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Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung: Wo wir stehen und wie es weitergeht


2018 veranstaltet der Digitalverband Bitkom mit der Smart Country Convention unter der Schirmherrschaft des Bundesinnenministeriums erstmals einen eigenen Fachkongress zur digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung. Das zeigt: die progressive Digitalisierung, eine zunehmende Urbanisierung und andere Megatrends haben umfangreiche Auswirkungen auf Städte, ihre Verwaltung, Infrastruktur und Wirtschaft. Was schon länger vermutet wurde, wird natürlich nicht erst jetzt deutlich: die Digitalisierung ist längst auch im öffentlichen Sektor angekommen.

 

Wo stehen wir heute bei der Umsetzung der digitalen Verwaltung in Deutschland?

Digitale Verwaltung BürgerAnträge, Genehmigungen, Protokolle – in Behörden ist der Berg zu bearbeitender Dokumente, Vorgänge und Einzelanfragen enorm groß. Hinzu kommen oftmals veraltete, nicht benutzerfreundliche Systeme und träge, undurchsichtige Prozesse. Doch wie ist diese Informationsflut zu bewältigen? Wie müssen Informationen aufbereitet werden, um sie möglichst gewinnbringend für Gemeindemitarbeiter und Bürger verfügbar und nutzbar zu machen? Der moderne Bürger, der mittels Smartphone durch sein Leben geht und dem schnelle, digitale und transparente Services nicht fremd sind, erwartet heute vor allem auch die Digitalisierung in Behörden.

 

Gerade daran hakt es jedoch aktuell in Deutschland. Beim Thema „Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung“ liegen wir im europäischen Vergleich mittlerweile meilenweit zurück. Dänemark etwa grüßt als europäischer Musterschüler bereits relativ deutlich von der Spitze. Ein Erfolgsfaktor ist hier unter anderem der gleiche Stellenwert von papierbasierten und elektronischen Dokumenten, was durch die höhere „Bequemlichkeit“ und Einfachheit natürlich ein klares Plus für die digitale Kommunikation von Bürger und Behörde bedeutet. Hinzu kommen auch weitere Vorteile wie eine einheitliche digitale Bürgeridentität und andere benutzerfreundliche digitale Services. Alles konsequent geplant und national übergreifend umgesetzt.

 

Digitales Mittelmaß im öffentlichen Sektor: woran liegt’s?

Das Beispiel Dänemarks zeigt deutlich, wo in Deutschland der Schuh drückt. Nehmen wir etwa den Personalausweis (nPA). Eigentlich ein Schritt in die richtige Richtung: viele gute elektronische Funktionen und viele Abläufe können durch die vereinfachte Authentifizierung beschleunigt werden. Aber: Der Bürger muss zuerst ein Lesegerät selber kaufen. Das mag simpel klingen, ist aber – bedenkt man, dass Nutzen das neue Besitzen ist – bereits eine Hürde.

 

digitale VerwaltungDie Digitalisierung verändert im Allgemeinen ohnehin die Art und Weise, wie Bürger Sachverhalte wahrnehmen und mit ihnen interagieren. Das betrifft also auch die Interaktion von Bürger und Behörde. Bürger erwarten höchste Nutzerfreundlichkeit, simple Anwendbarkeit digitaler Dienstleistungen und weitreichende Transparenz. Bürger fragen sich immer häufiger auch, wie sicher die Daten sind, die sie ihrer Behörde online zur Verfügung stellen, da diese ja in der Regel auch mit Unternehmen zusammenarbeitet.

 

Verursacht durch Datenmissbrauch-Skandale, wie in jüngerer Vergangenheit bei einschlägigen globalen Plattformen bereits passiert, erwarten Bürger generell ein hohes Sicherheitsniveau. Insbesondere fürchten sie laut E-Government Monitor 2017, dass persönliche Daten bei der Übertragung unzureichend geschützt oder gestohlen werden könnten.

 

Betrachtet man die andere Seite – die der Behörde – kommen laut E-Government Monitor noch weitere Hauptbarrieren für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung (und damit auch für die Nutzung von E-Government) hinzu, etwa mangelnde Durchgängigkeit und fehlendes Wissen über mögliche Online-Angebote.

 

Fehlendes Wissen ist ohnehin ein Faktor, der die Digitalisierung von Behörden nach wie vor lähmt. In vielen öffentlichen Verwaltungen fehlen „Digital Natives“, die sich mit der neuen digitalen Welt auskennen, was gerade bei älteren Generationen häufig zu „digitaler Angst“ führt. Erschwerend hinzu kommt die Tatsache, dass es im öffentlichen Sektor – anders als in der Unternehmenswelt – meist keinen Chief Digital Officer gibt, der als „digitaler Vordenker“ und kommunaler Experte vorangehen und die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung entscheidend vorantreiben kann. Oft bleiben solche Themen bei Mandatsträgern hängen, die schon alleine aufgrund der durch Wahlperioden begrenzten demokratischen Legitimation nicht immer langfristig denken.

 

Wozu ist die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung gut?

Unsere europäischen Nachbarn zeigen, was die Digitalisierung von Behörden bewirken kann. Zum einen wird eine gezielte Automatisierung und Standardisierung der Informationsverwaltung und der internen Arbeitsabläufe möglich. Indem Behörden digitale Arbeitsumgebungen innovativer und angenehmer gestalten, ermöglichen sie bessere Informationsflüsse. Verklausulierte Bürokratie wird abgebaut und die Arbeitsbedingungen für die Verwaltung und die Gemeinderäte verbessert.

 

Zum anderen bringt die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung auch zahlreiche Vorteile für den Bürger mit sich. Er kann Behördenformalitäten auf digitalem Weg einfach und ohne lange Wartezeiten beim Amt erledigen; die Stadtverwaltung kann den Bürger über eine Digital-City-Plattform in Echtzeit informieren und dadurch eine Nähe zum Bürger schaffen. Durch die digitale Kommunikation und Interaktion wird der Bürgerservice spürbar optimiert und der Bürger direkt eingebunden, resultierend in einer aktiveren Teilhabe und Mitgestaltung.

 

Fazit

Aktuelle Entwicklungen zeigen: Bei der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung geht es zwar voran, jedoch sind mehr Geschwindigkeit, Konsequenz und auch Mut erforderlich. Und obwohl Deutschland bereits sehr aktiv in neuste Informationstechnologien investiert, ist auch das Potenzial von E-Government-Diensten längst nicht ausgeschöpft. Erneut lassen sich hier europäische Musterschüler wie Dänemark als Erfolgsbeispiele heranziehen.

Es bleibt zu wünschen, dass die Vorteile für beide Seiten – für Beamte und Bürger – auf Entscheiderebene noch stärker bewusst werden. Denn zunehmend smarter werdende Einwohner, Unternehmen und Einrichtungen benötigen auch eine smart agierende Verwaltung.

 

Städte sind nur dann langfristig erfolgreich, wenn sie ihre Konzepte an den digitalen Wandel anpassen und so eine attraktive kommunale Entwicklung gewährleisten können. Mit Hilfe einer digitalen Informations- und Kommunikationsplattform für Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung ist dies möglich.Mehr Informationen in unserem White Paper "Erfolgreiches eGovernment mit Hilfe von digitalen Plattformen":

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