Voorspelbaarheid is key
Het belangrijkste aan de manier waarop BCT zijn project management voert is terug te brengen tot 1 kernwoord, en dat is ‘voorspelbaarheid’. Niets zo vervelend voor een klant wanneer een leverancier binnen een IT project met verrassingen komt.
Het neerzetten van de software is kei belangrijk, maar wij doen meer. Het neerzetten is maar een klein deel van de transitie.
Projectmanagement+
Wij noemen het projectmanagement+. Onze aanpak is gebaseerd op onze jarenlange ervaring. Zo doen we inmiddels binnen BCT al gauw zo'n 600 projecten per jaar.
Zo zetten we project- en stuurgroepen op, werken met een project breakdown structure en ondersteund door een online project omgeving.
Project- en stuurgroepen
Bij aanvang van het project stellen we projectgroep(en) en een stuurgroep samen. De projectgroep komt op regelmatige tijden samen om de operationele voortgang te bewaken en detail planning door te spreken.
Daarnaast wordt er een stuurgroep in het leven geroepen. Deze stuurgroep stuurt en bewaakt op tijd, geld en kwaliteit. Deze stuurgroep bespreekt ook de eventuele afwijkingen die door de projectgroep gemeld zijn.
Product Breakdown Structure
Daarom is ons project management gebaseerd op de Product Breakdown Structure (PBS). In de PBS beschrijven wij per module een uitgebreide (standaard)aanpak.
Dag na dag zijn voorbereidingen, werkzaamheden en resultaten uitgeschreven. Het is immers onze doelstelling om het technische luik van het gehele project zo smooth mogelijk te laten verlopen opdat er maximaal aandacht gegeven kan worden aan de andere cruciale aspecten.
PBS geeft dus voorspelbaarheid. De klant weet zo exact wat er wanneer gebeurt, hoe lang het gaat duren en wie er allemaal voor nodig is van hun kant en van onze kant.
Online project omgeving
Het gehele projectteam (klant, BCT en partners) werkt samen in een online projectomgeving. Daarin zijn alle zaken die betrekking hebben op het project beschikbaar.
Zo is bijvoorbeeld de PBS terug te vinden; ook is de detail projectplanning beschikbaar en is duidelijk wie welke projectaken wanneer moet uitvoeren. Ge vindt er ook all agenda’s ,notulen en rapportages. De projectactiviteiten en mijlpalen worden hier ook geaccordeerd. De mijlpalen worden natuurlijk altijd samen met de klant afgesloten tijdens projectgroep- of stuurgroep-bijeenkomsten.
Ook worden door de projectleden issues, vragen over bijvoorbeeld projectrisico’s en wensen geregistreerd en besproken.
Dus geen e-mails meer die tussen de e-mails van andere werkzaamheden ‘verdwijnen, maar één transparante omgeving waarin alles terug te vinden is.
Dit draagt bij aan de voorspelbaarheid en het succes van het gehele project.
