Download case

5 tips om het kwijtraken van kritische informatie tegen te gaan


10 januari 2019 / digitaliseren

In de media verschijnen de laatste maanden met regelmaat berichten over de dreiging van digitale dementie bij overheden, oftewel het verdwijnen van cruciale informatie door gebrekkige digitalisering. Het beruchte ‘bonnetje’ van Teeven heeft de reputatie van overheden op dit gebied natuurlijk geen goed gedaan, maar hoe erg is dit probleem werkelijk?

Hoewel problemen altijd breder worden uitgemeten dan succesverhalen komt er wel degelijk een belangrijk signaal door: De toenemende mate van digitalisering van onze maatschappij zorgt voor steeds grotere uitdagingen op informatiegebied. De brandbrief van acht gemeentelijke bestuurders aan hun collega’s eind april onderstreept dit signaal. In deze brief is ondermeer te lezen:

“Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden.”

Wat kunt u doen om digitale dementie tegen te gaan? Wij geven u 5 tips die bijdragen aan het voorkomen van digitale dementie:

 

Tip 1: Begin bij de basis

digitaliseren-processen-5-tips-kritische-informatie-blog-bctAutomatisering wordt nog te vaak tot ‘doel’ verheven. Dit zou nooit mogen gebeuren. IT is een middel, geen doel. Het bestaansrecht van een overheidsorganisatie wordt in grote mate bepaald door de publieke waarde: datgene dat de samenleving ervaart als waardevol. Dienstverlening die voldoet aan de wensen en verwachtingen van de burger draagt hier actief aan bij. Dit bereikt u niet met IT alleen. Het een-op-een digitaliseren van bestaande processen is dan ook bijna nooit een goede oplossing. De juiste volgorde is daarom om de strategische visie van de organisatie te vertalen naar kwalitatieve dienstverleningsprocessen en daarna pas te bekijken hoe IT deze processen optimaal kan ondersteunen.

De GEMMA proces- en informatiearchitectuur van KING geeft u handvaten om dit te bereiken.

 

Tip 2: Een kwalitatief informatiebeleidsplan

digitaliseren-informatiebeleidsplan-5-tips-kritische-informatie-blog-bct

Volgens de erfgoedinspectie is het bij overheden

 vaak onduidelijk welke informatie gearchiveerd zou moeten worden en welke niet. En in welke systemen de archiefbestanden zich vervolgens bevinden.

 

“Medewerkers hanteren geen duidelijke, eenduidige regels, waardoor een ongecontroleerde situatie ontstaat.”

Met een gedegen informatiebeleidsplan dat verankerd is in de strategie van de organisatie en op de juiste manier wordt uitgevoerd zou dit een onmogelijke situatie moeten zijn. Nu is iedere gemeente is bij wet verplicht om een informatiebeleidsplan te hebben, maar wij maken het maar wat vaak mee dat dit plan: niet volledig is, niet volledig wordt uitgevoerd, geen duidelijke eigenaar kent of niet actueel is.

Een informatiebeleidsplan is de basis voor een kwalitatief informatiebeleid. Zorg er daarom voor dat:

  • Het plan volledig is.
  • Het plan een duidelijke eigenaar heeft op strategisch niveau.
  • Het plan een duidelijke afbakening en uitvoeringsagenda kent.
  • Het plan periodiek wordt ge-update zodat het plan mee gaat met de tijd.
  • Het plan gekend is en gedragen wordt als onderdeel van de strategie.

Een belangrijk onderdeel van het informatiebeleidsplan is informatiebeveiliging. Lees in ons blogartikel over informatiebeveiliging welke organisatorische, procedurele en technsiche beveiligingsmaatregelen u kunt inzetten tegen cybercrime. 

 

Tip 3: Standaarden tussen systemen

digitaliseren-standaarden-5-tips-kritische-informatie-blog-bctOm digitale dementie tegen te gaan is het van belang dat applicaties onderling gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Niet alleen binnen een organisatie, maar ook daarbuiten (ketenpartners, collega gemeenten). Dit kan niet efficiënt gebeuren zonder standaarden. BCT en KING zijn zeker niet de enige die pleiten voor standaarden in IT.

“Met de digitalisering is een wildgroei ontstaan aan manieren om te archiveren. Elke gemeente werkt met dertig a veertig verschillende programma’s. Die zijn onderling niet compatibel”, zegt archiefspecialist Eric Hennekam.

“Bij overheidsinstanties zijn voor het gebruik van digitale systemen geen duidelijke protocollen. Dat blijft niet zonder gevolgen”, zegt rijksarchivaris Marens Engelhard.

Lees onze visie op IT-standaarden in het artikel: IT standaarden voor gemeenten: Lust of last?

 

Tip 4: Een gedegen opleiding van DIV medewerkers

digitaliseren-opleiding-5-tips-kritische-informatie-blog-bctIn een artikel in het FD over digitale dementie haalt archiefspecialist Hennekam uit naar DIV medewerkers:

“Juist bij DIV medewerkers gaat het mis. DIV’ers die verantwoordelijk zijn voor het archief zijn bijzonder laag geschoold en veroorzaken allerlei problemen. DIV’ers worden aangestuurd door archiefinspecteurs, maar op hen is de afgelopen jaren bezuinigd. Twaalf jaar geleden waarschuwde ik al voor de wantoestanden die bezuinigingen op archiefinspecteurs met zich mee zouden brengen. DIV’ers moeten onder veel meer toezicht werken dan nu het geval is.”

Een ferme en opvallende uitspraak van Hennekam. Ondanks dat wij deze uitspraak wat ongenuanceerd vinden kunnen we er niet omheen te benadrukken dat de veranderende rol van DIV altijd gepaard zou moeten gaan met bijscholing. Gebeurt dit niet dan kan de archivering goed mis gaan. BCT ziet de moderne DIV’er als informatiemakelaar die ervoor zorgt dat de organisatie kritische informatie op het juiste moment beschikbaar heeft om besluiten te nemen of verantwoording af te leggen. Een belangrijke nieuwe rol dus waarbij het van cruciaal belang is dat DIV’ers hier de juiste opleiding voor krijgen zodat kritische informatie niet verloren gaat.

 

Tip 5: Denk ook na over minder voor de hand liggende informatiebronnen

digitaliseren-email-5-tips-kritische-informatie-blog-bctDenk kritisch na over welke bronnen archiefwaardige informatie bevatten. Zo worden afdelingsschijven en e-mails vaak niet als archiefmateriaal gezien terwijl beiden wel vaak cruciale informatie bevatten die niet in andere bronsystemen aanwezig zijn. Natuurlijk bevatten e-mails ook veel informatie die niet relevant is voor archivering, maar wist u dat e-mail automatisch geclassificeerd kunnen worden op basis van inhoud om heel veel werk te besparen?

Naast e-mail kunt u ook denken aan uw website. Ook hier staat vaak informatie op die niet te vinden is in andere systemen. Wat gebeurt er met deze informatie als deze wordt verwijderd op de website zelf? Ook websites kunnen tegenwoordig gearchiveerd worden met slimme IT-oplossingen.