Gerade für die Mitarbeiter in Büros und Assistenzkräfte zählt das systematische Abheften von kunden-, lieferanten- und projektbezogenen Unterlagen in zahlreiche Aktenordner zum normalen Arbeitsalltag. Mit einer Software zur Verwaltung von Informationen wird dieser Aufwand um ein Vielfaches reduziert. Dass diese Lösungen für das digitale Büro im deutschen Arbeitsalltag noch längst nicht flächendeckend etabliert sind und noch ein großer Bedarf bei mittelständischen Unternehmen besteht, zeigt beispielsweise eine aktuelle Studie des IT-Verbands Bitkom. Vor kurzem haben wir gezeigt, welche fünf Themen mittelständischen Unternehmen besonders wichtig sind. Heute geht es sozusagen „ans Eingemachte“: Vier Motive sind für mittelständische Unternehmen besonders ausschlaggebend für die Investition in das digitale Büro:
- Schnellerer Zugriff auf Informationen
- Aufwand und Kosten senken
- Bessere Sicherheit vor Daten- / Informationsverlust
- Bessere ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit
Schnellerer Zugriff auf Informationen
Effizienz ist der Treiber des Erfolgs! So verwundert es nicht, dass sich insgesamt 89 Prozent der Mittelständler auch einen schnelleren Zugriff bzw. einen direkten Zugang zu Informationen erhoffen. Insgesamt will natürlich jeder gerne effizienter arbeiten und Zeit sparen. Lösen lässt sich das beispielsweise durch eine Software für das Input Management: Dank Texterkennung (OCR) lassen sich digitalisierte Schriftstücke im Volltext durchsuchbar machen und Informationen werden aus Dokumenten extrahiert, um sie in Folgesystemen (ECM, ERP, FiBu etc.) zu verarbeiten. In Kombination mit etwa einem Dokumentenmanagementsystem kann so ein schnelles Wiederfinden von Informationen gewährleistet und der Aufwand für die Suche reduziert werden.
Aufwand und Kosten senken
Hand auf’s Herz: Wie oft haben Sie in Ihrem Unternehmen schon ein Dokument gesucht und nicht auf Anhieb gefunden? Unvollständige oder fehlende Unterlagen, umfangreiche Akten und überfüllte Regale sind nur einige Probleme, die Ihnen die tägliche Arbeit erschweren. Wenn Sie dann auch noch ein bestimmtes Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen, dieses gerade aber bei einem anderen Mitarbeiter in Bearbeitung ist, wird ein zielgerichtetes Arbeiten unmöglich. Dementsprechend ist das Senken von Aufwand und Kosten für 84 Prozent der Mittelständler ebenfalls ein wichtiger Investitionsfaktor. Das kann beispielsweise mit einem Dokumentenmanagement gelingen, das besonders benutzerfreundlich und einfach in der Handhabung ist.
Bessere Sicherheit vor Daten- / Informationsverlust
Wenn es um den Umgang mit Informationen geht, bietet das Thema Sicherheit gerade bei zunehmender Popularität der Cloud immer wieder ein großes Diskussionspotential. Übrigens: Die Cloud ist sicherer als der vielzitierte Server im Keller – mit Sicherheit! Dennoch: Ein Datenverlust kann nicht nur schwere wirtschaftliche Folgen haben, sondern auch das Image eines Unternehmens langfristig beschädigen. Insofern ist es logisch, dass sich 83 Prozent der Mittelständler auch eine Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust erhoffen, wenn sie in das digitale Büro investieren. Welche Maßnahmen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit Unternehmen treffen können, haben wir übrigens vor kurzem ausgiebig erklärt. Eine Rolle bei diesem Thema spielt auch die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die den Schutz personenbezogener Daten und Compliance bei deren Verarbeitung fokussiert.
Bessere ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit
Der Einsatz mobiler Devices nimmt stetig zu, sodass es heute bereits mehr internetfähige Endgeräte als Menschen auf der Welt gibt. Informationen wollen per Smartphone, Tablet und Laptop abrufbar sein. Diese orts- und zeitunabhängige Nutzung von Content via Cloud-Computing ist es, welche Lösungen für das digitale Büro so attraktiv für Unternehmen machen – für 65 Prozent der mittelständischen Unternehmen ist das ein wichtiges Investitionsmotiv. Bürosoftware aus der Wolke ist also definitiv eine wachsende Chance für den Mittelstand.
Fazit:
Warum investieren Mittelständler überhaupt in Softwarelösungen für das digitale Büro? Der Bitkom schlussfolgert in seiner Studie „ECM im Mittelstand 2017“:
"Die Studie zeigt insgesamt, dass der mittelständische ECM-Markt durchaus Besonderheiten aufweist, die eng mit typischen Eigenschaften des Mittelstands verknüpft sind: Bodenständigkeit, Pragmatismus und eine durchaus kritische Sicht auf die wirtschaftliche Notwendigkeit von IT-Investitionen."
Diese Eigenschaften spiegeln sich natürlich auch in den Investitionsmotiven des Mittelstands wider. Wer das als Softwareanbieter oder IT-Dienstleister nicht berücksichtigt, kennt die Bedürfnisse seiner Kunden nicht.
