„Ich brauch‘ einen Kaffee!“, ruft Silke erschöpft. Dabei hat das neue Jahr gerade erst begonnen. Und schon stapeln sich die Eingangsrechnungen auf ihrem Schreibtisch. Sich streckend und gähnend, klagt sie ihrer Kollegin Gerda ihr Leid. „Von wegen Digitalisierung – der Alte soll es erstmal schaffen, dass wir die Rechnungen digital bekommen! Aber an uns einfache Angestellte denkt ja niemand.“ Dabei ist Silke eigentlich kein Gegner dieser Digitalisierung.
Mit einer großen Tasse Kaffee eilt sie zurück zu ihrem Arbeitsplatz. Silke ist 44 und arbeitet in der Buchhaltung eines mittelständischen deutschen Unternehmens, das sich auf die Produktion von Kleinteilen für Fahrzeugarmaturen spezialisiert hat. Dort ist sie zuständig für die Kreditorenbuchhaltung, also vor allem auch für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die das Unternehmen von seinen Lieferanten erhält. Und das ist eine ganze Menge, vor allem in so einer produktionsintensiven Zeit.
Ihr Chef ist beliebt, aber ein ständig gehetzter Workaholic. Das Thema Digitalisierung hat er, wie er oft in Mitarbeiterversammlungen bekundet, natürlich im Griff. Aber man müsse erstmal eine Strategie finden, wie und wo man anfangen könne.
Silke nippt an ihrem heißen Kaffee und reibt sich die Schläfen. „Am besten auf meinem Schreibtisch“, murmelt sie in ihre Tasse. Digitalisierung bedeutet für Silke zunächst etwas ganz Simples, nämlich die Optimierung des Posteingangs und das Scannen der größtenteils noch auf Papier in das Unternehmen gelangenden Eingangsrechnungen. Erst dann können diese auf dem Unternehmensserver digital abgespeichert werden. Viel nerviger ist für Silke aber der Schritt davor: Jede Eingangsrechnung muss zuvor noch unständig manuell geprüft, kontrolliert und mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen werden. Erst dann kann sie die Rechnungselemente in das ERP übertragen. Automatische Rechnungsverarbeitung ist für das Unternehmen also noch in weiter Ferne.
Was Silke in ihrer Eile und ihrem Arbeitsdruck übersehen hat? Die Möglichkeiten sind vielfältig. Eine Unachtsamkeit inkl. Zahlendreher hier, ein Mal den Gesamtbetrag da nicht genau kontrolliert – fertig ist der Fehler, der sich beginnend bei der Eingangsrechnungsverarbeitung durch das ganze Unternehmen zieht.
Zuviel bezahlt und niemand weiß wieso. Lieferant Elasto hat bei der Erstellung seiner Ausgangsrechnungen für Silkes Arbeitgeber den Fehler selbst nie festgestellt und seit Monaten den Fehler stillschweigend „durchgezogen“. Es kommt wie es kommen muss: Eines Tages eilt Silke ins Büro und ihr Chef steht bereits vor ihrem Schreibtisch. „Ich habe eben mit Herrn Meier von unserem Lieferanten Elasto telefoniert. Kannst du mir bitte mal erklären, warum wir denen seit sechs Monaten ständig zu viel Geld überweisen?“ Silke geht in den Defensivmodus: „Nein, auf Anhieb nicht. Aber Chef, ich habe hier dermaßen viel um die Ohren – das passiert dann eben. Tut mir echt leid. Wenn Sie wüssten, was ich hier alles leisten muss!“
Ihr Chef läuft hochrot an und will gerade zu einer Antwort ansetzen – da kommt Silkes Kollegin Gerda hinzu: „Chef, ich hab‘ da eine Idee. Sie reden doch immer von Digitalisierung und davon, dass wir Mitarbeiter ihnen wichtig sind. Mein Mann arbeitet bei einem Softwareunternehmen, der weiß da etwas…“
Und die Moral von der Geschicht‘…
Silke und ihre Situation sind ein Beispiel dafür, wie es in vielen deutschen Unternehmen vorkommen könnte und auch tatsächlich vorkommt. Rund 32 Milliarden Rechnungen werden pro Jahr ausgetauscht; laut Digital Office Index des Bitkom empfangen auch nur 7 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen ausschließlich digital. Wie es mit Silkes Situation weiterging? Keine Angst, diese Geschichte hat ein Happy End. Gerdas Mann arbeitet bei einem Spezialisten für digitale Dokumentenerfassung. Dieses Unternehmen verfügt über eine Software für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Positionszeilenerkennung. Wie das funktioniert? Einfach weiterlesen!
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Positionszeilenerkennung
Rechnungen enthalten Informationen, die zu ihrer Bearbeitung im Finanzbuchhaltungssystem oder in einer ERP-Software benötigt werden. Liegen die zu verarbeitenden Eingangsrechnungen noch in Papierform vor, müssen sie zunächst digitalisiert werden. Die auf diesem Weg digitalisierten Dokumente werden dann, ebenso wie bereits digital vorhandene Belege in der Capture-Software verarbeitet. Dazu werden typische Rechnungselemente wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttopreis, Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer-ID, IBAN oder ganz einfach der Begriff „Rechnung“ mittels OCR-Erkennung ausgelesen.
Das Besondere: Einmalig pro Lieferant eingerichtet, erkennt die Software nicht nur diese Elemente, sondern auch die Positionszeilen der Eingangsrechnung. Die ausgelesenen Bestandteile müssen dann anschließend nicht manuell in ein ERP-System oder eine FiBu-Lösung eingegeben werden, sondern werden aus dem Dokument extrahiert und vollautomatisch (oder nach Wunsch auch manuell) als XML-Dateien übertragen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Nicht nur die Extraktion, d. h. das „Herausholen“ und Übertragen von Rechnungselementen an ein Folgesystem, ist auf manuellem Weg hochgradig umständlich. Auch das Überprüfen von Eingangsrechnungen ist – wie Silkes Beispiel zeigt – zeitraubend und fehleranfällig zugleich. Eine Capture-Software mit Positionszeilenerkennung schafft hier spürbar Entlastung: Indem sie dem Benutzer Validierungsmöglichkeiten beispielsweise zur korrekten Berechnung des Netto-Gesamtbetrags oder der Gesamtpreis aus Menge und Einzelpreis bei jeder Rechnungsposition bietet, macht sie den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung schneller und einfacher.
Gibt es eine Abweichung, beispielsweise durch einen Preisunterschied bei Bestellung und Rechnung, wird es Silke (bzw. dem Benutzer) sofort dargestellt und kann überprüft und korrigiert werden. Diese Verifizierung ist aber kein Muss. Mit Hilfe der automatischen Validierung und Fehlererkennung werden Fehler erheblich reduziert. Vordefinierte Regeln überprüfen einzelne Felder innerhalb der Eingangsrechnung auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit. Auf diese Weise lassen sich Verarbeitungs-und Übertragungsfehler, beispielsweise eine unvollständige IBAN in einer Rechnung, weitestgehend vermeiden.
Mit der selbstlernenden und trainierbaren Wissensdatenbank wird das System zudem immer intelligenter. Im nächsten Schritt werden dann die Angaben überprüft und eventuell falsche Daten korrigiert, sodass Rechnungsinformationen korrekt an ein Folgesystem übergeben und dort vollständig verarbeitet werden können.
Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung sorgt für weniger Fehler, höhere Produktivität und deutlich zufriedenere Nutzer. Moderne Rechnungsverarbeitung mit Positionszeilenerkennung – eine Lösung, die auch Silke und ihren Chef gleichermaßen zufriedengestellt hat. Und wann denken Sie darüber nach? Ihre Kunden tun es schon!
