieren facturen en deze uiteindelijk allemaal samenbrengt in één proces.

 

#4 Wet- en regelgeving verplicht mij om e-facturen te kunnen versturen.

Wet- en regelgeving hebben enkel betrekking op het in staat zijn om te ontvangen. Er staat in de nieuwe e-facturatie wetgeving geen vermelding betreffende het verplicht versturen van e-facturen.  

 

#5 Wet- en regelgeving hebben enkel betrekking op leveranciers gevestigd in Nederland. 

Wet- en regelgeving bepaalt dat alle leveranciers onafhankelijk van geografische vestiging e-facturen kunnen versturen, Overheidsinstanties dienen dus in staat te zijn deze te ontvangen en te verwerken. De Nederlandse wet is gebaseerd op de Europese richtlijnen. Door gebruik te maken van Internationale standaarden zoals UBL kunnen Internationale facturen op een zelfde manier verwerkt worden als Nationale facturen. 

 

#6 Mijn organisatie klaar maken voor e-facturatie heeft een lange doorlooptijd en vergt grote veranderingen in onze manier van werken.

Door gebruik van een standaardoplossing gebaseerd op de Europese richtlijnen zijn implementaties snel en voorspelbaar, u komt dus niet voor verrassingen te staan. Het wiel hoeft niet iedere keer opnieuw te worden uitgevonden en dat is een groot voordeel voor u als eindgebruiker! Door een oplossing te kiezen die flexibiliteit biedt en zowel met analoge en digitale stromen overweg kan, zorgt u ervoor dat de transitie geleidelijk plaats kan vinden.

 

Het advies is echter wel om tijdig te beginnen, zodat alle lagen van de organisatie gewend zijn om op deze manier te werken. Interne onboarding speelt hierin een grote rol en hoort standaard bij een dergelijk traject.