Contractmanagement is de afgelopen jaren steeds meer een hot topic geworden. Als u op Google naar contractmanagement zoekt, levert dit ruim 2,8 miljoen hits op. Dit is niet heel vreemd: Door de evolutie van de economie zien we steeds complexere productie- en dienstverleningsprocessen ontstaan waarbij organisaties in een lange keten met elkaar samenwerken. Door die onderlinge afhankelijkheid moeten goede afspraken gemaakt en vastgelegd worden. Goede afspraken maken immers goede vrienden. Veel organisaties hebben dan ook een of andere vorm van contractbeheer of contractmanagement ingevoerd.
De kwaliteit van invoering laat echter vaak te wensen over. In grote organisaties ontstaan diverse normen en methodes om contracten te managen. Verschillende afdelingen hanteren eigen Excel-lijstjes en bewaken de kwaliteit op hun eigen manier. Dit is jammer, want juist een integrale visie op contractmanagement kan van grote meerwaarde zijn. Het voorkomt dat iedereen het wiel opnieuw moet uitvinden. Het goed managen van contracten is niet iets wat u aan regels van individuele afdelingen af mag laten hangen.
In dit artikel geef ik 4 tips voor het opzetten van efficiënt contractmanagement:
- Tip #1: Denk goed na over opslag van contracten
- Tip #2: Bewaak contracten op de juiste manier
- Tip #3: Integreer contractmanagement met andere bedrijfsprocessen
- Tip #4: Maak een zorgvuldige afweging tussen Cloud vs. lokale software
Tip #1: Denk goed na over opslag van contracten
Het is misschien een open deur: zorg ervoor dat u weet welke contracten er zijn dat deze vindbaar zijn wanneer u ze nodig heeft. Het gebeurt in de praktijk maar al te vaak dat contracten opduiken die de organisatie uit het oog verloren was of dat contracten spoorloos zijn verdwenen. Hoe kunt u dit voorkomen?
De oplossing is om zowel de digitale- als analoge documenten op één locatie te bewaren. Naast de keuze over de bewaarlocatie kunt u goede opslag alleen borgen door dit als een (bewuste) stap in het proces van het aangaan van een contract op te nemen. Bij het aangaan van een contract is de laatste stap het afleveren van het getekende contract op de (zowel analoge als digitale) centrale bewaarlocatie.
Bij het kiezen van een digitale locatie bieden contractmanagementsystemen hulp. De meeste systemen kunnen het digitale document in originele vorm opslaan waardoor het altijd met de bronapplicatie kan worden geopend. Sommige systemen maken een duurzame kopie (bijvoorbeeld in PDF/A formaat) ter inzage. Dit kan uw organisatie helpen om te kunnen voldoen aan de archiefwet.
Daarnaast indexeren enkele systemen alle woorden uit het contract. Daar zit direct een groot voordeel van het digitaal archief: U kunt contracten (door)zoeken op basis van woorden die in het contract staan. Zo hoeft u een contract niet meer door te lezen op zoek naar een bepaalde zinsnede en hoeft u de titel van het document niet te onthouden om het document te kunnen vinden.
Wilt u zeker zijn van een duurzaam en beveiligd digitaal archief? Let dan op welke certificeringen het systeem heeft. Een aantal leveranciers hebben een gecertificeerd documentmanagementsysteem (bv NEN2082). Een dergelijke certificering is een waarborg voor kwalitatieve opslag.
Tip #2: Bewaak contracten op de juiste manier met een contractmanagementsysteem
Het ene contract is het andere niet. Er zijn een aantal eigenschappen die contracten delen zoals het bewaken van de einddatum. De meeste contractmanagementsystemen hebben een bewakingsmodule. Deze bewakingsmodule zorgt er voor dat u tijdig wordt geattendeerd om het onnodig verlengen van contracten te voorkomen. Daarnaast stelt de bewakingsmodule u in staat om het contract tussentijds te beoordelen zodat u bij het keuzemoment een onderbouwde keuze maakt om het contract al dan niet te verlengen.
De diversiteit (type, invloed op processen, risico en impact) van contracten is echter zo groot dat u ze niet allemaal op dezelfde manier kunt beoordelen.
De Kraljic matrix kan bijvoorbeeld gebruikt worden om te bepalen hoe inkoopcontracten bewaakt en beoordeeld worden. Kraljic houdt rekening met het toeleveringsrisico en impact op het budget. Maar een (routine)contract met laag toeleveringsrisico en lage impact op het budget moet anders worden bewaakt en beoordeeld dan een (strategisch) contract met hoog toeleveringsrisico en hoge impact op budget. Het contractmanagementsysteem moet een variatie aan bewakings- en beoordelingsmethodieken ondersteunen.
Zorg in ieder geval voor een basisstrategie die u regelmatig evalueert om de bewaking en beoordeling van de diverse contracttypes te fine tunen. Kijk in welke mate het contractmanagementsysteem of gekoppelde systemen en processen hier in voorzien.
Tip #3: Integreer contractmanagement met andere bedrijfsprocessen
Wanneer u de contracten goed heeft opgeborgen en goed bewaakt, heeft u een goede stap genomen om contractmanagement vorm te geven. De volgende stap is dat u moet nagaan met welke processen in de organisatie de contracten raakvlakken hebben. Dit kan zowel een procedureel als informatieraakvlak zijn.
Deze raakvlakken illustreer ik met twee voorbeelden:
Voorbeeld inkoopcontract
Indien het een inkoopcontract betreft heeft de contractmanager er baat bij om de op het contract gebaseerde orders of facturen bij het contract in te kunnen zien. Dit is een informatieraakvlak tussen het contract en het facturatieproces. Het is voor een contractmanager erg prettig om de meest actuele status van het contract en alle gekoppelde informatie in één oogopslag inzichtelijk te hebben.
Voorbeeld verkoopcontract
Bij verkoopcontracten spelen andere aandachtspunten een rol. Wanneer een verkoopcontract inhoudt dat er op een andere manier geleverd moet worden, dan moet het interne proces hier op aangepast worden. Dit betekent dat het contract invloed heeft op procedures in uw organisatie. Op bepaalde ijkingmomenten zou het contract met het proces vergeleken moeten worden zodat het proces waar nodig bijgestuurd kan worden. Beschikbaarheid van het contract en gekoppelde informatie is dan noodzakelijk.
Een algemene stelregel voor het digitaal bewaren van informatie is dat de informatie zoveel mogelijk verbonden moet worden om synergie te creëren. Deze stelregel staat in schril contrast met de meeste huidige informatiesystemen die informatie in afzonderlijke silos opslaan zonder deze te verbinden. Informatie wordt dan verarmd waardoor het veel tijd kost om een compleet beeld te krijgen. Een goed contractmanagementsysteem biedt minimaal de mogelijkheid om de relevante contractinformatie in andere applicaties te tonen.
Contracten zouden dus geen op zichzelf staande documenten moeten zijn die separaat van de processen in de organisatie worden bewaard. In het analoge tijdperk was dit natuurlijk wel zo. Maar vandaag de dag is het –ondanks de digitalisering- helaas nog steeds meer regel dan uitzondering. Het digitale tijdperk biedt echter mogelijkheden om dit te doorbreken: We staan aan de vooravond van het tijdperk van informatieverrijking.
Tip #4: Maak een zorgvuldige afweging tussen cloud vs lokale software
Door de evolutie van techniek is nu ook het deliverymodel een vraagstuk. Een contractmanagementsysteem kan zowel lokaal als in de Cloud worden aangeboden. Veelal wordt dit vraagstuk op basis van budget besloten. Door IT als dienst in de Cloud af te nemen zijn er geen zware investeringen vooraf benodigd. U moet er voor waken dat daardoor de functionele eisen niet naar de achtergrond worden geduwd. Met welke facetten moet u zeker rekening houden?
Veiligheid digitale kluis
Zorg er altijd voor dat de contracten veilig worden bewaard. Naast de certificering van de software zijn er ook certificeringen voor Cloud leveranciers (deze zijn veelal ISO gecertificeerd) om de kwaliteit te garanderen. Houd er rekening mee dat wanneer u in de Cloud werkt het de zwakste schakel is die het niveau van beveiliging bepaald.
Integratie met andere systemen
Wanneer u voor een systeem in de cloud kiest is het belangrijk na te gaan in welke mate het contractmanagementsysteem te integreren is met andere applicaties en bedrijfsprocessen. Daar wringt voorlopig het schoentje bij de meeste Cloud aanbieders en IT afdelingen. Wanneer contractmanagement niet geïntegreerd wordt met andere processen, wordt er opnieuw een silo gecreëerd en dit staat een integrale visie op contractmanagement in de weg.
Verder lezen: blogreeks op weg naar optimale controle op contracten
Ik hoop dat ik u hiermee op weg geholpen heb op het gebied van contractmanagement. Wilt u verder lezen over contractmanagement? Lees dan de blogreeks van mijn collega Antoinette Schellekens. Zij beschrijft in drie blogartikelen de essentiele stappen naar optimale controle op contracten:
- Het contractenregister: stap 1 op weg naar volledige controle op contracten
- Contractbeheer: stap 2 op weg naar volledige controle op contracten
- Contractmanagement: de laatste stap naar volledige controle op contracten
Meer over contractmanagement
In ons artikel Wat is contractmanagement? leest u alles wat er komt kijken bij contractmanagement, maar nog belangrijker: wat contractmanagement uw organisatie kan brengen!
AVG & Verwerkersovereenkomsten
De maand mei 2018 stond veelal in het teken van de AVG, er veranderden een aantal cruciale zaken op het gebied van gegevensbescherming. Lees meer over verwerkersovereenkomsten en waar u rekening mee dient te houden.
