Download case

Archivering leeft als nooit tevoren – terugblik op ‘Archivering raakt ons allemaal’ in Veere


12 januari 2017 / Archiefbeheer zaakgericht archiveren

Archivering bestaat al sinds de uitvinding van papier, maar wie denkt dat archivering minder aandacht verdient in de digitale wereld van vandaag heeft het goed mis. Dit werd onderstreept op de 4e editie van ‘Archivering raakt ons allemaal’. Een volgeboekte bijeenkomst met meer dan 40 deelnemers, georganiseerd door de gemeente Veere en BCT.

 

De rode draad op de bijeenkomst: hoe borgen we kritische informatie op een duurzame manier? Zodat het over 100 jaar nog steeds toegankelijk is voor toekomstige generaties.

 

Aftrap - Archiefinnovatie begint bij het bestuur

Presentaitie van Rob van der Zwaag, burgemeester gemeente VeereDat het thema duurzame digitale archivering bestuurlijk draagvlak heeft bij de gemeente Veere, daar kan geen twijfel over bestaan. Burgemeester Rob van der Zwaag neemt deze twijfel namelijk vakkundig en resoluut weg bij de opening van de bijeenkomst. Hij maakt direct duidelijk hoe belangrijk het is dat archiefinnovatie begint bij het bestuur. Ook benadrukt van der Zwaag dat bestuurlijke prioriteit alleen slaagt door samenwerking.

 

Om deze boodschap kracht bij te zetten, zijn het Zeeuws Archief en het Nationaal Archief aanwezig op de bijeenkomst. Met het Zeeuws Archief heeft gemeente Veere de samenwerking opgezocht op het gebied van e-depot. Met het Nationaal Archief heeft gemeente Veere de DUTO-scan gedaan op het bestuurlijk proces, ter voorbereiding op de overdracht naar het e-depot.

 

De plaats van het e-depot in de informatiehuishouding - Zeeuws Archief

Hanneke van Aalst (afdelingshoofd Informatie en Kennis bij het Zeeuws Archief) zet in haar presentatie uiteen hoe een e-depot kan helpen bij het duurzaam borgen van informatie in de organisatie. Informatie moet namelijk authentiek blijven. Op de korte en middellange termijn is dat geen issue, maar op lange termijn is dat een stevige uitdaging.

“De eerste 5 of zelfs 10 jaar is dat niet zo spannend. Maar daarna… Behoeftes veranderen, organisaties veranderen, mensen veranderen, eisen aan de techniek veranderen. Na een x aantal jaar wordt er daarom nagedacht over een nieuw systeem. Maar wat dan? Migraties zijn kostbaar en niet zonder risico’s . Een e-depot kan oplossing bieden, maar waar positioneer je dat?”

Van Aalst refereert aan de modellen van VNG/KING voor overdracht naar een e-depot (zie afbeelding). Hierbij worden drie fases onderscheiden: lopende zaak-fase, afgehandelde zaak-fase en statische fase. De overdracht naar een e-depot kan in iedere fase plaatsvinden maar model twee wordt als meest praktische model aangewezen. Hierbij start de overdracht naar een e-depot in de afgehandelde zaak-fase.

 

e-depot - document fases-  BCT

 

De presentatie wordt afgerond met een tip met betrekking tot een e-depot:

“Zoek de samenwerking op, ga niet in je eentje aan hetzelfde wiel trekken dat iedereen al aan het uitvinden is”.

Aanpak voor integrale informatievoorziening - Gemeente Veere

Aanpak gemeente VeereMet drie man sterk brengt de gemeente Veere een praktijkverhaal naar de aanwezigen van de bijeenkomst. Geert Ridderbos (hoofd Dienstverlening), Cor de Rijke (adviseur Informatiebeleid) en Co de Feijter (informatiespecialist) vertellen met enthousiasme dat alles wat de gemeente doet in het kader staat van vier bestuurlijke doelen: Excellente dienstverlening, duurzaamheid, innovatie en kwaliteit.

“Als iets bijdraagt aan deze vier doelen dan is er per definitie draagvlak dus is het geen punt. Doet het dat niet dan doen we het ook niet.”

Om deze bestuurlijke doelstellingen te realiseren hanteert de gemeente Veere vier P’s: professioneel, persoonlijk, positief en plezierig. In de presentatie benadrukt Veere hoe belangrijk het is om in het digitale tijdperk sneller op nieuwe ontwikkelingen te reageren:

“Overheden zijn vaak van het heel lang nadenken. Om iets pas live te zetten als het is geperfectioneerd. Maar dan is de wereld al veranderd. In het bedrijfsleven doen ze dat anders. Daar zetten ze iets neer wat niet optimaal is, maar maken ze capaciteit vrij om het na de oplevering te optimaliseren. Nu zetten wij dingen sneller live. Maar daarna nemen we de tijd om te bekijken hoe we het kunnen verbeteren en dat werkt veel beter”.

Dat de gemeente Veere het durft om dingen anders aan te pakken, blijkt uit de manier hoe zij hun mensen begeleiden in de transformatie naar een digitale organisatie. Digitaal werken is niet toereikend, mensen moeten digitaal gaan denken. Er is bewust gekozen om klassikale opleidingen tot het minimum te beperken. In plaats daarvan heeft Veere een Digidesk in het leven geroepen.

“Daar zit een gastvrouw die je persoonlijk op weg helpt. Op je eigen leermoment, met je eigen leervraag. Persoonlijke aandacht voor de medewerker”.

Een tip uit de praktijk die de gemeente Veere nog op de valreep meegeeft aan het einde van de presentatie is het aangaan van een resultaatverplichting met leveranciers:

“Klagen over de leverancier zegt wat over jezelf. Dan heb je het opdrachtgeverschap niet onder controle. Een leverancier moet je veel meer zien als partner. En juist met je partner heb je pittige gesprekken. Dit levert positievere resultaten op dan klagen. Reken een leverancier daarom af op resultaat.

DUTO-scan - Nationaal Archief

Overhandiging eindraport DUTO-scan van de gemeente Veere 

“Informatie heeft waarde en ontoegankelijke informatie verliest zijn waarde.”

Met dit statement leidt Diana Teunissen (directielid bij Nationaal Archief) haar presentatie in. Haar presentatie gaat over de DUTO-scan. Dit is een scan waarmee een organisatie checkt of de duurzame informatiehuishouding binnen een bepaald proces op orde is. Het Nationaal Archief heeft deze scan in samenwerking met Veere uitgevoerd op het bestuurlijk proces van de gemeente. Wethouder René Molenaar heeft op de bijeenkomst de eer om het eindrapport in ontvangst te nemen (foto).

“Duurzaamheid van informatie is van cruciaal belang. Informatie moet bruikbaar zijn. Niet alleen nu, maar ook morgen, over tien jaar en voor sommige informatie: voor de eeuwigheid. Taken, organisaties en mensen veranderen: hoe zorg je dat informatie bestand is tegen veranderingen en bruikbaar is zo lang als dat het nodig is?

Bestand tegen verandering betekent dat informatie: Vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig is. Deze punten zijn uitgewerkt in een norm, een duurzaam kader, legt Teunissen uit. De norm is vertaalt naar een methodiek om aan de slag te gaan; de DUTO-scan. De scan zorgt voor meer begrip, het geeft handvatten. Het is geen algemene scan, er wordt altijd een specifiek werkproces van een organisatie gekozen. Bij de gemeente Veere is dit het bestuurlijk besluitvormingsproces. Diana Teunissen zet de werkwijze  van de scan kort uiteen. Het bestaat uit een drietal workshops met de volgende invulling:

 

  • Workshop 1: verbeterpunten in kaart brengen.
  • Workshop 2: omzetten naar oplossingen.
  • Workshop 3: prioriteiten stellen.

 

De scan helpt een organisatie om een bril op te zetten om op een andere manier te kijken naar het proces en hoe het is geregeld met de duurzaamheid ervan. Een tip die Diana meegeeft aan het einde van haar presentatie is:

“Kijk niet vanuit systeem, maar vanuit processen”

Metadateren is van alledag - Telengy

“Is metadateren een DIV feestje? Of ook van collega’s?”

Vraagt Arjan Kloosterboer van Telengy aan het publiek. Dat laatste roepen een paar mensen uit de zaal.

“Ok, mooi. Jullie begrijpen het, ik kan naar huis!” 

Vervolgt Kloosterboer. Maar waarom metadateren we eigenlijk? Omdat de wet het vraagt? Dat is niet heel erg motiverend. Hij somt daarom even op waarom het echt belangrijk is. Metadateren zorgt ervoor dat informatie:

 

  • Vindbaar is wanneer het nodig is.
  • Interpreteerbaar is. Dat je in één oogopslag ziet: dit is het!
  • Betrouwbaar: dat wat het is, dat is het ook echt. Je kan ervan op aan wat het is.
  • Uitwisselbaar: iedereen spreekt zijn eigen taal, maar vanuit informatiebeheer wil je één taal spreken. Dat is metadata!

Kloosterboer vervolgt dat metadateren niks nieuws is, maar het grip er op krijgen wel! Om dit te bereiken moet er direct gemetadateerd worden in het proces, niet achteraf zoals dat traditioneel geregeld is (zie afbeelding). Dat gaat niet meer werken met digitale informatie!

 

metadateren traditioneeel schema - bct

Het resultaat is dat het metadateren niet meer ligt bij DIV, maar bij de proceseigenaar. Wat is dan nog de rol van DIV? Daar heeft Kloosterboer wel een mening over:

“Het is dus niet meer: ik als DIV ga metadateren. Nee, het moet zijn: ik ga afspraken maken hoe zij metadateren.”

De nieuwe taak van metadateren is even wennen voor de procesverantwoordelijken. Want het afronden van het dossier is niet de grootste prioriteit van bijvoorbeeld een vergunningverlener. Als de vergunning verleent is dan liggen er nog 20 aanvragen op hem/haar te wachten. Maar het afronden is wel nodig om de informatie 10 of 20 jaar benaderbaar te maken.

Om deze reden is de nieuwe rol van DIV om strakke afspraken te maken. Mapping helpt hierbij en fungeert als vertaalwoordenboek. DIV schuift daarom langzaam op naar informatiemanagement. DIV gaat over informatie, niet specifiek over die D van documenten.

“DIV en informatiemanagement willen namelijk hetzelfde: informatie op orde hebben. Alleen voegt DIV/archief er aan toe: maar wel heel erg lang.”

Bijdragen van BCT

BCT heeft drie bijdragen gedaan op deze bijeenkomst. Gezien de lengte van dit artikel volgt slechts een korte opsomming van de presentaties:

  • Verantwoording archieftoezicht binnen het EIM transitiemodel: Een presentatie met een theoretisch en praktisch deel over hoe gestructureerde en digitale archiefverantwoording past in het groeipad van digitale transformatie.
  • De digitale postkamer: Het stroomlijnen van inkomende informatie door middel van een digitale postkamer.
  • Transitie naar een procesgerichte organisatie: een groeipad richting zaakgericht werken, waarbij een tussenstap gezet wordt met behulp van zaakgericht archiveren.

Paneldiscussie

Frits van Schagen, ex gemeentesecretaris van de gemeente Zutphen sloot de bijeenkomst af met een paneldiscussie waarbij het publiek mocht reageren op prikkelende stellingen.

Een kleine greep uit de stellingen en reacties van het publiek:

“Social media past niet in het archief”

Met deze stelling zijn de meeste deelnemers het niet eens. De conclusie is dat er wel degelijk informatiebeleid op van toepassing moet zijn. Maar het ligt gevoelig: als een wethouder een tweet de wereld in stuurt. Doet hij dat als persoon, of als wethouder? Er moet een functionele waarde vertaling zijn en dat kan met metadata. Er moet een bepaalde waarde aan gegeven worden. Als het archiefwaardig is dan is het logisch dat het daar thuis hoort, besluit iemand uit het publiek.

“Het nieuwe werken heeft een positieve invloed op archivering”

Hier was de algemene conclusie dat de stelling waar is. Het maakt het gesprek met medewerkers namelijk makkelijker. Archivering krijgt een nieuw imago. Het is geen stofjas meer. Het is niet iets meer dat achteraf gebeurt in een donker kamertje. Het komt steeds meer op de kaart door digitale ontwikkelingen.

En met deze positieve conclusie werd de bijeenkomst op een mooie manier afgesloten. Want archivering is niet stoffig. Nee, archivering leeft als nooit tevoren!

Publiek bij archieveren leeft als nooit te voren aanpak - VeereRene Molenaar bij archieveren leeft als nooit te voren aanpak - Veere

Lunch bij archieveren leeft als nooit te voren aanpak - VeereLunch bij archieveren leeft als nooit te voren aanpak - Veere