Download case

4 redenen om contracten digitaal te beheren


In het vorige artikel heb ik u uitgelegd wat de valkuilen zijn van een gebrek aan een degelijk contractregister. Wanneer we alle contracten vastleggen in een digitaal contractregister dan zijn deze gevaren afgewend. Mooi! Nu gaan we met deze informatie aan te slag. We gaan contracten actief beheren. Hieronder verstaan we het proactief inspelen op belangrijke mijlpalen van het contract, zoals de einddatum of de uiterlijke opzegdatum. In dit artikel daarom 4 redenen om contracten digitaal te beheren.

 

1. Contracten lopen niet onopgemerkt door

Mensen die zitten te springen om een nieuwe mobiele telefoon weten vaak wel wanneer hun mobiele abonnement eindigt en ze een nieuw toestel kunnen bestellen. Maar vraag deze mensen eens wanneer het contract met hun energieleverancier eindigt en je krijgt niet altijd een antwoord. In organisaties is dit niet anders. Belangrijke contracten staan scherp op het netvlies en worden nauwlettend in de gaten gehouden, maar de rest? Toch kunnen ook deze niet-zo-belangrijke contracten een hoop kosten met zich mee brengen, zeker als ze ten onrechte worden verlengd.

Met digitaal contractbeheer worden alle contracten even nauwlettend in de gaten gehouden en voorkomt u dat de einddatum onopgemerkt verstrijkt. Deze monitoring wordt mogelijk gemaakt omdat bij ieder contract digitaal wordt vastgelegd wat de begin- en einddatum is van het contract en wat de opzegtermijn is. Op deze manier is de applicatie in staat om tijdig (voordat de opzegtermijn verstrijkt) een signaal te geven aan een of meerdere personen, dat het contract aandacht vereist.

 

2. Het verlengen van een contract is een bewuste beslissing

bewuste-beslissingAls u bij ieder contract tijdig een reminder ontvangt van een naderend contracteinde of opzegdatum, wordt iedere verlenging of opzegging een bewuste beslissing. U zit niet meer met een leverancier aan tafel waar u eigenlijk al een jaar geleden afscheid van wilde nemen. U kunt op tijd informatie verzamelen en een weloverwogen beslissing nemen die ook weer wordt vastgelegd in het systeem. Zo kunt u ook bij een volgend beslismoment putten uit de informatie van voorgaande jaren. Hierdoor ontstaan er meer ruimte voor strategisch leveranciersmanagement. U heeft meer tijd en inzicht om uzelf te richten op de meest effectieve en efficiënte inkoop. Denk hierbij aan het bewaken van de stipheid, kwaliteit en betrouwbaarheid van uw leveranciers.

 

3. Eigen verantwoordelijkheid bij vakafdelingen

Doordat het systeem de aandacht voor het naderend contracteinde borgt, kan de beslissing voor het wel of niet verlengen rechtstreeks bij de vakafdeling worden gelegd. Een gebruiksvriendelijk contractbeheersysteem stuurt tijdig een reminder en ondersteunt de eindgebruiker bij het beslissingsproces door duidelijk aan te geven wat er wordt verwacht.

Ook kan een contractbeheersysteem de eindgebruiker ondersteunen door sjabloonbrieven voor opzeggingen op te stellen. De teksten voor deze brieven kunnen met behulp van een jurist opgesteld worden, waardoor ook het correcte juridische taalgebruik kan worden gewaarborgd. Dit voorkomt juridische problemen bij opzeggingen en zorgt voor consistentie in communicatie over contracten.

4. Regie bij inkoopspecialisten

de regieMeer inhoudelijke verantwoordelijkheid bij de vakafdeling betekent meer tijd voor de inkoopspecialisten in uw organisatie voor de zaken waar het echt om draait: advies en begeleiding op het gebied van complexe inkoopvraagstukken, aanbestedingen en inkoopbeleid. Voor alle complexe overeenkomsten kan de inkoopspecialist de regie voeren, want hij/zij hoeft zich niet meer bezig te houden met de 'rechttoe rechtaan' contracten. Die verantwoordelijkheid ligt immers bij de vakafdeling. Kortom: alle professionals worden in hun kracht gezet!

 

Verder lezen?

In ons artikel Wat is contractmanagement? leest u alles wat er komt kijken bij contractmanagement, maar nog belangrijker: wat contractmanagement uw organisatie kan brengen!

 

AVG & Verwerkersovereenkomsten

De maand mei 2018 stond veelal in het teken van de AVG, er veranderden een aantal cruciale zaken op het gebied van gegevensbescherming. Lees meer over verwerkersovereenkomsten en waar u rekening mee dient te houden.

In 3 stappen naar optimaal contractbeheer? Download dan deze brochure in pdf formaat.


DOWNLOAD BROCHURE