ICT in de Zorg teveel gericht op de primaire processen?


18 december 2018 / zorg cure & care

In het afgelopen jaar heb ik vele gesprekken gehad met informatiemanagers en managers I&A van zorgorganisaties. Uit de gesprekken kwam, niet verrassend, naar voren dat men kampt met een groot personeelstekort.

 

Er zijn te weinig verpleegkundigen beschikbaar. Om dit probleem op te lossen, wordt onder meer gekeken naar procesoptimalisaties binnen het primaire proces.

 

Ook denkt men aan technieken die mogelijke handelingen kunnen overnemen, zoals bijvoorbeeld zorgdomotica, robotica en blockchain. Wat mij opviel is dat men puur op het primaire proces is gefocust.

 

Winst te halen uit de bedrijfsvoeringprocessen!?

Uit onderzoek, dat ik de afgelopen tijd heb uitgevoerd, blijkt dat er gemiddeld zo’n 8 tot 10 % van de medewerkers van Care instellingen in ondersteunde bedrijfsvoeringsfuncties werkzaam zijn. Zij werken vaak nog met fysieke documenten of met verouderde IT systemen. Medewerkers zijn relatief veel tijd kwijt met het zoeken en delen van informatie.

 

Er valt nog veel efficiencywinst te behalen en kostenbesparing te realiseren door in de bedrijfsvoeringsprocessen digitaal te organiseren.

 

De eerste stappen naar een betere samenwerking worden gezet met de implementatie van MS Office 365. Hierdoor zijn medewerkers in staat om binnen dezelfde omgeving samen te werken. Dit is een prima werkomgeving in de dynamische fase van een document. Met de komst van MS Office 365 en/of SharePoint loopt u echter wel het risico op infobesitas en digitale dementie.

 

Infobesitas en digitale dementie

Infobesitas is het ongemerkt veelvuldig opslaan van informatie. Dit creëert een schijnzekerheid van toegankelijkheid omdat iedereen zijn persoonlijke digitale archief aanlegt.

 

Met MS Office 365 achtige applicaties is het mogelijk voor medewerkers om samen documenten te creëren en te delen. Het risico is dat er een wildgroei aan digitale documenten ontstaat, die niet meer teruggevonden worden. Zo ontstaat dan digitale dementie.  Met digitale dementie bedoel ik dan het niet kunnen terugvinden van digitale informatie als gevolg van het ongestructureerd opslaan.

 

Medewerkers hebben vaak onvoldoende vertrouwen in de IT. Als gevolg hiervan downloaden zij documenten en slaan die documenten lokaal op, om vervolgens weer rond te mailen. Op die manier ontstaat een wirwar aan documentatie waarvan onbekend is wat de laatste versie is en waarvan de vertrouwelijkheid niet geborgd kan worden.

 

Om dit te voorkomen dient u afspraken te maken over de vorm, inhoud, structuur en samenhang waarin informatie wordt opgeslagen. Belangrijk daarbij is om het analoge proces niet 1 op 1 te digitaliseren, maar je af te vragen in hoeverre iedere stap digitaal nog nodig. Hier valt een grote efficiencyslag te maken.

 

Wat zou u met 1% kostenbesparing doen?

Met name bij ondersteunende afdelingen als secretariaten, vastgoed, inkoop of de financiële administratie wordt nog veel informatie analoog verwerkt. Ook vindt er verzuiling van informatie plaats. Stel dat je je administratieve kosten van 8% naar 7% zou kunnen terugbrengen. Hoeveel geld levert dit uw organisatie op? Wat zou u met dit geld in het primaire proces kunnen betekenen?

 

Mogelijke optie

In mijn vervolgblog ga ik in op mogelijke opties om deze 1% kostenbesparing te realiseren.