Een van de grootste risico’s bij het beheer van personeelsdossiers is dat informatie door de organisatie verspreid raakt. Daardoor neemt de kans op onvolledigheid, onjuistheid of onvindbaarheid van die informatie fors toe. Aangezien zich in een personeelsdossier gevoelige documenten bevinden, is dit een uiterst ongewenste situatie. Die situatie kan namelijk leiden tot flinke boetes met de privacywetgeving. Een goed doordacht, slim ingericht, centraal documentmanagementsysteem (DMS) in combinatie met digitale personeelsdossiers kan dat heel eenvoudig voorkomen.
We zien regelmatig bij organisaties waar we mee in gesprek zijn, dat documentmanagement per vakafdeling is georganiseerd. Verstandiger zou het zijn om één centraal DMS in te richten en daar alles op te laten aansluiten. Zo’n centraal DMS biedt namelijk belangrijke strategische voordelen:
1.Alle documenten uit personeelsdossier (digitaal) bij elkaar
In een centraal DMS worden alle documenten met betrekking tot het personeelsdossier, maar ook voor andere toepassingen, bij elkaar opgeslagen en toegankelijk gemaakt. Aan de hand van relevante kenmerken worden alle documenten gemetadateerd en zijn ze altijd terug te vinden. Daarmee heeft u gegarandeerd overzicht, actualiteit en volledigheid.
2.Registreren wie wat doet met de dossiers
Voor overheden gelden extra zware eisen met betrekking tot een DMS en digitaal archief. Wat je niet wilt, is dat informatie uit een personeelsdossier verspreid raakt door de hele organisatie. Nog los van het feit dat je vervolgens geen zicht meer hebt op welke informatie zich waar bevindt, is het ook een stuk lastiger om te controleren wie met welke informatie werkt.
In dat personeelsdossier bevinden zich persoonlijke en gevoelige documenten, zoals salarisoverzichten, persoonlijke gegevens, BSN-nummer, arbeidscontract, verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, kopie identiteitsbewijs, etc. Dat is verplicht. Maar het is ook verplicht om het toezicht op wie wat met die informatie doet en waarom goed vast te leggen. Op het moment dat de informatie verspreid over meerdere plaatsen in de organisatie is, raakt dat overzicht totaal verloren.
3.Betere beveiliging
Binnen de organisatie zelf, maar ook extern, moet informatie tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen worden geraadpleegd door de medewerkers die ermee moeten werken of die hun eigen personeelsdossier moeten kunnen inzien. In de toenemende mobiliteit van deze werknemers schuilt nóg een groot gevaar: informatie wordt opgeslagen op lokale apparaten, eigen tablets, smartphones etc.: het verschijnsel Bring Your Own Device (BYOD). Het is belangrijk te kunnen volgen wie op welk moment bepaalde informatie heeft ingezien, vanaf welke plek, vanuit welke rol en met welk apparaat. Met een centraal ingericht DMS, inclusief alle toegangs- en gebruiksrechten, desnoods per device vastgelegd, creëert u een optimale beveiliging van de informatie. Daarmee voorkomt u dat onbevoegden zicht krijgen op informatie die niet voor hun ogen is bedoeld. Een centraal DMS is een stevig fundament voor alle relevante informatie van de organisatie, maar zeker voor gevoelige informatie, zoals die zich in een personeelsdossier bevindt.
4.Vakapplicaties laten aansluiten
Als je de vakapplicaties die medewerkers gebruiken laat aansluiten op het centrale DMS heeft dat nog een voordeel: met de juiste rechten kan eenvoudig vanuit vakapplicaties toegang worden verkregen in het DMS en tot de voor het werk relevante informatie. Dat voorkomt dat, wanneer vakapplicaties verdwijnen of vervangen worden, er belangrijke documenten verloren gaan. Binnen een centraal DMS is het nog steeds eenvoudig om documenten gecontroleerd te delen met collega’s wanneer dat van toepassing is. Daar is niet speciaal een vakapplicatie voor nodig. Rollen, functies, rechten en plichten worden binnen een centraal DMS volledig vastgelegd en beheerd, in combinatie met alle relevante functies voor het werken met die informatie.
5.IT: beter inzicht, minder beheer
Niet alleen voor de business, maar ook voor IT betekent een centraal DMS een substantiële lastenverlichting qua beheer en controleerbaarheid. IT kan veel beter toezicht houden op de applicaties die aansluiten op het centrale DMS, orkestreert waaraan de applicaties (moeten) voldoen en welke risico’s er per applicatie bestaan. Dat overzicht biedt houvast, geeft ruimte om tijdig adequate maatregelen te treffen en ondersteunt consistent beleid voor een geordende en veilige informatiehuishouding, inclusief de personeelsdossiers.
6. Optimaal risicomanagement
Een centraal DMS beperkt bedrijfsrisico’s met betrekking tot informatiebeheer en maakt een afgewogen en doordacht risicomanagement mogelijk: transparantie in wat je waarom hebt gedaan, welke informatie daaraan ten grondslag ligt en welke risico’s er zijn op misbruik, onbevoegd inzicht of datalekken. Je zou niet de eerste zijn die door de Autoriteit Persoonsgegevens op de vingers wordt getikt, omdat je bijvoorbeeld je personeelsdossiers niet op orde hebt? Hoe lang moet u personeelsdossiers bijvoorbeeld bewaren? Lees hier wat de bewaartermijn is van personeelsdossiers.
7.Processen optimaliseren
Met een centraal DMS en digitale personeelsdossiers is het een stuk eenvoudiger om processen rond die personeelsdossiers te optimaliseren. Papieren en/of verspreide informatie geeft geen enkel overzicht en u heeft geen idee waar knelpunten zitten. Waarom blijven bepaalde acties altijd op hetzelfde punt hangen? Hoe kan het dat ziek- en betermeldingen pas twee dagen later zijn verwerkt? Waarom zijn de meest recente certificeringen niet aangepast in het personeelsdossier? Waarom zetten we bepaalde stappen in het functionerings- en beoordelingsproces eigenlijk niet eerder? Digitale personeelsdossiers, eigenlijk digitale informatie in het algemeen, in combinatie met een centraal DMS biedt wél die inzichten die nodig zijn om processen te kunnen analyseren en aan te passen. Alle acties en reacties wordt centraal gelogd en zijn beschikbaar voor analyses door de daartoe bevoegde personen.
Gecertificeerde oplossingen BCT
Niet elk DMS is hetzelfde, net zomin als de bedrijven waar ze worden toegepast. Elke situatie is net weer even anders. Maar toch wilt u bepaalde zekerheden. Daarom heeft BCT haar oplossingen NEN 2082 gecertificeerd. Zodat u bent gegarandeerd van oplossingen die niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar die u tevens handvatten bieden om uw organisatie de volgende stap te laten zetten in de digitale transformatie.
