Hoe informatiemanagement incidenten bij woningcorporaties voorkomt


3 februari 2015 / blog Documentmanagement & Digitaal Archiveren

Eind 2014 presenteerde de parlementaire enquêtecommissie Woningcorporaties de uitkomsten van haar onderzoek naar het corporatiestelsel. De bevindingen brachten een schokgolf teweeg in de branche.

Wij doken in de uitkomsten van het onderzoek om te bekijken hoe informatiemanagement kan helpen met het voorkomen van incidenten in de toekomst. In dit artikel drie stappen die doorlopen kunnen worden om problemen in de toekomst te voorkomen.

 

Stap 1: Digitaliseren van dossiersdigitaal dossier

 

We beginnen met de meest basale stap: Het digitaliseren van documenten en dossiers d.m.v. capture en document management. Het klinkt wellicht simpel, maar in het onderzoek van de commissie is te lezen dat de Algemene Rekenkamer stelt dat het toezicht op de woningcorporaties werd bemoeilijkt door gebrekkige dossiers:

“Door het ontbreken van deugdelijke ICT–administratie is er geen dossiervorming per corporatie”, aldus de Algemene Rekenkamer.
 

Dus door het simpelweg op orde hebben van uw digitale dossiervorming kunt u het toezicht een stuk gemakkelijker maken. Zo ontstaat er een stabiele basis waarmee belangrijke documenten (zoals documenten waarop besluitvorming wordt gebaseerd) eenvoudig en snel kunnen worden teruggevonden door interne en externe stakeholders.

 

Uiteraard haalt u hier tevens een efficiency slag mee. Niet alleen kost de verwerking van digitale informatie veel minder tijd en geld dan informatie op papier, ook neemt het inzicht toe, waardoor organisaties processen beter kunnen stroomlijnen. Bewijslast voor toezichthouders kan efficiënter en sneller worden aangedragen wanneer daar naar wordt gevraagd.

 

Interessant om te vermelden is dat de enquêtecommissie stelt dat de woningcorporaties niet de enige waren die hun dossiervorming niet op orde hadden. De commissie vraagt in haar rapport aandacht voor de gebrekkige archivering van de Minister van Wonen en Rijksdienst:

“Bij deze vordering bleek het archief van de Minister niet zodanig op orde om tijdig, volledig en accuraat de gevorderde documenten te kunnen verstrekken. De commissie zag zich genoodzaakt om bij herhaling, op verzoek van de Minister, uitstel te verlenen op eerder overeengekomen aanleveringsmomenten. Zo ontving de commissie de laatste deellevering van de genoemde vordering pas zes maanden na het versturen van de vordering. De commissie vraagt aandacht voor de gebrekkige archivering door de Minister. Dit zorgde voor problemen en vertraging van het onderzoek”

Stap 2: Grip op het bestuurlijke besluitvormingsproces

 

bestuurlijke-besluitvormingsproces

Wanneer de basis van documenten en dossiers op orde is dan kan er een volgende stap worden genomen met als doel: Meer grip krijgen op het bestuurlijk besluitvormingsproces. De commissie stelt op blz. 100 van haar rapport het volgende:

“Voor goed bestuur (interne governance) van een organisatie is het van belang dat er een goede interne afstemming is tussen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht. Zo’n goede interne afstemming vergt voldoende checks-and-balances binnen een organisatie: voldoende controlerende actoren (checks) en een evenwichtige verdeling van bevoegdheden (balances) om tegenspraak te creëren teneinde de zorgvuldigheid van het bestuur te vergroten. De commissie constateert zowel in de opzet als in werking van de interne governance van woning-corporaties tekortkomingen.”

In de voetnoot is te lezen dat dit probleem niet alleen speelt bij woningcorporaties, maar ook bij meer semipublieke sectoren zoals het onderwijs en de gezondheidszorg.

 

Wanneer u het besluitvormingsproces op de juiste manier digitaliseert creëert u transparantie en grip op het volledige besluitvormingsproces in uw organisatie; van voorstel tot definitief besluit. Hiermee kan ieder besluit achteraf verantwoord worden aan toezichthouders. Het aandragen van bewijslast is niet langer een tijdrovende taak meer.

 

Na het optimaliseren van het besluitvormingsproces zijn documenten, processtappen, acties en besluiten van het besluitvormingsproces digitaal vastgelegd. Hiermee krijgt u volledige grip op de informatie­stroom in uw bestuurlijke besluitvormings­proces.

 

Bovendien is het zo dat wanneer u gaat inzoomen op uw eigen interne bestuurlijke besluitvormings­proces, u vaak zaken ontdekt die efficiënter kunnen worden aangepakt en zo leiden tot een snellere doorlooptijd tegen lagere kosten.

 

Om het besluitvormingsproces in vergaderingen te borgen kan er gekozen worden om volledig digitaal te gaan vergaderen, waarmee ieder vergaderlid beschikt over de juiste documenten waarop besluiten worden gebaseerd.

Wij adviseren hierbij om het besluitvormingproces te integreren met een documentmanagement systeem. Dit zorgt voor het juiste versiebeheer, veilige opslag en snel terugvinden van de documenten. Op deze manier kan de bewijslast voor toezichthouders eenvoudiger worden aangereikt.

 

Stap 3: Inzicht verschaffen aan toezichthouders

 

beveiliging

De commissie geeft aan dat in de huidige situatie woningcorporaties ondoorzichtig zijn en gebrekkig inzicht geven aan toezichthouders:

“De commissie wil naar duidelijke taken en heldere publieke kaders, van ondoorzichtigheid en gebrekkig inzicht naar openheid en transparantie…” “Met de Algemene Rekenkamer concludeert de commissie dat het volkshuisvestelijk toezicht (op de rechtmatigheid, governance, integriteit en prestaties) door de jaren heen te beperkt en onvolledig is geweest”.

Wanneer documenten en dossiers gedigitaliseerd zijn en het bestuurlijke besluitvormingsproces is geborgd, kan de derde stap genomen worden: Het verschaffen van inzicht naar de interne- en externe toezichthouders.

 

Het puur digitaliseren van de dossiers en besluitvormingsproces geeft de toezichthouders nog geen inzicht, maar het maakt de toegang tot informatie wel een stuk eenvoudiger. De dossiers zijn digitaal beschikbaar en de stappen in het besluitvormingsproces kunnen altijd nagelopen worden. Inzicht kan vervolgens op verschillende manieren verschaft worden. Interne toezichthouders wilt u wellicht rechtstreeks toegang geven tot het systeem. Externe toezichthouders kunnen bijvoorbeeld rapportages ontvangen en / of periodiek bepaalde specifieke documenten ontvangen, waar controle op uitgevoerd dient te worden.

 

Conclusie

Bij veel woningcorporaties zal informatiemanagement kunnen bijdragen aan de eisen die de enquête commissie stelt aan het borgen en transparanter maken van informatie en besluitvorming. Door niet te wachten op nieuwe wet- en regelgeving maar zelf te kijken waar verbetering mogelijk is, laten u zien voorop te willen lopen bij de cultuuromslag die van de sector gevraagd wordt.