Als je het onderwerp platslaat, dan wil eigenlijk iedere organisatie dezelfde drie dingen op het gebied van digitaal factureren: zo min mogelijk tijd eraan besteden, foutloos werken en kosten besparen. En die eerste twee hebben meestal nog met die laatste te maken ook nog.
De doelstellingen zijn dus vrij duidelijk. Maar toch gaat er in de uitvoering om dit te bereiken nog heel wat fout. Eén (schrale) troost: Heb je één van onderstaande vergissingen gemaakt? Je bent zeker niet alleen…
In dit artikel de eerste #5 veelgemaakte vergissingen op het gebied van digitaal factureren. De laatste #5 vergissingen lees je in deel 2 van deze blogserie.
Kanttekening
Bij de ‘vergissingen’ in dit artikel wil ik graag de volgende kanttekening plaatsen: technologie gaat vooruit. Sterker nog, technologie gaat ieder jaar sneller vooruit! Zo snel zelfs dat Prof. Jan Rotmans spreekt over een verandering van tijdperk i.p.v. een tijdperk van verandering.
Dat betekent dat voor meerdere ‘vergissingen’ in dit artikel geldt dat ze wellicht ooit (misschien niet eens zo heel lang geleden) de beste of meest logische keuze waren. Echter in perspectief van het jaar 2017 zijn het wel degelijk vergissingen. Want in deze disruptieve tijden betekent stilstand achteruitgang!
De vergissingen per categorie
De vergissingen in dit artikel kunnen verdeeld worden over de volgende categorieën:
In dit artikel
Verwerken van papieren- en pdf-facturen (capture)
Vergissing #1: Verborgen kosten over het hoofd zien
Vergissing #2: Niet op de hoogte zijn van innovatie in capture-technologie
Vergissing #3: Digitaliseren lokaal aanpakken
Document- & procesmanagement
Vergissing #4: Afwezigheid van een efficiënt accorderingsproces
Vergissing #5: Ontbreken van een centraal DMS
In artikel 2
E-factureren
Vergissing #6: De e-factuur niet op waarde schatten
Vergissing #7: Wachten op één standaard voor e-factureren
Vergissing #8: Nalaten om de dialoog aan te gaan met leveranciers over e-factureren
Sturen op cijfers
Vergissing #9: Verzuimen om data te analyseren
Purchase to pay cyclus
Vergissing #10: Factuurverwerking zien als losstaand proces
Vergissing #1: Verborgen kosten over het hoofd zien
Wanneer facturen handmatig (of semi-handmatig) worden verwerkt dan zijn de kosten die hiermee verband houden niet altijd even zichtbaar. Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat de optelsom van deze kosten stevig in de papieren loopt.
Het gaat hier om onnodige, (semi)handmatige werkzaamheden die ontstaan uit processen die helemaal niet, of slechts gedeeltelijk, digitaal zijn. Want wat blijkt: de meeste organisaties zijn bezig met digitaliseren, maar er zijn maar weinig organisaties waarbij processen volledig digitaal zijn. Zo blijkt uit onderzoek van AIIM.
Op de vraag “Hoe zou u uw kantoor beschrijven” antwoordde maar liefst 35% van de respondenten met:
“pdf-facturen worden geprint voordat ze worden verwerkt”
Het gaat hier dus zelfs over facturen die ‘digital born’ zijn zoals dat zo mooi wordt genoemd. Ze zijn door de leverancier gecreëerd als pdf-bestand en hebben dus nooit op papier gestaan. Totdat ze alsnog aan de kant van de ontvanger worden geprint dus… Zonde toch?
En waarom? In enkele gevallen is dit omdat sommige mensen nog prefereren om iets op papier te lezen, vaak uit gewoonte. Maar veel vaker is de oorzaak dat een deel van het proces niet digitaal is (hoe klein dat gedeelte ook is). Binnen het factuurproces is het meer dan eens het accorderingsstuk, dat niet gedigitaliseerd blijkt te zijn.
Het mag duidelijk zijn: de meeste verborgen kosten worden veroorzaakt omdat handmatige werkzaamheden de tijd opslokken van -vaak duur betaalde- medewerkers die hun tijd beter anders kunnen (en willen!) besteden.
Om je een idee te geven van het handmatig werk dat gemakkelijk vermeden kan worden:
- Handmatig identificeren en sorteren van facturen
- Handmatig routeren van facturen door de organisatie om een fiat te verkrijgen
- Handmatig invoeren van data in het financieel- of ERP-pakket
- Handmatig archiveren van facturen
Vergissing #2: Niet op de hoogte zijn van innovatie in capture-technologie
Nagenoeg alle organisaties die te maken hebben met grote hoeveelheden te verwerken facturen, hebben een vorm van digitalisering software in huis waarmee de facturen in bulkvorm worden gedigitaliseerd. Deze software wordt ook wel document capture software genoemd.
So far, so good, maar wat vervolgens te vaak vergeten wordt, is dat capture-technologie (en alles wat daarmee samenhangt) niet bepaald stilstaat. Capture gaat niet alleen over efficiënt digitaliseren, want dan zouden we het wel scannen noemen. Het gaat ook over het capturen, dus -vangen- van informatie binnen documenten. En juist daar zitten de meeste innovatieontwikkelingen en kansen! Wat ook vaak vergeten wordt, is dat capture net zo goed voor digitale documenten ingezet kan worden. In het geval van facturen gaat het dan om pdf-facturen, Word-facturen, JPG-facturen etc.
Het automatisch classificeren van een document
Wat voor soort factuur is het? Bij welke business unit, afdeling of administratie hoort deze factuur? Met classificatie kan een factuur automatisch in een specifiek proces worden opgenomen. Of nog beter: facturen kunnen centraal, samen met alle andere inkomende documenten, in bulk gescand worden (zie ook vergissing #3). Met behulp van classificatie worden de facturen vervolgens herkend en in het factuurproces opgenomen. Het classificeren van documenten wordt steeds accurater, waardoor er steeds minder handmatig werk nodig is.
Het automatisch herkennen van informatie
Het automatisch verwerken van fysieke en pdf-facturen is in grote mate afhankelijk van het herkennen van informatie op de factuur. Ook deze technologie wordt steeds slimmer en nauwkeuriger waardoor een steeds hoger percentage van de facturen geheel automatisch kunnen worden verwerkt.
Het automatisch valideren van herkende informatie
De data die uit een factuur “getrokken” wordt, kan daarna gevalideerd worden om de hoogst mogelijke graad van accuraatheid te bereiken. Denk aan een IBAN-nummer dat tegen een databank gehouden wordt, maar ook bijvoorbeeld aan een postcode, emailadres of telefoonnummer die gecheckt kunnen worden op een juiste waarde.
Mogelijkheden voor eindgebruikers om de software te trainen
Wanneer medewerkers de software zelf kunnen trainen om factuurdata te herkennen, is de mate van zelfredzaamheid hoger. Je hebt dan tenslotte de leverancier hier niet meer voor nodig. Het gaat hier natuurlijk niet om alle facturen, maar juist om de uitzonderingen die naar boven komen wanneer de implementatie van de software al lang en breed is afgerond.
De snelheid van verwerking
Zeker wanneer capture-software lokaal draait op een werkplek, is het belangrijk dat facturen snel verwerkt worden. De medewerker moet anders letterlijk wachten totdat de computer klaar is met rekenen. Om deze reden wordt steeds vaker server gebaseerde software ingezet (zie vergissing #3).
Vergissing #3: Digitaliseren van papieren facturen lokaal aanpakken
Met het ‘lokaal aanpakken’ van digitaliseren bedoel ik twee dingen:
- Digitaliseren per afdeling/business unit/administratie/vestiging etc.
- Het digitaliseringsproces lokaal uitvoeren op de PC van één of meerdere eindgebruikers
Digitaliseren per afdeling/BU/administratie/vestiging
Iedere organisatie kent afdelingen en voor de grotere organisaties geldt zelfs dat ze meestal ingedeeld zijn in verschillende onderdelen. Deze onderdelen hebben ieder hun eigen werkzaamheden en processen en in sommige gevallen zelfs hun eigen cultuur.
Deze onderdelen zijn bijna mini-organisaties en het gevolg is dat processen -zoals het digitaliseringsproces- lokaal worden aangepakt. Maar is dit ook het meest efficiënt? Zelden! Digitaliseren kan het beste centraal en helemaal aan de voorkant plaatsvinden: daar waar de facturen binnenkomen in de organisatie.
Er bestaan uiteraard argumenten om dit proces wel lokaal aan te pakken. Eén van die argumenten is dat dit sneller geïmplementeerd is. Eén afdeling digitaliseren is sneller dan wanneer dit proces organisatie breed wordt aangepakt.
Natuurlijk moet je gevoelig zijn voor dit soort argumenten want een snelle implementatie is ook heel wat waard. Maar zie het dan niet als het eindresultaat, maar als een tussenresultaat. Want gecentraliseerd digitaliseren, op de plek waar de post binnenkomt, is veruit het meest efficiënt. Op deze manier hoeven documenten niet eerst een reis te maken door de organisatie om vervolgens alsnog gedigitaliseerd te worden. Daarnaast kunnen documenten in grote hoeveelheden tegelijk gedigitaliseerd worden door personen die hier vaardig in zijn. Classificatie-technologie, zoals hierboven beschreven helpt dan om de facturen automatisch uit te sorteren en op te nemen in het juiste proces.
Het digitaliseringsproces uitvoeren op een lokale PC
Capture software kan zijn werk doen op de lokale computer van medewerkers, maar dit heeft verschillende nadelen ten opzichte van wanneer dit gebeurt op een centrale server. Je leest hier meer over in het artikel 5 redenen waarom je server gebaseerd zou moeten digitaliseren.
Vergissing #4: Afwezigheid van een efficiënt accorderingsproces
Facturen moeten geaccordeerd worden door de juiste persoon (of vaak personen) om deze vrij te kunnen zetten voor betaling. Hoe groter de organisatie is, hoe gecompliceerder dit proces kan zijn. Grote organisaties hebben te maken met verschillende geld- en factuurstromen, onderdelen etc.
Het gevolg is dat in dit gedeelte van het proces de factuur alsnog wordt geprint en door de organisatie wordt gesjouwd. Hier ontstaat tevens het grootste risico op het blijven liggen, of zelfs zoekraken van een factuur. Het handmatig distribueren van de facturen via e-mail is niet heel veel beter. Ook hier ontstaat een risico dat de factuur in de mailbox blijft hangen.
In een efficiënt factuurproces is ook het accorderingsgedeelte volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd. In een workflow kan er geen misverstand bestaan over wie welke factuur wanneer moet accorderen. Bovendien houdt de software een logboek bij en kan er dus gestuurd worden op het tijdig accorderen van facturen.
Dus samenvattend: wanneer je dit gedeelte op een gedegen manier digitaliseert, bespaar je veel mensen werk en worden facturen sneller betaald. Veel leveranciers zijn bereid om hier een factuurkorting tegenover te stellen. Daarnaast raken facturen niet meer zoek en kun je op persoonsniveau meten hoe lang facturen blijven liggen.
Vergissing #5: Ontbreken van een centraal DMS
Financiële processen hebben één ding gemeen. Of het nu gaat om debiteurenbeheer, crediteurenbeheer, de maandafsluiting, inkoop of leveranciersmanagement. Al deze processen zijn document intensieve processen. Wanneer de documenten (dus de informatie) van al deze processen niet centraal geborgd worden, ontstaat er digitale dementie.
Het centraal borgen van documenten in een document management systeem heeft de volgende voordelen:
- Alle informatie, uit meerdere systemen, is op één plek beschikbaar.
- Documenten zijn 24/7 beschikbaar (any time, any place).
- Informatie wordt duurzaam geborgd <link> zodat het beschikbaar blijft in de toekomst.
- De beveiliging kan worden afgedekt.
- Processen kunnen worden gekoppeld, zoals factuuraccordering.
- Eenvoudiger voldoen aan wet- en regelgeving zoals de privacywetgeving (WBP/AVG).
Conclusie
Ik hoop dat ik je met deze eerste 5 vergissingen een beetje aan het denken heb kunnen zetten. Voel je vooral niet schuldig wanneer je één (of meerdere) van deze vergissingen hebt begaan, want zoals ik ook al in de kanttekening van dit artikel schreef: innovatie gaat steeds sneller en hiermee kan een goede keuze van gisteren, - bij wijze van spreken - vandaag alweer een vergissing zijn. Natuurlijk hoef je (en moet je) niet iedere trend of ontwikkeling te volgen, maar een afwachtende houding is in de meeste gevallen zeker geen goed idee!
In deel twee van deze blogserie behandel ik de laatste #5 vergissingen op het gebied van:
- E-factureren: de heilige graal van digitaal factureren
- Sturen op cijfers: KPI rapportage & analyse
- Purchase to pay: de cyclus van aanbesteding tot betaling
Automatisch op de hoogte gehouden worden van nieuwe artikelen? Schrijf jezelf dan in voor onze maandelijkse nieuwsbrief.
