Download case

Die 5 Vorteile der digitalen Eingangspostverarbeitung


Trotz zunehmender Digitalisierung werden täglich eingehende Dokumente wie E-Mails, Formulare, Rechnungen und Belege in sehr vielen Unternehmen noch manuell erfasst und sortiert, um danach in z. B. ein DMS, ERP oder FiBu übertragen zu werden. Dieser Vorgang ist ineffizient und kostet viel Zeit und Geld.

 

Die digitale Posteingangsverarbeitung bietet eine Menge Vorzüge gegenüber der manuellen Variante. Diese Infografik zeigt Ihnen 5 wichtige Vorteile auf einen Blick:

 

eingangspostverarbeitung

 

Zeitersparnis

Mit der digitalen Eingangspostverarbeitung können Mitarbeiter eines Unternehmens viel Zeit sparen, da zeitaufwendige manuelle Aufgaben, wie z. B. das Sichten, Sortieren und Verteilen von Rechnungen, wegbleiben. Die Verarbeitung der Dokumente wird mittels automatischer Klassifikation, Extraktion und Dokumententrennung deutlich beschleunigt. Somit haben die Mitarbeiter viel mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und können sich wieder auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren.

 

Fehlervermeidung

Ein weiterer Vorteil der digitalen Eingangspostverarbeitung ergibt sich daraus, dass die Fehlerquote im Gegensatz zu der manuellen Dokumentenverarbeitung enorm sinkt. Durch die automatische Validierung und Fehlererkennung werden menschliche Irrtümer erheblich reduziert. Vordefinierte Regeln überprüfen einzelne Felder innerhalb des Dokuments auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit. Auf diese Weise lassen sich Verarbeitungs- und Übertragungsfehler, beispielsweise eine unvollständige IBAN in einer Rechnung, weitestgehend vermeiden. Mit der selbstlernenden und trainierbaren Wissensdatenbank wird das System zudem immer intelligenter.

 

Informationen immer und überall verfügbar

Unvollständige oder fehlende Unterlagen, umfangreiche Akten und überfüllte Regale sind nur einige Probleme, die die tägliche Arbeit erschweren. Der nächste Vorteil der digitalen Eingangspostverarbeitung ist, dass alle Informationen immer und überall für jeden Mitarbeiter im Unternehmen verfügbar sind – sofern er oder sie zur Ansicht berechtigt ist. Denn alle Dokumente werden nach dem Einscannen und der Erkennung mit einer leistungsstarken OCR in einem digitalen Archiv elektronisch gespeichert und können sekundenschnell wiedergefunden werden. Somit kann jeder Mitarbeiter – sofern berechtigt – auf alle Dokumente mit nur wenigen Klicks zugreifen. Und das Beste ist: der Zugriff ist standortunabhängig möglich, egal ob vom Büro aus, in Meetings oder beim Homeoffice.

 

Kostenersparnis

Wie bereits in unserem Video "Digitale vs. analoge Belegverarbeitung" erwähnt, können mit der digitalen Dokumentenverarbeitung enorme Kosten gespart werden. In diesem Video erfahren Sie wie hoch die Kostenersparnis bereits im ersten Jahr nach der Einführung ist.

 

 

Mitarbeiterzufriedenheit

Die Entlastung der administrativen Erfassungsaufgaben, die optimale Steuerung von Informationsflüssen und die einheitliche Verarbeitung eingehender Dokumente führen schließlich auch dazu, dass die Mitarbeiter im Unternehmen viel motivierter sind und ihre Arbeit gerne machen.

Möchten Sie mehr über die Vorteile digitaler Archivierung und Verarbeitung der Eingangspost erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter.