Ein digitales Büro bedeutet mehr als das Verschwinden von Papier: Daten sollen aus Dokumenten extrahiert und in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden können. Besonders effektiv ist dies mit einer digitalen Poststelle möglich – vor allem, wenn die Verarbeitung auf einem zentralen Server innerhalb oder außerhalb des Unternehmens stattfindet. So kann jeder Mitarbeiter seine eingegangenen digitalen und papiergebundenen Dokumente arbeitsplatzunabhängig hinsichtlich prozessrelevanter Inhalte auslesen, prüfen und klassifizieren lassen.
Die Automatisierung der Postbearbeitung sollte im Wesentlichen in drei Schritten erfolgen:
Für maximale Effizienz und Arbeitserleichterung ist es erforderlich, die im Dokument vorhandenen Inhalte anschließend bestmöglich automatisiert auslesen, identifizieren und klassifizieren zu lassen. Das geht am besten, indem die Softwarelösung das Dokument anhand charakteristischer Merkmale und Wörter durchsucht, die idealerweise vom Anwender frei definiert werden können, und mit bereits bekannten Dokumentenarten vergleicht: Sind bestimmte Elemente wie Absenderadresse, Rechnungsnummer oder Kontodaten zu finden? Gibt es Keywords, die Rückschlüsse auf den Inhalt des Dokuments zulassen?
Zusätzlich sollte die Software zwischen strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten unterscheiden. Der Grad der Strukturierung hängt davon ab, ob es sich um ein standardisiertes Formular, ein ‚typisches‘ Schriftstück wie eine Rechnung oder ein formloses Anschreiben handelt. Durch den Abgleich mit bereits bekannten Dokumenten und deren Inhalten lernt die Software dazu, sodass eine trainierbare Wissensdatenbank entsteht, die mit jeder Erkennung besser und genauer wird.
Durch die einheitliche Verarbeitung aller eingehenden Dokumente ergibt sich eine merkliche Zeit- und vor allem Kostenersparnis. Dokumente durchlaufen im Unternehmen die verschiedenen, nun weitestgehend standardisierten Arbeitsschritte deutlich schneller, sodass die Produktivität gesteigert wird. Bittet beispielsweise ein Kunde schriftlich, seine hinterlegte Anschrift zu erneuern, wird dieses Anliegen binnen Sekunden auf einem internen oder externen Server erkannt und verarbeitet. Das Dokument wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der die Kontaktdaten anschließend im System ändert. Durch die so verkürzte Responsezeit wird auch der Kundenservice spürbar verbessert.