Sinds de zomer van 2016 verdiep ik mij bij BCT verder in de waterschappen. Toen ik mij in de archieven verdiepte, kwam ik tot de ontdekking dat er in mijn voorgeslacht de nodige bestuurders in een Waterschap hebben gezeten. Het zal er ongetwijfeld mee te maken hebben gehad dat er in die tijd veel meer waterschappen waren, maar ook met mijn achtergrond: een boerenfamilie die al generaties bestuurlijk betrokken is.
Informatie over besluitvorming
Het is goed om te constateren dat dergelijke informatie online te vinden is in de verschillende archieven. Dit is dan ook direct de link naar mijn vakgebied. Zo kwam ik een stuk tegen waarin mijn bet-overgrootvader Rutger Nagel Mzn een stuk land kocht namens het Waterschap De Bunschoter en Duister Uitwatering in Zee van een katholieke priester uit Hoogland, tegenwoordig onderdeel van Amersfoort. Dit stuk van de notaris bewijst alleen dat het stuk grond is gekocht. Hoe men tot het besluit is gekomen om dit stuk grond te kopen kon ik helaas niet herleiden. Ook kon ik niet achterhalen of het doel waarmee de grond is gekocht uiteindelijk is behaald. Wellicht is dit terug te vinden in niet-openbare archieven, maar de kans is groot dat dit niet bewaard is gebleven.
Anno 2017 zou dit een stuk eenvoudiger moeten zijn. Het bestuurlijke besluitvormingsproces kan volledig digitaal worden uitgevoerd. Hierbij zijn alle stukken en besluiten binnen de organisatie direct gekoppeld aan het eindresultaat. In theorie zou je dus niet alleen het besluit van het orgaan wat hierover gaat moeten kunnen terugvinden, maar ook de stukken die ten grondslag liggen aan het besluit.
Ambitie tot transparantie
Binnen de Waterketen is het gemeengoed dat besluiten openbaar zijn en worden gepubliceerd op de site van het waterschap. In het digikompas spreken de waterschappen de ambitie uit om transparant te zijn. Hierbij willen de waterschappen graag vertellen hoe de resultaten tot stand komen en wat hierop van invloed is. Het publiceren van de besluiten is een mooi begin, maar het biedt nog geen transparantie in besluitvorming. Natuurlijk zou je middels een WOB verzoek kunnen achterhalen hoe een besluit tot stand is gekomen. In praktijk zal dit echter weinig gebeuren. Dit is ook terug te zien in de waterschapsspiegel van 2016.
De prijs van transparantie
Sterker nog: een dergelijk verzoek zal waarschijnlijk tot spanning leiden binnen het waterschap. Is deze informatie zo voorhanden of moet een ambtenaar hier de nodige tijd in steken om dit boven water te krijgen? Oftewel bundelen en loggen de informatiesystemen, die in de backoffice aan dit besluit gekoppeld zijn, de stukken en besluiten van de ambtenaren die het voorstel hebben geschreven? De vraag stellen is hem in dit geval beantwoorden.
Informatie in de juiste context
Voor de bestuurders is het vaak netjes geregeld maar de processen er omheen zijn voor verbetering vatbaar. Bestuurders moeten voorzien worden van de juiste hulpmiddelen om het gestelde doel van goed openbaar bestuur te kunnen bereiken. Maar worden de besluiten ook gekoppeld aan een zaak of project zodat de rest van de organisatie het terug kan vinden?
In de ideale wereld is informatie onafhankelijk van de invalshoek beschikbaar. De bestuurder zal de informatie willen terugzoeken op basis van de vergadering. Echter voor een professional binnen het waterschap is deze invalshoek niet werkbaar. Hij zal vanuit een zaak of een project het besluit willen opzoeken omdat de informatie voor hem een andere context staat.
Oplossing voor lange termijn
Op langere termijn is dan ook de vraag: hoe krijg je een besluit met alle relevante informatie fatsoenlijk overgeheveld naar een e-depot? Vaak kom je op dit gebied nog eilandjes tegen waarbij de relevante informatie in een taakspecifieke applicatie wordt gearchiveerd. Voor de korte termijn is dit prima, echter voor de langere termijn gaat dit niet werken. Het waterschapshuis heeft in de referentiearchitectuur (WILMA) goed beschreven hoe dit eruit zou moeten zien. Praktijk wijst echter uit dat nog lang niet alle waterschappen digitaal volwassen genoeg zijn om er op deze manier naar te kijken. Los van elkaar zijn de processen prima georganiseerd, echter het is nog steeds lastig deze aan elkaar te verbinden.
Positief is dat standaarden zoals deze, die binnen de overheid worden gehanteerd, steeds meer gemeengoed worden binnen de waterschappen. Dit zorgt ervoor dat de drempel om systemen te gaan verbinden steeds lager wordt. Nu nog de stap zetten om dit daadwerkelijk te doen en hiervoor daag ik juist de bestuurders uit!
