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6 Vorteile digitaler Dokumentenverwaltung mit einem DMS


Mitarbeiter eines Unternehmens verbringen viel Zeit und Aufwand für das Archivieren, das anschließende Wiederfinden und das Bearbeiten ihrer Dokumente. Dabei lässt sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) die Organisation im Büro verbessern und dadurch viel effizienter arbeiten.

 

Erfahren Sie in dieser Infographic sechs wichtige Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem.

6 Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung mit einem DMS

 

1. Zeit sparen

Mit einem Dokumentenmanagementsystem sparen Sie sich die zeitraubende Verwaltung von Aktenschränken oder das Suchen von Dateien. Die Dokumente können ganz einfach per Drag-and-Drop hochgeladen werden und stehen im Anschluss jederzeit zur Verfügung, sodass sich bereits bei der elektronischen Archivierung eine erhebliche Menge Zeit sparen lässt. Da alle Inhalte auch mobil abrufbar sind, ist zudem ein zeit- und ortsunabhängiges Dokumentenmanagement möglich.

 

2. Besser zusammenarbeiten

Ebenso wird die Zusammenarbeit im Team oder in einer Gruppe mit einem digitalen Dokumentenmanagement erheblich verbessert. Jedes im DMS archivierte digitale Dokument steht jedem zugriffberechtigten Mitarbeiter orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Somit kann es jederzeit aufgerufen, bearbeitet und per E-Mail geteilt werden. Mit einer intelligenten Versionierung sind mehrere Bearbeitungsfassungen möglich ohne das Originaldokument zu überschreiben. Das heißt, dass sämtliche Arbeitsschritte protokolliert und überarbeitete Dokumente versioniert werden. Einzelne Veränderungen bestimmter Mitarbeiter sind jederzeit einsehbar.

 

3. Sicher archivieren

Die Datensicherheit spielt in der Öffentlichkeit eine große Rolle. Besonders wenn es um sensible Daten wie z. B. Dokumente in digitalen Personalakten geht, denn diese unterliegen einer besonderen rechtlichen Schutzpflicht. Auch andere digitale Akten sollten sicher archiviert werden. Deshalb ist der Punkt Sicherheit bei einem Dokumentenmanagementsystem von hoher Bedeutung. Wichtige Dokumente müssen geschützt archiviert werden. Mit einer konfigurierbaren Zugriffskontrolle können nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen – und dank individueller Berechtigungen auch nur auf diejenigen, für die sie tatsächlich freigeschaltet sind. In einem modernen DMS erfolgt die digitale Dokumentenablage in einem Rechenzentrum in Deutschland, welches über hochmoderne, mehrfach zertifizierte Sicherheitsvorkehrungen verfügt. Umfangreiche Maßnahmen zur Datensicherheit gewährleisten einen verlässlichen Schutz gegen Stromausfall, Feuer, Einbruch und Hacking.

 

4. 24/7 Verfügbarkeit

Wie oben schon erwähnt, können mit der elektronischen Dokumentenablage alle zugriffberechtigten Mitarbeiter jederzeit von überall die gewünschten Dokumente abrufen und damit arbeiten. Egal ob in Meetings, im Homeoffice oder im Büro, alle relevanten Dokumente können sekundenschnell abgerufen und geteilt werden.

 

5. Finden statt suchen

Mithilfe einer Volltextsuche mit praktischen Filter- und Sortierungsmöglichkeiten ist das Wiederfinden von digitalen Dokumenten schnell geschehen. Es spielt keine Rolle wo das Dokument abgelegt ist oder unter welchem Namen. In einem modernen Dokumentenmanagementsystem ist es ausschlaggebend, was in diesem digitalen Dokument steht. Das heißt, dass ein bestimmtes Dokument sekundenschnell unter Tausenden gefunden wird.

 

6. Kosten sparen

Dank der digitalen Archivierung und Verwaltung aller Dokumente in einem Unternehmen lassen sich nicht nur Kosten für Büromaterial wie Papier und Druckfarbe oder die Wartung der Kopierer einsparen, sondern auch Kosten für Lagersammlungen und deren Verwaltung. Die geringeren Liege-, Such- und Transportzeiten tragen dazu bei, dass Dokumente ohne Umwege den jeweils zuständigen Stellen und Sachbearbeitern zugeordnet und dort dann wesentlich effizienter bearbeitet werden können. Da die Mitarbeiter durch ein DMS wesentlich weniger Zeit für administrative Tätigkeiten aufwenden müssen, können sie sich intensiver auf die Kunden konzentrieren. 

 

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen viele Vorteile und einen großen Vorsprung im Markt. Mithilfe der digitalen Dokumentenverwaltung mit einem DMS kann mehr Zeit in andere wichtige Aufgaben investiert werden, die die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig steigern.

 

Sie wollen mehr zu unserem Dokumentenmanagementsystem erfahren? Dann lesen Sie hier!

 

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