In de loop der jaren heb ik met heel wat organisaties gesproken over contractbeheer. Ook al verschillen organisaties enorm in hun aanpak, overal liggen dezelfde gevaren op de loer wanneer contracten niet adequaat geregistreerd worden. In dit artikel benoem ik 5 gevaren die ik vaak zie ontstaan bij organisaties die hun contractregistratie niet op orde hebben.
1. Contracten zijn verspreid over de gehele organisatie
De zoektocht naar één specifiek contract kan een enorme rompslomp zijn. Voor welke afdeling werd het afgesloten? Bestaat die afdeling eigenlijk nog? Op welke plek zat die afdeling toen ook alweer? Wie was degene die het contract afsloot? Werkt die persoon nog voor ons? Wanneer u de juiste persoon gevonden heeft dan is het nog de vraag of deze persoon de spullen netjes heeft bewaard of dat het contract inmiddels door verhuizingen en verschuivingen is zoekgeraakt. Om te voorkomen dat u uw leverancier moet vragen wat er ook alweer was overeengekomen, bewaart u uw contracten het beste op één digitale, centrale plek. Daarmee zorgt u ervoor dat iedereen in de organisatie, mits toegestaan, te allen tijde toegang heeft tot het contract.
2. Geen inzicht in de hoeveelheid en type contracten
Organisaties die contracten niet centraal registreren, verliezen uiteindelijk het overzicht op de contracten die lopen. Op korte termijn lijkt dit probleem niet zo groot. De contractverantwoordelijken slaan de contracten ergens op waar zij het kunnen vinden, bijvoorbeeld op een netwerkschijf. Maar organisaties zijn altijd in verandering; afdelingen kunnen verdwijnen of verschuiven en mensen komen en gaan.
Het inrichten van een centraal contractregister biedt hier een uitkomst en is tevens een uitgelezen kans om bestaande contracten boven water te krijgen:
- Contracten die nog lopen, maar waarvan niemand het bestaan wist.
- Contract die nog lopen, voor producten die al lang niet meer worden gebruikt.
- Contracten die nog lopen, terwijl er voor hetzelfde product allang een contract is afgesloten met een andere leverancier.
Trek letterlijk alles uit de kast en vindt dat ene contract dat in sommige gevallen de kosten voor uw contractregister in één keer rechtvaardigt!
3. Het kost veel tijd om de inhoud van contracten in te zien
Bij een gebrek aan een contractregister is belangrijke informatie over
contracten zoals de einddatum, het type contract, de looptijd en de contracteigenaar niet op een eenduidige wijze vastgelegd. Hierdoor kost het veel tijd om de ins & outs van contracten in te zien.
Al deze stukjes informatie en combinaties daarvan, vormen in uw contractregister zoekingangen. Doordat het contractdocument wordt geïndexeerd, kunt u op ieder woord dat erin voorkomt zoeken. Door de einddatum van de contracten vast te leggen, kunt u opvragen welke contracten in het komende halfjaar aflopen. Een nieuwe contractbeheerder kunt u voorzien van een lijst van contracten die op naam stonden van zijn/haar voorvanger. Het eenvoudig kunnen terugvinden van alle overeenkomsten heeft natuurlijk ook een keerzijde. Moet iedere medewerker wel alles kunnen vinden? Een goed contractregister is ook hierop voorbereid. Door vertrouwelijke contracten af te schermen en alleen toegankelijk te maken voor gebruikers die hiertoe gemachtigd zijn.
4. Dubbele overeenkomsten circuleren onopgemerkt door de organisatie
Het aangaan van dubbele contracten is iets dat iedere organisatie wil voorkomen. Het zorgt immers voor onnodig oplopende kosten. Toch is het moeilijk om dit te voorkomen in organisaties waar afdelingen zelf overeenkomsten aangaan.
Het gaat meestal niet om grote, bedrijfskritische contracten, maar om kleinere overeenkomsten. Individueel vertegenwoordigen ze wellicht niet een heel groot bedrag, maar telt u ze bij elkaar op dan kunt u schrikken van het bedrag dat nodeloos wordt uitgegeven! Denk bijvoorbeeld aan tijdschriftabonnementen of het leveren van kantoormateriaal. Deze dubbele contracten ontstaan zelden bewust. Men weet simpelweg niet welke contracten er al bestaan.
Door in uw contractregister de leverancier en het onderwerp van de overeenkomst vast te leggen, kunnen medewerkers eenvoudig achterhalen of er al een soortgelijk contract is afgesloten.
5. Geen inzicht in de hoeveelheid contracten die er lopen per leverancier
Wanneer u met een leverancier aan tafel gaat en u geen overzicht heeft van het aantal lopende contracten, dan benadeelt u uw onderhandelingspositie. Want wellicht lopen er wel meer contracten met deze leverancier dan dat u zelf denkt. Een dergelijk gesprek kan heel anders lopen wanneer u het totaaloverzicht heeft van wat er loopt.
Dankzij een contractregister kunt u in één oogopslag zien welke afspraken er vastliggen. Zo biedt een contractregister u zekerheid bij onderhandelingen of evaluatiegesprekken. Na verloop van tijd biedt het contractregister u niet alleen inzicht in lopende contracten, maar ook in de geschiedenis van een leverancier. Zo heeft u altijd inzicht in de geleverde prestaties van nu en het verleden!
Meer over contractmanagement
In ons artikel Wat is contractmanagement? leest u alles wat er komt kijken bij contractmanagement, maar nog belangrijker: wat contractmanagement uw organisatie kan brengen!
AVG & Verwerkersovereenkomsten
De maand mei 2018 stond veelal in het teken van de AVG, er veranderden een aantal cruciale zaken op het gebied van gegevensbescherming. Lees meer over verwerkersovereenkomsten en waar u rekening mee dient te houden.
