Download case

Een stappenplan naar duurzame en verantwoorde archivering - Stap 4


14 januari 2017 / duurzaam Archiefbeheer verantwoording

Informatie is een belangrijk middel om processen en zaken snel en efficiënt af te handelen en ook essentieel in het realiseren van een goede dienstverlening naar burgers en bedrijven. Daarmee ontstaat de uitdaging om al die informatie duurzaam en verantwoord te archiveren en toegankelijk houden. Een helder en actueel archiefbeleid en gebruik van slimme oplossingen die ondersteunen bij het blijven voldoen aan wet- en regelgeving, helpen om te voorkomen dat duurzame en verantwoorde archivering onevenredig veel resources kost.

Het stappenplan uitgewerkt in 4 blogartikelen

In een viertal blogartikelen, waarvan dit de vierde en laatste is, werk ik stapsgewijs toe naar een situatie waarin duurzame en verantwoorde archivering geen noodzakelijk kwaad is, maar kansen biedt om ook aan het eind van de keten de waarde van informatie voor heden en toekomst te borgen. Het totale stappenplan (en meer) is gebundeld in ons e-book: Stop het digitale geheugenlek.

De stappen:

Optimalisatie archiefproces

Na de fase waarin getoetst wordt, is het tijd voor reflectie en feedback in de vorm van bijvoorbeeld handreikingen en verbeterpunten. Het concreet maken van digitaal overdragen naar een e-Depot is zo'n voorbeeld. Hier ligt direct ook een valkuil op de loer. Namelijk het risico op het ontbreken van consensus over de vorm en inhoud van een e-Depot. Kies daarom voor een integrale benadering om wildgroei aan verschillende e-Depots te voorkomen. Een uniforme wijze van overdragen van digitale archieven naar een e-Depot, voor iedere instelling zou altijd een gezamenlijk uitganspunt moeten zijn.

We eindigden stap 3 met de constatering dat de audits in veel gevallen leiden tot verbeterpunten. In het licht van deze verbeterslagen is het interessant stil te staan bij de mogelijkheden van een e-Depot. Het is wel zaak dat aanbevelingen van de archiefinspecteur en signalen uit de eigen organisatie worden opgemerkt en vertaald naar maatregelen.

Digitale bewaarplaats

Een e-Depot wordt door KING en VNG omschreven als het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren archiefbescheiden mogelijk maakt. Een e-Depot is van wezenlijk belang in het streven naar een transparante overheid enerzijds en het waarborgen van digitale duurzaamheid anderzijds. In veel gevallen bouwen overheidsinstanties gezamenlijk een voorziening voor een e-Depot. 
De voordelen van een e-Depot worden door verschillende kennisplatforms beschreven en kunnen worden samengevat tot:

  • Eenvoudig vindbare overheidsinformatie ongeacht de bestuurslaag.
  • Betere overdracht van dossiers tussen overheden en keten-partners.
  • Ondersteunen van een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen.
  • Maximaal maatschappelijk rendement uit gezamenlijke archieven en gemeenschappelijke voorzieningen.

Verschijningsvormen

Dezelfde platforms spannen zich in voor een uniforme benadering bij het gebruik en toepassing  van een e-Depot.  Welke verschijningsvormen komen we zoal tegen:

  • Een overheidsinstelling is groot genoeg om een eigen e-Depot te realiseren; groot qua kennis, qua resources, middelen en qua omvang van de te beheren digitale archieven.  De gemeente Den Haag, Utrecht, Rotterdam en Amsterdam kiezen bijvoorbeeld deze route.
  • Dan is er de mogelijkheid om als overheidsinstelling zelf het technisch beheer van een e-Depot uit te besteden aan een commerciële partij.
  • Een veel toegepaste vorm is waarbij overheden overdragen naar het provenciale e-Depot van het Nationaal Archief.
  • In regionaal verband kiezen verschillende overheidsinstellingen er soms ook samen voor om voor het opzetten van een e-Depot een gemeenschappelijke regeling te initiëren.

Handreiking

KING heeft voor de gemeente de ‘Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-Depot door decentrale overheden’ opgesteld. Dit document is een goede ondersteuning voor organisaties die zich aan het oriënteren zijn op de mogelijkheden; en dat zijn er heel wat. Destijds heeft het Kennisplatform Archief 2020 een stappenplan opgesteld voor het in gebruik nemen van een e-Depot.

 

Het document beschrijft hóe decentrale overheden een e-Depot in gebruik kunnen nemen. Een goede voorbereiding is het halve werk, zo blijkt. De handreiking start met de overwegingen die een organisatie vooraf kan maken. Zo wordt bijvoorbeeld aangehaald hoe belangrijk het is om stil te staan bij het ‘waarom’ van een e-Depot. Gaat het vooral om digitale duurzaamheid? Of groeit het zaaksysteem uit zijn voegen? En sta ook stil bij de urgentie. Maar ook: wegen de kosten op tegen de baten? En wat wordt de aanpak: stap voor stap experimenteren of eerst alles uitdenken en dan pas doen?

 

De handreiking bevat een stappenplan van Archief 2020. Dit beschrijft stap voor stap de ingebruikname van een e-Depot. “Handreiking en stappenplan zijn vooral bedoeld voor het strategisch en tactisch management en project- en verander-managers bij decentrale overheden. Maar door de compactheid en toegankelijke taal eigenlijk voor iedereen die nadenkt over een oplossing voor digitale duurzaamheid, of die al bezig is met een e-Depot”, aldus Archief 2020.

Het is geruststellend om te zien dat er eensgezindheid lijkt te bestaan binnen de decentrale overheid over de inrichting van het e-Depot.

 

Naast de verschillende commerciële marktpartijen vervaagd de rol van de overheid. Want in hoeverre is de landelijke e-Depot voorziening van het Nationaal Archief een alternatief en dus concurrerend voor de oplossingen van de overige aanbieders? En wat betekent dit alternatief voor het bestaansrecht van de bestaande gemeenschappelijke regelingen van gemeenten op het gebied van fysieke archieven; de zogenaamde streekarchieven?

 

Leveranciers van informatie en document management systemen ook niet stil. Zij zoeken naar mogelijkheden om applicaties te laten aansluiten op en te communiceren met e-Depots, zo ook BCT. 

 

Verbeteringen

Het klinkt heel verleidelijk om informatie duurzaam te gaan bewaren in een gemeenschappelijk digitale duurzame voorziening als een e-Depot zodat alle ketenpartners kunnen profiteren van de kennis die daar wordt samengebracht om bij te dragen aan het hogere doel van digitale duurzame toegankelijkheid. Wat is duurzaam toegankelijke overheidsinformatie? Informatie die vindbaar en bruikbaar is en beschikbaar is vanaf het moment van ontstaan tot en met het moment van vernietigen en waaraan vijf eisen worden gesteld: de informatie moet Interpreteer baar, authentiek, vindbaar, bruikbaar en volledig zijn.

Dit roept natuurlijk vragen op: En hoe zit dat dan met betrouwbaarheid? Nee. Betrouwbaarheid is een kwalificatie van informatie en is dus geen duurzaamheidscriterium. Veel organisaties zitten nog in fase 1 (Overzicht in informatie) en hebben nog geen integraal digitaal, duurzaam gestructureerde informatievoorziening. Een beetje in een DMS, beetje in een zaaksysteem, maar al die gedeelde netwerkschijven, honderden applicaties en lokale harde schijven bevatten circa 80 procent aan digitale, ongestructureerde, niet toegankelijke en niet duurzaam bewaarde informatie! Dus bezint eer ge begint.

Het creëren van 1 digitale waarheid binnen je organisatie is een randvoorwaarde om je informatie in de keten te delen. Een DMS is voor de meeste organisaties een redelijk goed gestructureerde digitale informatiebron is die interpreteerbare, vindbare, bruikbare en authentiek (aantoonbare) informatie bevat. Vanuit het DMS heb je grip op het delen van informatie in de keten.

Het totale stappenplan is in een uitgebreidere versie gebundeld in ons e-book: Stop het Digitale Geheugenlek.


DOWNLOAD E-BOOK