Het contractenregister: stap 1 op weg naar volledige controle op contracten


24 August 2016 / contractmanagement

Het optimaal implementeren van contractmanagement binnen uw organisatie is een klus die niet even van de ene op de andere dag gedaan wordt. Naast de tijd die het kost om een oplossing in gebruik te kunnen nemen, zijn het vooral de fundamentele vragen zoals “wat is wel en wat is geen contract?” en “wat leggen we in een contract vast?” die vooraf om zorgvuldige aandacht vragen. Het eenvoudiger maken van contractmanagement start met het contractenregister.

 

Waarom een contractenregister?

contractenregister-illustratie-contract-blog-bctWanneer u de contractregistratie op orde heeft met een contractenregister, wordt het managen van contracten vele malen eenvoudiger. Het contractenregister digitaliseert waardevolle informatie uit contracten en is een belangrijke stap richting het automatiseren en beheersen van uw contracten. Dit levert u tijdsbesparing en een beter rendement op. Bovendien dwingt het contractenregister om na te denken over belangrijke vragen zoals: Wanneer is een document een contract? En welke contractinformatie leg ik vast en welke niet?

 

De nadelen van een decentraal contractenregister

Veel organisaties hebben een eigen contractenregister waarmee zij contracten managen. Daarbij worden verschillende methodes gehanteerd: bijvoorbeeld een map waarin alle contracten zijn verzameld of een Excel-lijst die op iedere afdeling apart wordt bijgehouden. De beschikbaarheid van informatie is met deze methodes echter beperkt. Zo zal een medewerker bijvoorbeeld eerst naar de afdeling inkoop moeten gaan om de inhoud van een contract te kunnen bekijken. En wanneer contracten per afdeling worden beheerd, is er vaak een gebrek aan inzicht. Het risico is vrij groot dat dan meerdere contracten voor dezelfde producten worden aangegaan.

 

De voordelen van een centraal contractenregister

Een centraal en voor iedereen digitaal toegankelijk contractenregister zorgt ervoor dat iedereen over de juiste informatie beschikt en de inhoud van contracten altijd kan opvragen. Natuurlijk houdt u hierbij rekening met contracten die vertrouwelijke informatie bevatten.

 

Antwoord op de vraag: Wat is nu eigenlijk een contract?

In een contractenregister worden contracten vastgelegd. Dat is vanzelfsprekend. Maar welke documenten worden nu als een contract gezien en welke niet? De definitie “alle overeenkomsten waar twee handtekeningen onder staan” geldt niet voor elke organisatie als het enige criterium. Wanneer u uw contracten registreert, houdt dan altijd het doel van uw contractenregister voor ogen en beantwoordt eerst wat voor u nu eigenlijk een contract is.

Wilt u in het contractenregister inzicht in alle lopende overeenkomsten of alleen contracten met een bepaalde drempelwaarde en die grote impact op het budget hebben? Denk ook als organisatie na wat u met eenmalige opdrachten wilt. Deze kunnen een hoge waarde hebben en dus impact op het budget hebben maar ze hebben geen looptijd. Daarbij de garantietijd buiten beschouwing gelaten.

 

Welke contractinformatie legt u vast?

De eigen methodes met contractmappen en lijsten in Excel zijn een aanzet naar een digitaal contractenregister. De informatie uit deze contracten is dan zoals gezegd voor uw gehele organisatie slechts beperkt beschikbaar. Het oorspronkelijk contractdocument ontbreekt en ook is het lastig om de juiste informatie snel terug te vinden. Toch vormen deze methodes meestal wel een goede basis om te bepalen welke contractinformatie moet wordt vastgelegd.  

Het is belangrijk dat u alleen die informatie vastlegt, die u nu of in de toekomst nodig heeft. Dit zijn natuurlijk de start- en einddatum van het contract en de contractant, maar denk ook aan een categorisering op contracttype, de ondertekendatum en de waarde van het contract. Blijf kritisch en bepaal met meerdere betrokkenen de echte essentiële gegevens van uw contracten. Dit zorgt ervoor dat het registreren van contracten niet onnodig ingewikkeld wordt en te veel tijd in beslag neemt van uw medewerkers.

 

De volgende stap: contractbeheer door het monitoren van contracten

Wanneer u de definitie van een contract en de gegevens die vastgelegd moeten worden hebt bepaald, kunt u het digitale contractenregister gaan vullen. Hiermee is een mooie eerste stap gezet richting optimaal contractmanagement. U heeft dan nog twee stappen te gaan: De volgende stap is om de gegevens uit uw contractenregister te gebruiken om uw contracten op de juiste wijze te monitoren. Deze stap beschrijf ik in het artikel: Contractbeheer: stap 2 op weg naar optimaal contractmanagement, over twee weken te lezen op deze website. 

 

Meer over contractmanagement

In ons artikel Wat is contractmanagement? leest u alles wat er komt kijken bij contractmanagement, maar nog belangrijker: wat contractmanagement uw organisatie kan brengen!
 

AVG & Verwerkersovereenkomsten

De maand mei 2018 stond veelal in het teken van de AVG, er veranderden een aantal cruciale zaken op het gebied van gegevensbescherming. Lees meer over verwerkersovereenkomsten en waar u rekening mee dient te houden.

 

Wilt u de gehele white paper lezen? Download dan nu deze case in pdf formaat.


DOWNLOAD WHITE PAPER