Ein digitales Büro bedeutet mehr als das Verschwinden von Papier: Daten sollen aus Dokumenten extrahiert und in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden können. Besonders effektiv ist dies mit einer digitalen Poststelle möglich – vor allem, wenn die Verarbeitung auf einem zentralen Server innerhalb oder außerhalb des Unternehmens stattfindet. So kann jeder Mitarbeiter seine eingegangenen digitalen und papiergebundenen Dokumente arbeitsplatzunabhängig hinsichtlich prozessrelevanter Inhalte auslesen, prüfen und klassifizieren lassen.
Automatisierte Postbearbeitung in drei Etappen
Die Automatisierung der Postbearbeitung sollte im Wesentlichen in drei Schritten erfolgen:
- Erfassung der digitalen und Papierdokumente
- Extraktion der Dokumenteninhalte auf einem zentralen Server
- Export in nachgelagerte Systeme zur Weiterverarbeitung
1. Erfassung der digitalen und Papierdokumente
Sofern die zu klassifizierenden Dokumente noch nicht digital vorliegen, müssen sie manuell gescannt werden. Je nach Aufkommen kann dies zentral, beispielsweise in einer lokalen Poststelle und mit speziellen Scannern geschehen oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten. Die auf diesem Weg digitalisierten Dokumente sollten dann, ebenso wie bereits digital vorhandene Belege, auf einem festgelegten Rechner oder auf dem allgemeinen Unternehmensserver gespeichert werden.
2. Extraktion der Dokumenteninhalte auf einem zentralen Server
Die zentrale Ablage gewährleistet, dass alle eingegangenen Dokumente anschließend zur Weiterverarbeitung abgeholt werden können. Zunächst sollte in diesem Folgeschritt auf eine automatisch durchführbare Qualitätskontrolle geachtet werden: Dokumente müssen beispielsweise noch ausgerichtet, qualitativ optimiert und eventuell mithilfe von Barcodes getrennt werden.
Für maximale Effizienz und Arbeitserleichterung ist es erforderlich, die im Dokument vorhandenen Inhalte anschließend bestmöglich automatisiert auslesen, identifizieren und klassifizieren zu lassen. Das geht am besten, indem die Softwarelösung das Dokument anhand charakteristischer Merkmale und Wörter durchsucht, die idealerweise vom Anwender frei definiert werden können, und mit bereits bekannten Dokumentenarten vergleicht: Sind bestimmte Elemente wie Absenderadresse, Rechnungsnummer oder Kontodaten zu finden? Gibt es Keywords, die Rückschlüsse auf den Inhalt des Dokuments zulassen?
Zusätzlich sollte die Software zwischen strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Dokumenten unterscheiden. Der Grad der Strukturierung hängt davon ab, ob es sich um ein standardisiertes Formular, ein ‚typisches‘ Schriftstück wie eine Rechnung oder ein formloses Anschreiben handelt. Durch den Abgleich mit bereits bekannten Dokumenten und deren Inhalten lernt die Software dazu, sodass eine trainierbare Wissensdatenbank entsteht, die mit jeder Erkennung besser und genauer wird.
3. Export in nachgelagerte Systeme zur Weiterverarbeitung
Kann das Dokument einer bereits definierten Dokumentenart zugeordnet werden, empfiehlt sich der Export als durchsuchbare PDF-, PDF/A-, oder TIF-Datei für die Dokumente und als XML- oder CSV-Datei für die erkannten, extrahierten Inhalte. In dieser Form sollten sie wieder an den eigentlichen Speicherort zurückgeschickt werden, sofern die Verarbeitung auf einem externen Server stattgefunden hat. Idealerweise erfolgt anschließend die Einbindung in die internen Workflows, indem das erfasste Dokument und dessen extrahierte Inhalte beispielsweise an eine bestehende DMS-, FiBu- oder ERP-Lösung weitergeleitet werden.
Fazit
Durch die einheitliche Verarbeitung aller eingehenden Dokumente ergibt sich eine merkliche Zeit- und vor allem Kostenersparnis. Dokumente durchlaufen im Unternehmen die verschiedenen, nun weitestgehend standardisierten Arbeitsschritte deutlich schneller, sodass die Produktivität gesteigert wird. Bittet beispielsweise ein Kunde schriftlich, seine hinterlegte Anschrift zu erneuern, wird dieses Anliegen binnen Sekunden auf einem internen oder externen Server erkannt und verarbeitet. Das Dokument wird an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet, der die Kontaktdaten anschließend im System ändert. Durch die so verkürzte Responsezeit wird auch der Kundenservice spürbar verbessert.
