Download case

Diese Fragen stellen KMU vor der Anschaffung einer Software zur Dokumentenerfassung


Die Zeiten, in denen Input-Management-Software nur zur Digitalisierung von Dokumenten und zum Digitalisieren des Posteingangs verwendet wurde, liegen schon weit hinter uns. Um Geschäftsprobleme zu lösen und Chancen nachhaltig zu nutzen, muss eine solche Software zur Dokumentenerfassung (= Document Capture) noch einiges mehr leisten können. Zum Glück ist dies auch der Fall.

 

IT-Dienstleister und Softwareanbieter haben eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung des Mittelstands. Doch sind sie auch in der Lage, ihren Kunden eine Lösung anzubieten, die den jeweiligen Zielen und technischen Möglichkeiten entspricht? Welche Fragen stellen KMU einem Anbieter, bevor sie in eine Lösung zur digitalen Dokumentenerfassung investieren? In diesem Artikel einige wichtige Fragen, die Ihnen auf Ihrem Weg helfen.

 

Frage #1: Was bringt die Dokumentenerfassung unserem Unternehmen?

ZielNatürlich eine weit gefasste Frage. Aber: Wenn KMU mit einem Lieferanten für Software zur digitalen Dokumentenerfassung sprechen, ist immer gut, die richtigen Antworten parat haben sollte, wenn man Kunden gewinnen und halten möchte. 

 

Verwandte Fragen sind beispielsweise:

  • Welche Chancen bietet uns diese Lösung?
  • An welchen Stellen erleichtert diese Lösung unsere Arbeit?
  • Was ist in Zukunft im Bereich der digitalen Dokumentenerfassung möglich?

Die Fragen nach den Vorteilen liegt natürlich auf der Hand. Arbeitserleichterung, Kostenersparnisse, effizientere Prozesse und weitere Antworten bieten sich an. Nachfolgend als Rechenbeispiel ein kleines Video als Antwort auf Frage 1, dass die manuelle und die digitale Belegverarbeitung gegenüberstellt:

 

 

Die letzte Frage nach der Zukunft der Dokumentenerfassung ist eine gute Möglichkeit, den Lieferanten nach seiner Vision zu diesem Thema zu fragen. Ein exzellenter Start für eine inhaltliche Konversation, die Ihnen die Tür zur Digitalisierung des Mittelstands öffnen kann. 

 

Frage #2: Wo müssen wir womöglich Arbeit investieren?

Wie viel Arbeit investieren?Zusätzliche Arbeit? Eine Lösung zur digitalen Dokumentenerfassung soll einem doch die Arbeit erleichtern? Ja und nein. Natürlich lässt sich mit der elektronischen  Dokumentenerfassung eine enorme Effizienz erzielen. Man sollte sich aber auch im Klaren sein, dass die Implementierung Zeit und Energie der Mitarbeiter im Unternehmen benötigt. Es ist wichtig, dies im Vorfeld zu berücksichtigen. 

 

Die Implementierung einer solchen Lösung zur Digitalisierung von Dokumenten und zum Digitalisieren des Posteingangs kann folgende Punkte beinhalten:

 

Neue Arbeitsprozesse

Arbeitsabläufe zu verändern und neu zu gestalten, bringt immer Arbeit mit sich: Denkarbeit, aber auch in der Ausführung. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in die Änderungen einbezogen werden, denn nichts ist so schwierig wie eine neue Arbeitsweise. Vor allem wenn man nicht weiß, warum diese Änderung notwendig ist.

 

Schulung von Mitarbeitern

Teilweise zusammenhängend mit dem vorherigen Punkt ist das Lernen, mit der neuen Software umzugehen. Natürlich sollte eine Software zur digitalen Dokumentenerfassung so intuitiv wie möglich sein. Aber nichtsdestotrotz ist die Schulung der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Nicht jeder hat eine "natürliche" Affinität zu Software.

 

Bei BCT empfehlen wir die primäre Schulung einer kleinen Gruppe von begeisterten Menschen mit Affinität für Software. Diese Gruppe von Leuten bildet dann den Rest der Endbenutzer aus. Dies funktioniert erfahrungsgemäß gut, da diese Gruppe sofort eine Unterstützung für den Rest des Unternehmens bietet.

 

Das Trainieren der Software

Wenn die automatische Erkennung Teil des Erfassungsprozesses ist, muss die Software in vielen Fällen trainiert werden. Die Software "lernt", wenn beispielsweise ein Bezug zum jeweiligen Einkauf auf einer Rechnung steht. Natürlich dient diese Arbeit einem höheren Zweck - einmal vorgenommen, nimmt das Trainieren dem Benutzer eine Menge Arbeit aus den Händen. Aber es ist wichtig, ein realistisches Bild vom Arbeitsaufwand zu haben. Ein sehr wichtiger Faktor ist hier der Prozentsatz der Dokumente, bei denen die Lösung zur digitalen Dokumenterfassung überhaupt nicht trainiert werden muss. Das sollten Sie mit Ihrem Kunden besprechen.

 

Verwaltung

Die Software muss natürlich verwaltet werden. Nicht jede Document-Capture-Lösung ist gleich einfach zu verwalten. Eine Software, die auf einem zentralen Server ausgeführt wird, hat beispielsweise Vorteile gegenüber einer lokal installierten Lösung. Erstere ist viel einfacher zu verwalten, das macht die IT-Abteilung in der Regel ebenfalls glücklich!

 

Frage #3: Wie genau ist die Erkennung?

Automatische Erkennung bei CaptureDie Erkennung von Informationen in Dokumenten ist eines der Dinge, bei denen eine Software zur digitalen Dokumentenerfassung den größten Nutzen bieten kann. Auf diese Weise können Informationen (Dokumente sind schließlich voll davon!) automatisiert im Unternehmen genutzt werden.

 

Wir unterscheiden vier Aspekte, die erkannt werden können:

 

Text

Dies ist der bekannteste der vier Erkennungsbereiche. Bei der optischen Zeichenerkennung, üblicherweise OCR (optical character recognition) genannt, wird ein gescanntes Bild in Text umgewandelt. Aber es gibt natürlich - je nach Lieferant - eine Fehlerspanne bei der OCR-Texterkennung. Die Größe dieser Spanne ist eine gute Frage, die Sie von einem mittelständischen Unternehmen gestellt bekommen könnten, da es große Unterschiede in der OCR-Technologie gibt.

 

Dokumenttyp und / oder -art

Die Datenklassifizierung stellt sicher, dass der Dokumenttyp oder bzw. -die Dokumentart automatisch von der Erfassungssoftware erkannt wird. Dies kann verschiedenen Zwecken dienen, beispielsweise der automatischen Archivierung von Dokumenten am richtigen Ort oder der automatischen Aufnahme bestimmter Dokumente in einen Arbeitsprozess. Auch hier bestimmt die Qualität der Software, wie genau dieser Prozess ist. Intelligente Software zur digitalen Dokumentenerfassung ist selbstlernend und kann anhand von Beispieldokumenten lernen, bestimmte Dokumenttypen (Rechnung, Bestellung etc.) zu erkennen. Ebenfalls wichtig ist auch die Frage, ob Ihr Kunde die Document-Capture-Software zur digitalen Dokumentenerfassung selbst trainieren kann oder nicht. 

 

Daten

Mit der Datenextraktion sucht die Software zur digitalen Dokumentenerfassung nach bestimmten Daten, die für einen Arbeitsprozess notwendig sind. Diese Daten werden dann aus dem Dokument herausgeholt (extrahiert), um sie in einem digitalen Arbeitsprozess verwenden zu können. Ein gutes Beispiel ist eine PDF-Rechnung, bei der die notwendigen Daten extrahiert werden, um die Rechnung in einer FiBu-Lösung automatisch zu bearbeiten.

 

Ein anderes Beispiel sind (Papier-) Formulare. Auch bei Formularen werden nach dem Scannen die notwendigen Informationen aus dem Dokument extrahiert, die für einen digitalen Prozess benötigt werden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass Formulare häufig auch Auswahl- und Ankreuzkästchen beinhalten. Wenn Ihr Kunde (physische) Formulare erfassen möchte, ist es wichtig, dass die Software dies erkennt und in einen Wert umwandelt, den ein digitaler Prozess verarbeiten kann.

 

Genauso wie bei der Datenklassifikation möchte man auch hier so weit wie möglich durch die Input-Management-Software entlastet werden. Das bedeutet: Ein Höchstmaß an automatischer Erkennung zur Erleichterung des Arbeitsaufwands. Möglicherweise möchten die Endanwender die Software auch für völlig neue Dokumente schulen können, die (noch) nicht vollständig erkannt werden (können). Dies kann bei der digitalen Rechnungsverarbeitung der Fall sein, wenn man einen neuen Lieferanten mit einem vom Standard abweichenden Rechnungsformat hat. Die Daten können dann an einen unvorhersehbaren Ort auf dem Dokument stehen, wodurch die Software die Rechnung nicht zu 100% erkennen kann. Diesen Teil selbst als Endanwender trainieren zu können, ist viel wert.

 

Barcodes

Vielleicht etwas weniger spannend als die anderen drei, aber dennoch nützlich: Eine Software zur digitalen Dokumentenerfassung erkennt auch Barcodes. Das dient in der Regel zwei Zwecken:

 

  1. Trennung digitaler Dokumenten beim Scannen von größeren Massen (bulk scan)
  2. Hinzufügen von Metadaten zum digitalisierten Dokument

Eine Frage, die von einem mittelständischen Unternehmen gestellt werden könnte, ist ob die Software neben Barcodes auch QR-Codes erkennen kann. QR-Codes sind viel genauer als andere Arten von Codes, zudem lassen sich hierin viele Daten speichern.

 

Frage #4: Kann die Software zur Dokumentenerfassung auch digitale Dokumente erfassen?

Digitale DatenBeim Thema Dokumentenerfassung denken die meisten Menschen an das Erfassen von Papierdokumenten. De facto erfreut sich Papier als Medium schließlich nach wie vor einer großen Beliebtheit.

Die Menge der zu verarbeitenden digitalen Dokumente steigt heute jedoch ebenfalls zunehmend. Das gilt auch für die Anzahl der Kanäle, in denen die digitalen Informationen in die Unternehmen gelangen. Denken Sie an E-Formulare, aber auch an WhatsApp, das von immer mehr Unternehmen als Kommunikationsmedium genutzt wird und mit dem sich seit einiger Zeit auch Dokumente versenden lassen. 

 

Aus diesem Grund ist es für Mittelständler wichtig zu wissen, ob die Software zur Dokumentenerfassung in der Lage ist, digitale Dokumente zu erkennen (z. B. Klassifizierung und Extraktion wie oben beschrieben). Vielleicht ist das momentan auch nicht das zentrale Problem Ihres Kunden. Die Verarbeitung großer Mengen Papier ist immer noch der Hauptgrund für die meisten Unternehmen, um eine Input-Management-Software zu verwenden, aber das wird sich sicherlich verändern. Ihre Kunden interessieren sich also auch für zukunftsorientierte Lösungen. 

 

Frage #5: Wie kann die Sicherheit verarbeiteter Informationen gewährleistet werden?

Informationssicherheitjedes dritte Unternehmen noch nicht mit dem Thema beschäftigt.

Mehr als zuvor schauen sich mittelständische Unternehmen auch Konzepte zur Informationssicherheit an, bevor sie sich für eine Lösung entscheiden. Welche Rolle BCT spielen kann, haben wir in einem spezifischen Artikel und auch hier zusammengefasst. Im Artikel meines Kollegen Laurens van der Blom finden Sie außerdem alles über das Sichern von Informationsströmen

 

Frage #6: Inwieweit erleichtert die Lösung das "neue Arbeiten"?

Immer mehr Menschen wünschen sich flexible Arbeitsplätze und ein mobiles Arbeiten. Aber ist eine Software zur Dokumentenerfassung gleichbedeutend mit leistungsfähigen, statischen Arbeitsplätzen? Oder reicht ein durchschnittlicher Laptop aus? Und ist die Software überall dort zugänglich, wo zu Hause (oder wo auch immer) gearbeitet wird?

 

Wenn flexible Tätigkeiten und / oder Heimarbeit zu den Anforderungen Ihres Kunden gehören, sollte die Erfassungssoftware dies unterstützen. Der große Vorteil der serverbasierten Dokumentverarbeitung liegt darin, dass keine dedizierten PCs mit anspruchsvollen Spezifikationen mehr nötig sind, da alle Prozesse auf einem zentralen Server ausgeführt werden. Insofern unterstützt eine solche Input-Management-Lösung also auch das "neue Arbeiten".

 

Die Spreu vom Weizen trennen

Spreu vom Weizen trennenIch hoffe, dass Sie nun einen Schritt weiter dabei gehen können, Ihre Kunden bei der Auswahl der richtigen Software zur digitalen Dokumentenerfassung optimal zu beraten. Denn machen wir uns nichts vor: Auf die obigen Fragen sollte man definitiv eine passende Antwort - oder noch besser: die passende Softwarelösung - parat haben.

Trennen Sie die Spreu vom Weizen!

 

Sie haben Ergänzungen und/oder weitere Fragen, die ein Mittelständler stellen könnte? Welche Fragen würden Sie einem Anbieter für Software zur Dokumentenerfassung stellen? Wie wichtig ist Ihren Kunden überhaupt ein digitaler Posteingang? Welche Themenbereiche der digitalen Dokumentverarbeitung finden Sie besonders relevant? Lassen Sie es uns wissen und nutzen Sie die Kommentarfunktion am Ende dieser Seite.