Download case

5 redenen waarom je server gebaseerd zou moeten digitaliseren


12 mei 2011 / digitaliseren document capture software blog

Hoewel de digitaliseringsslag bij de meeste organisaties al redelijk wat jaren geleden is ingezet, hebben veel organisaties nog te maken met papieren documenten die gedigitaliseerd moeten worden. De redenen hiervoor lopen uiteen: omdat een bestaand archief gedigitaliseerd moet worden, omdat documenten nog steeds op papier de organisatie binnenkomen, of omdat bepaalde interne processen niet (volledig) gedigitaliseerd zijn. Denk bijvoorbeeld aan het ontbreken van een rechtsgeldige digitale handtekening.

 

Je wilt natuurlijk dat het digitaliseringsproces zo kwalitatief en efficiënt mogelijk verloopt. Het digitaliseren, oftewel capture, is altijd een arbeidsintensief proces, dus iedere slag die gemaakt kan worden is er één. Server gebaseerde software helpt u om meerdere slagen in één keer te maken. Het biedt diverse voordelen ten opzichte van lokaal geïnstalleerde digitaliseringssoftware. In dit artikel licht ik toe waarom.

 

1. Efficiënter werken: scannen en valideren zijn gescheiden processen

gescheiden proces - sbc - BCTBij het digitaliseren van grote hoeveelheden documenten wordt er vrijwel altijd in batches gescand. Hierbij geeft een scheidingsblad of barcode aan waar nieuwe documenten beginnen.

Wanneer de digitaliseringssoftware lokaal geïnstalleerd is op een computer van een gebruiker dan is het scanproces (het feitelijke scannen) en het validatieproces (controle op o.a. documentscheiding, paginavolgorde, paginarotatie, herkende gegevens/data) onlosmakelijk met elkaar verbonden. Dit betekent dat bij het scannen van iedere batch het validatieproces volgt. Dit is niet efficiënt omdat er iedere keer gewisseld moet worden van werkzaamheden. En daar komt bij dat het scannen en valideren altijd door dezelfde persoon gedaan moet worden, wat wellicht niet gewenst is.

 

Wanneer je werkt met server gebaseerde digitaliseringssoftware dan zijn deze twee processen gescheiden. Het scannen kan in alle rust en zonder afleiding plaatsvinden en het valideren van de gedigitaliseerde documenten kan plaatsvinden op een ander tijdstip, op een andere computer en zelfs door een ander persoon.

 

2. Plaats en apparaat onafhankelijk werken

Bij lokaal geïnstalleerde software zit u vast aan één bepaalde computer waarop de software is geïnstalleerd. Dit is niet het geval bij server gebaseerde software. Om deze reden kan het digitaliseren plaatsvinden op iedere computer. De software draait op de server, niet op de lokale machine. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk voor thuiswerkers om thuis de validatiewerkzaamheden uit te voeren.

 

3. Kostenbesparing op computers

kostenbesparing - SBC - BCTVooral het validatieproces kost nogal wat rekenwerk van de computer. Daarom is het nodig om bij lokaal geïnstalleerde software te werken met zogenaamde ‘fat clients’.Dit zijn computers die in staat zijn om het benodigde calculatiewerk op de computer zelf uit te voeren.

Bij server gebaseerde software kan er met zogenaamde ‘thin clients’ worden gewerkt. Deze computers zijn minder zwaar en dus goedkoper en maken gebruik van de rekenkracht van de centrale server. Het is hierbij mogelijk om met virtuele omgevingen te werken zoals Citrix of VDI.

 

4. Kostenbesparing op scanners

Bij lokaal geïnstalleerde digitaliseringssoftware heeft iedere gebruiker die validatiewerkzaamheden uitvoert een scanner nodig, want deze processen zijn in die situatie onlosmakelijk met elkaar verbonden. Werk je met een centrale server dan is dit niet meer nodig. Het is dan mogelijk om met één scanner te werken en vervolgens met meerdere gebruikers de documenten te valideren.

 

5. Centraal onderhoud & beheer van de software

Lokaal geïnstalleerde software moet op de computer van de gebruiker onderhouden en beheerd worden. Natuurlijk kan dit meestal ‘op afstand’ gebeuren, maar het blijft een arbeidsintensief proces.

Het is daarom veel efficiënter om de software centraal te beheren en onderhouden op de server. Denk bijvoorbeeld aan het uitvoeren van updates, het maken van back-ups en het managen van gebruikers.

 

Conclusie

Zijn er dan ook nadelen vraag je je wellicht af? Ik kan er eigenlijk geen bedenken. Uiteraard moet er een geschikte server beschikbaar zijn. Is die er niet dan moet deze aangeschaft worden. Maar is dit een nadeel als je je bedenkt dat er vervolgens bespaard wordt op: computer hardware en scanners? En dat het digitaliseringsproces en beheer van de software een stuk efficiënter verloopt via een server? Ik denk dat de investering van een eventuele server snel terugverdiend is. Dus ik zeg: waar wacht je nog op?

Op weg naar een papierloos kantoor

 

DOWNLOAD WHITE PAPER