Goede initiatieven
Hoeveel organisaties en besturen hebben dit al eens meegemaakt: er wordt besloten om een traject te starten om ‘de processen te beschrijven’. Een prima idee dat met veel enthousiasme wordt onthaald. De voorziene voordelen lijken dan ook duidelijk: helderheid in de interne werking, efficiëntiewinsten en een betere samenwerking over de grenzen van de afdelingen heen.
Automatiseringsprojecten die gebaseerd zijn op heldere procesbeschrijvingen leiden tot effectieve business-resultaten en we vermijden ‘automatisering om de automatisering’.
De praktijk is weerbarstiger
In de praktijk blijkt dit echter niet zo eenvoudig. Hoe enthousiast men ook is bij de start, hoe duidelijk de voordelen ook zijn, in de meeste gevallen blijkt het beschrijven van de processen geen sinecure. Het project loopt dan ook dikwijls met een sisser af.
Het blijkt bijzonder veel werk om al die processen in kaart te brengen, om overeenstemming te verkrijgen over hoe een proces in de praktijk loopt, om dezelfde taal te spreken. En dan is er nog de vraag hoe deze procesbeschrijvingen gedocumenteerd en gevisualiseerd moeten worden. Dat moet liefst op een leesbare, eenduidige manier. Kopen wij een tool aan of wordt het een of andere Office toepassing?
Valkuilen
Daar waar men weet te volharden, al is het maar door enkelingen, ontstaat een ‘procesboek’, het resultaat van veel werk dat de processen van de organisatie beschrijft. En dat laatste woord is niet onbelangrijk. ‘procesbeschrijving’ betekent niet dat de processen ook dagdagelijks op deze manier worden uitgevoerd.
Zo ontstaat een ‘papieren tijger’ die vanaf dag 1 veroudert (processen wijzigen continue) en in veel gevallen vooral stof verzamelt.. Doelstelling behaald of toch niet?
Aan de basis hiervan liggen een paar klassieke valkuilen:
- We zien elk product als een uniek proces;
- We denken de processen wel even te kunnen uittekenen (maar we weten eigenlijk niet goed hoe);
- We beschrijven elk proces tot in het kleinste detail, ook uitzonderingen worden meegenomen waardoor dit een eindeloos werk wordt;
- We blijven te zeer in silo’s denken (procesbeschrijvingen per dienst / afdeling) terwijl processen transversaal bekeken dienen te worden;
- We starten van een blanco blad;
- We laten processen beschrijven door de specialisten, laat het net zij zijn die er het minste baat bij hebben, het minst kritisch naar de eigen processen kunnen kijken (in het kader van optimalisatie) en meestal onbewust het een en ander voor evident aannemen (waardoor men vergeet dingen te beschrijven).
Generieke beschrijving is de oplossing
De iGEN methodiek maakt met een aantal van deze valkuilen korte metten. In de eerste plaats hanteert deze methodiek een top-down benadering. Vertrekkende vanuit een gestandaardiseerd generiek procesmodel wordt het proces meer en meer in detail beschreven tot het niveau dat zinvol, helder en beheersbaar is. De set aan standaardprocessen zorgt voor een ‘head-start’ waardoor men niet van een blanco blad moet starten, er een gemeenschappelijk vocabularium ontstaat en dit, gepresenteerd in een software-tool waarmee men procesbeschrijvingen kan opvoeren zonder eerst naar de tekenschool te moeten gaan.
Omdat de processen op een generieke manier zijn uitgewerkt, geldt eenzelfde proces voor meerdere producten of diensten, hetgeen het aantal processen drastisch verminderd t.o.v. het idee dat elk product of dienst een uniek proces is.
Voordelen
- Head-start door een set aan generieke processen, specifiek voor de Vlaamse lokale besturen
- Doordachte en vereenvoudigde procesbeschrijvingsmethodologie
- Procesbeschrijvingstool
- Gemeenschappelijk begrippenkader
