Download case

Kopje onder voor de griffier?


6 januari 2016 / bestuur bestuurlijk besluitvorming

De afgelopen jaren zien we een verschuiving van taken en bevoegdheden van de centrale naar de decentrale overheid, met als recent voorbeeld het zorgdomein.

 

Het gemeentebestuur ontwikkelt hiervoor beleid op basis van de kaders gesteld door de gemeenteraad. De gemeenteraad controleert of het beleid goed wordt uitgevoerd. Om deze controlerende taken goed uit te kunnen voeren, dient de gemeenteraad tijdig over alle benodigde informatie te beschikken. Het is aan de raadsgriffier om in die informatiebehoefte te voorzien. Want dankzij die informatie kunnen raadsleden de juiste vragen stellen, de juiste afwegingen maken en uiteindelijk de juiste beslissingen nemen.

 

Nu het takenpakket van de raadsleden complexer en omvangrijker wordt, neemt de druk op de griffier toe want die wordt overspoeld met informatie. Ingrijpen is noodzakelijk om het democratisch proces binnen een gemeente te kunnen blijven waarborgen.

 

Kopje onder

Waar griffiers in toenemende mate tegenaan lopen is het feit dat zij aan de primaire taak zoals hierboven geschetst niet voldoende toekomen. Zij dreigen kopje onder te gaan door de vele administratieve handelingen die verricht moeten worden om een transparante besluitvorming en opvolging in een democratisch proces te waarborgen c.q. te documenteren.

 

De agenda van raads- en commissievergaderingen is zeer divers, mede door het uitdijende en complexer wordende takenpakket van de gemeente. Dat heeft tot gevolg dat raadsleden meer vragen stellen aan het college en dat het college op haar beurt meer toezeggingen moet doen. De bekende reactie is dan: “dat zoeken we voor u uit” of “daar komen we op terug”. 

 

Reeks van administratieve handelingen

Op zulke momenten gaan de radertjes op de griffie draaien. De toezegging wordt genoteerd, vaak eerst handmatig en later bijvoorbeeld in een Word- of Excelbestand. Vervolgens dient er te worden bijgehouden wat de status van een toezegging is en wanneer de termijn van een toezegging verloopt. Kortom, de griffier krijgt te maken met een reeks van administratieve handelingen voordat hij zelfs nog maar toe kan komen aan zijn primaire taak: gerichte informatievoorziening aan en advisering van de gemeenteraad.

 

De  griffier wil graag proactief te werk gaan. Immers, dan hebben raadsleden veel meer aan zijn of haar inspanningen. Dus wanneer de griffier ziet dat antwoorden uitblijven, gaat hij niet zelden zelf op pad. Gewoon fysiek langs de collega’s in het gemeentehuis om inzicht te krijgen in de status van een vraag of toezegging. En met de vergaarde informatie kan de griffier zijn Excel-lijstjes bijwerken om vervolgens de raad te informeren. Goed voor de lichaamsbeweging, maar wel tijdrovend.

 

Achterhaalde werkwijze

Griffiers komen steeds vaker zelf tot de conclusie dat hun werkwijze niet efficiënt en feitelijk achterhaald is. Deze handmatige acties werken bovendien fouten in de hand, niet in de laatste plaats omdat de kans reëel is dat er verschillende versies van deze statuslijstjes in omloop komen en dat bijvoorbeeld statussen niet tijdig worden bijgewerkt. Bovendien kost het de griffier enorm veel tijd om deze lijstjes (denk aan een lijst van toezeggingen) actueel te houden. Het uitbreiden van de staf van de griffie is niet aan de orde, omdat de middelen die daartoe ter beschikking staan (te) beperkt zijn.

 

Slimmer omgaan met processen

Griffiers moeten het dus hebben van het slimmer omgaan met de bestaande processen en informatie. Het zou een uitkomst zijn voor griffiers wanneer de processtappen voor bestuurlijke opvolging vergaand geautomatiseerd zouden worden en er altijd een up-to-date overzicht beschikbaar is van alle openstaande toezeggingen, moties, vragen en besluiten die opvolging vereisen. Op die manier is de griffier in staat om de gemeenteraad altijd van actuele en complete (status)informatie te voorzien.

 

Het automatiseren van bestuurlijke opvolging kan tevens een impuls zijn voor de samen- en wisselwerking tussen de griffier en de gemeentesecretaris. De secretaris heeft het overzicht bij welke behandelaar het proces eventueel stokt en onderneemt actie. Het is aan de griffier om te bewaken dat het antwoord er komt. Zo ziet de samenwerking er idealiter uit. Het is daarnaast in beider belang dat processen transparant en uniform verlopen. In die zin hebben beide functionarissen hetzelfde doel en een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid: een klantgericht en transparant handelende overheid.

 

Impuls voor het democratisch proces

De moderne zelfredzame griffier heeft dringend behoefte aan procesmatige ondersteuning van zijn of haar werkzaamheden. Dat is de heldere conclusie. Maak een eind aan de lijstjescultuur en automatiseer bestuurlijke opvolging van toezeggingen, moties, vragen en besluiten. Dat geeft de griffier de ruimte om zijn primaire taak uit te voeren: gerichte informatievoorziening aan en advisering van de gemeenteraad.

 

De raad ervaart dit vervolgens als een impuls voor het democratisch proces. De raad kan haar controlerende taak optimaal invullen. Omdat de raad beter geïnformeerd is en door geautomatiseerde informatievoorziening beter kan anticiperen op signalen vanuit de samenleving kan ze ook beter de gemeente aansturen op de verwachtingen van die samenleving.  Burgers en bedrijven zullen dit erkennen en waarderen, waardoor hiermee publieke waarde wordt gecreëerd.

Wilt u de gehele white paper lezen? Download dan nu deze case in pdf formaat.


DOWNLOAD white paper