Fancy vergadertool in huis en nu? Kijk verder dan de kettinkjes en kraaltjes


14 februari 2017 / vergaderen vergadertool

Gemeenten kijken in toenemende mate naar mogelijkheden om onderdelen rondom het bestuur te digitaliseren. Dit is een positieve ontwikkeling want er valt hier nog veel winst te behalen. Wat mij echter opvalt is dat gemeenten zich in hun zoektocht naar digitale vergadertools vooral laten leiden door kettinkjes en kraaltjes. De tool met de meest flitsende en gelikte user interface is al snel de favoriet. Natuurlijk is de look and feel belangrijk, dat wil ik niet ontkennen. Maar het is zeker niet het belangrijkste. Ik zal je uitleggen waarom.

 

Verkeerde focus

Ik zie het steeds vaker langskomen: gemeenten schrijven aanbestedingen uit waarbij het programma van eisen voornamelijk focust op digitaal vergaderen en alles wat daar volgens de gemeente bij hoort. Wanneer ik echter kijk naar de eisen en wensen rondom de ambtelijke samenwerking bij het opstellen van een voorstel en de verdere procesondersteuning hier omheen, dan vind ik daar in verhouding erg weinig over terug. Ook tijdens demo’s van oplossingen letten de aanwezigen vooral op de functionaliteiten en grafische aspecten rondom digitaal vergaderen. Dit is wel begrijpelijk omdat de meeste mensen nu eenmaal visueel zijn ingesteld. Er wordt echter weinig interesse getoond in procesmatige ondersteuning. Vreemd, als je bedenkt dat de meeste tijd en energie zit in het opstellen van een kwalitatief hoogwaardig bestuurlijk voorstel en het verdere proces in aanloop naar die agendering en vergadering. Betrokkenen zouden meer bewust moeten zijn van het feit dat er juist hier veel winst te behalen valt.

 

Digitaal vergaderen slechts topje van de ijsberg

Natuurlijk, digitaal vergaderen is helemaal van deze tijd en geeft bestuurders mogelijkheden die er voorheen niet waren. En wanneer deze oplossing er ook nog eens flitsend en strak uitziet dan is dat zeker mooi meegenomen. Erg belangrijk dus, maar in het bestuurlijk proces is digitaal vergaderen slechts het topje van de ijsberg. Er valt veel meer winst te behalen dan enkel het vergaderen.

 

Met name bestuurlijke procesondersteuning is cruciaal om optimale efficiency en transparantie te kunnen waarborgen. Een vergadertool richt enkel op informatievoorziening en niet op informatieverantwoording. Dat laatste kun je alleen doen als je je achterliggende processen op orde hebt. Alleen dan kun je procesinformatie combineren met vergaderinformatie en deze samen duurzaam bewaren en toegankelijk maken. Een bestuurlijke agenda dient niet op zichzelf te staan maar dient onderdeel te zijn van een proces waarbij de bestuurlijke agenda vanuit het digitale proces wordt gevuld.

 

Van een koude kermis thuiskomen

Gemeenten die zich hebben laten verleiden om te kiezen voor die ‘fancy’ vergadertool komen vaak later van een koude kermis thuis. Als ze de gekozen oplossing in de praktijk gaan gebruiken en ze zich door de vele handmatige handelingen afvragen in hoeverre ze ook bijvoorbeeld het proces voorafgaand aan die vergadering kunnen ondersteunen met dezelfde tool, dan valt dit vaak vies tegen. Veel aanbieders richten zich namelijk volledig op het zo gelikt mogelijk maken van het digitaal vergaderen, maar bieden feitelijk maar een fractie van de mogelijkheden. Nu hoop ik niet dat ik u met mijn betoog het idee geef dat BCT geen aandacht besteedt aan een mooie user interface of de gebruiksvriendelijkheid van onze oplossingen. Integendeel: wij hebben dit hoog op de prioriteitenlijst staan. Er wordt veel tijd en energie gestoken in deze facetten van onze software. Echter geloven wij er heilig in dat de meeste winst te behalen valt bij de procesmatige ondersteuning van bestuurlijke besluitvorming

 

Onderdeel van een groter geheel

Een goede bestuursoplossing onderscheidt zich in mijn ogen dus door niet enkel te focussen op het digitaal vergaderen, maar door het digitaal vergaderen te zien als onderdeel van een groter geheel; namelijk het bestuurlijke besluitvormingsproces. Het dient een gebruiksvriendelijke totaaloplossing te zijn waarbij de volgende zaken digitaal ondersteund worden:

 

  • Het (ambtelijke samenwerkings)proces voorafgaand aan die vergadering;
  • De vergadering zelf, inclusief het agendabeheer);
  • Het vervolgproces na de vergadering, inclusief bestuurlijke opvolging.

 

Hierbij dient er continu een interactie te zijn tussen enerzijds, het bestuurlijke proces en anderzijds, de bestuurlijke agenda. Pas na implementatie van zo’n oplossing over de hele linie wordt de organisatie in staat gesteld om optimale winst te behalen op het gebied van compliancy, transparantie, doorlooptijd en kwaliteit. Enkel met een ‘stand alone’ vergadertool gaat dat zeker niet lukken, hoe gelikt die er misschien ook wel uit mag zien.